Организация поездок бизнес: Организация деловых бизнес поездок за рубеж

Содержание

Организация деловых бизнес поездок за рубеж

Мероприятие подобного плана максимально эффективны с точки зрения развития бизнеса, но в то же время командировки за границу требуют решения ряда организационных вопросов. Приоритетным является процесс оформления виз для разовых или однократных выездов за рубеж.

Визовая поддержка, тип визы


  • Деловая
  • Рабочая
  • Туристическая
  • Частная

В зависимости от цели и задач поездки, длительности пребывания на территории заявленной страны мира необходимо составить пакет документов и оформить разрешение в соответствии с требованиями, установленными принимающей стороной. При наличии официального приглашения от стороны-спонсора период получения визы значительно сокращается. Вероятность одобрения вашей деловой поездки также возрастает.

В настоящее время, имея аккредитацию в посольствах 15 стран, и будучи корпоративным партнером ФГУП «Паспортно-визовый центр», мы готовы оказать помощь в получении удостоверяющего личность документа и виз нужной категории, включая многократные въездные и долгосрочные (В1/В2) в США с требуемым сроком действия или с бизнес-статусом в страны западной Европы (шенген).


СОСТАВЛЕНИЕ МАРШРУТА

Деловые поездки за рубеж, как в случае командировки руководителя или группы специалистов коммерческой организации, требуют должной организации процесса:


  • согласование пребывания
  • поиск и бронирование авиаперелетов, обеспечение номера
  • сопровождение до аэропорта отбытия (по желанию)
  • организуем трансфер из аэропорта прибытия
  • заселение в отель
  • поддержка в период всех поездок

Почему стоит доверить подготовку и проведение служебных командировок за границу компетентной стороне?

Компания Аэроклуб 20 лет работает исключительно в сегменте business travel. Наш опыт взаимодействия с крупными международными авиакомпаниями, сетевыми отелями и зарубежными транспортными компаниями – ваша финансовая выгода и гарант того, что служебную поездку не придется переносить или отменять.

Как сэкономить?

Пользуясь нашими услугами и не переплачивая за многочисленные сервисные сборы, не всегда понятные депозиты от частных агентов, небольших гостиниц и авиакомпаний, при желании организовать поездки самостоятельно.


ОПТИМАЛЬНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

В организации рабочей командировки с выездом за пределы РФ участвуют не только всемирно известные компании-перевозчики, отельеры, или их региональные представительства.


ЗАКАЗ ПОЕЗДКИ В АЭРОКЛУБЕ ПОЗВОЛИТ:


  • сократить общий бюджет поездки до 30%. Уменьшение корпоративных расходов стало возможным после создания собственного программного обеспечения, на базе которого постоянным клиентам предоставляется полный доступ к исходной стоимости сферы услуг.
  • проводить поездку по заранее продуманному плану, на высоком уровне, когда продуктивная рабочая деятельность и комфортный отдых по завершении дня равноценны.
  • доверить ответственность за возмещение ущерба, связанные с изменением расписания рейсов, возможной порчей/утерей багажа, личного имущества и др. компании-организатору.
  • получать доступную квалифицированную помощь как удаленно, так и на месте пребывания. В путешествии могут возникнуть как небольшие, так и нежелательные сложности – угроза состоянию здоровья, утеря документов, разрешающих право въезда и выезда, прочее.

Как аккредитованная в посольствах 15 стран компания, мы готовы оказать фактическую помощь соотечественникам, находящимся в статусе иностранных граждан на территориях других государств. Наши клиенты могут полагаться на помощь компании, обращение в посольство или консульство в случае наступления обстоятельств непреодолимой силы.


ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ ГК АЭРОКЛУБ


  • Деловые поездки частного, конфиденциального характера. Забронировать частный самолет, организовать индивидуальный вылет с учетом срочности – мы аккредитованы в Международной Ассоциации Авиаперевозчиков (IATA)
  • VIP обслуживание. За полной информацией о привилегиях, внесением корректив в ранее заключенный договор или пересмотре условий действующего просим обращаться к персональному менеджеру в Москве, Санкт-Петербурге или Владивостоке.
    Центр поддержки клиентов доступен в круглосуточном режиме без выходных и перерывов по номеру ******
  • Онлайн обслуживание на базе собственных разработок, программа учета оплат, оптимизации и сокращения тревел-расходов TIME – единая база для всех филиалов вашего предприятия, неограниченные возможности инструментов. Все деловые командировки компании, расходы, отчеты.

Организация бизнес-поездки

Нужно организовать встречу с партнерами и клиентами в другом городе? А может полноценный корпоративный тур или масштабную конференцию? Необходим хороший отель, рейс на удобное время и презентабельный автомобиль? Организация бизнес-поездки не должна заботить ее участников. Сконцентрируйтесь на достижении цели путешествия и не тратьте время на поиск, бронирование и другие организационные моменты. Делегируйте их профессионалам. Оператор делового туризма «DINADIS» успешно организовывает деловые поездки с 2006 года.


Что мы можем для вас сделать



  • Организовать бизнес-поездку в Украине и за границу «под ключ»;

  • Разработать корпоративный тур;

  • Организовать «под ключ» конференцию, переговоры и другое бизнес-мероприятие любого уровня сложности;

  • Найти номер в отеле, полностью соответствующий вашим запросам;

  • Позаботиться о комфортном перелете и путешествии на поезде;

  • Оформить визу и страховку;

  • Обеспечить транспортом, соответствующим вашему статусу и поставленной задачи;

  • Встретить и сопроводить делегацию;

  • Организовать экскурсию – групповую или индивидуальную, для вас и ваших гостей.

Мы работаем строго по оговоренным условиям и в рамках предоставленного бюджета.


Три причины выбрать нас для организации бизнес-поездки



  • Сохраняем вам время и силы. «DINADIS» занимается организацией деловых поездок более чем 10 лет. За это время мы собрали обширную базу контактов, и с ее помощью подготовим комфортное путешествие и мероприятие любой сложности.

  • Экономим средства. Бронируем отели в Украине и за рубежом, предоставляя дисконт на проживание. Подбираем выгодные по цене и удобству билеты и транспорт. Мы используем все возможности, чтобы вы не переплачивали.

  • Предоставляем услуги, соответствующие вашему статусу. Заказ VIP-залов, индивидуальное сопровождение, VIP-трансферы, обслуживание делегаций и др.

Организация делового туризма в Москве | Корпоративное обслуживание бизнес поездок

Бизнес поездки – неотъемлемая часть рабочего процесса любого предприятия. Деловые встречи с партнерами в Москве, других городах России и странах необходимы для увеличения влияния компании, установления связей с представителями других корпораций, расширения рынка сбыта. Поэтому, очень важно грамотно подойти к планированию командировок, ведь они могут повлиять на благоприятный исход ваших сделок.

Вы не будете заботиться об организации деловой поездки, а сконцентрируйтесь на достижении своих целей.

 

Цели деловой поездки

Деловой туризм необходим в следующих случаях:

  • Организация переговоров, предполагающая встречу бизнес партнеров для обсуждения рабочих вопросов;
  • Посещение выставки, конференции или делового мероприятия;
  • Проверка работы филиала предприятия в другом городе;
  • Посещение семинара, тренинга. Повышение квалификации сотрудника;
  • Укрепление связей с партнерами, повышение мотивации сотрудников и т.п.

Подготовка любой бизнес поездки требует особого внимания. Необходимо составить план-график встреч, учитывающий все нюансы и тайм-менеджмент. При оформлении командировки необходим системный подход.

 

Услуги для Оптимальных условий поездки

Авиабилеты

Являясь членом IATA, Агентство имеет прямые агентские договоры более чем с 80 авиакомпаниями, аккредитацию в Транспортно-Клиринговой Палате (ТКП), что дает возможность выписывать билеты на рейсы еще более чем 120 авиакомпаний. В интересах своих клиентов ООО «Агентство АВИА ЦЕНТР» заключает 3-х сторонние (3D) договоры с авиакомпаниями. Использование нескольких международных и национальных систем бронирования авиабилетов, таких как: AMADEUS, GABRIEL, GALILEO, SABRE, СИРЕНА позволяет решать сложную задачу подбора оптимальных вариантов перелета.

Подробнее

Железнодорожные билеты

Мы оформляем электронные железнодорожные билеты на поезд из любого города России в режиме реального времени. Оформление электронного железнодорожного билета возможно за 2 часа до отправления поезда (при наличии свободных мест). Дополнительно мы выписываем билеты на Аэроэкспресс, а также по любому доступному маршруту в Европе.

Подробнее

Гостиницы и отели

Мы используем в работе различные международные системы бронирования номеров в отелях по всему миру, такие как: GTA, Kuoni, Travco, собственную систему ГК АВИА ЦЕНТР «Отели Онлайн» и другие, что дает возможность подбирать и бронировать отели различных категорий в любой точке земного шара, предоставлять Клиенту полную информацию о гостинице с подробным описанием и расположением на карте города. «Агентство Авиа Центр» заключает в интересах Клиента 3-х сторонние (3D) договоры для получения корпоративных тарифов и скидок.

Визовая поддержка

Агентство оказывает помощь в оформлении документов и подаче заявлений на получение:

  • деловых и туристических виз иностранных государств;
  • приглашений на получение деловых и туристических виз для въезда в РФ.

У нас можно приобрести как стандартный полис страхования в туризме на одну поездку, так и сезонный полис страховки для выезда за рубеж со сроком действия до 1 года. Агентство оформляет полисы для выезда во все страны мира, для любого вида туризма.

Трансферы

«Агентство Авиа Центр» предлагает организацию трансферов для встреч/проводов в аэропортах и на железнодорожных вокзалах, а также перемещений внутри или между городами России, а также в более 130 странах по всему миру. Мы работаем с ведущими транспортными компаниями и партнерами так, чтобы запланированная поездка наших клиентов была комфортной, четко организованной и безопасной. Мы предоставляем клиентам на выбор любые виды и классы автотранспорта: легковые автомобили (эконом, стандарт, бизнес, представительский), минивэны, микроавтобусы и автобусы.

VIP обслуживание в аэропортах

Пассажирам, привыкшим к высокому сервису во всех сферах жизни Агентство предлагает организацию VIP-обслуживания в аэропортах России, ближнего и дальнего зарубежья.

Эта услуга включает в себя:

  • размещение в отдельном комфортабельном зале;
  • представление отдельной стойки таможенного и паспортного контроля в VIP зале;
  • персональное сопровождение пассажиров от VIP-зала к самолету, доставка на отдельном транспорте;
  • индивидуальное сопровождение VIP-пассажиров от VIP-зала к автомобилю;
  • предоставление комфортных переговорных комнат;
  • услуги ресторана и бара;
  • VIP парковка;
  • свежая пресса;
  • интернет.

Подробнее

Билеты на мероприятия

Планируете ли вы отпуск или хотите провести выходные вдали от городской суеты, чтобы долгожданный отдых не был испорчен досадными мелочами, к нему стоит правильно подготовиться. Мы поможем организовать как индивидуальный, так и групповой тур любого наполнения по Европе, Японии и Азии, США и всему миру и сэкономить до 40%!

Подробнее об индивидуальных и корпоративных турах.

Индивидуальные и групповые туры

Пассажирам, привыкшим к высокому сервису во всех сферах жизни Агентство предлагает организацию VIP-обслуживания в аэропортах России, ближнего и дальнего зарубежья.

Эта услуга включает в себя:

  • размещение в отдельном комфортабельном зале;
  • представление отдельной стойки таможенного и паспортного контроля в VIP зале;
  • персональное сопровождение пассажиров от VIP-зала к самолету, доставка на отдельном транспорте;
  • индивидуальное сопровождение VIP-пассажиров от VIP-зала к автомобилю;
  • предоставление комфортных переговорных комнат;
  • услуги ресторана и бара;
  • VIP парковка;
  • свежая пресса;
  • интернет.

Подробнее

Подарочный сертификат

Сертификат станет отличным подарком сотруднику компании, деловому партнеру или директору, равно как членам вашей семьи или другу. Обладатель сертификата может воспользоваться всеми услугами нашего Агентства, будь то бронирование авиабилетов, гостиниц, индивидуальный или групповой тур. Подробнее

Оптимизация и контроль расходов

Наши программы сокращения расходов на командировки и оптимизации бюджетов по отдельным видам приобретаемых услуг могут эффективно управлять вашими затратами.

  Детализация
  • Aнализ ежемесячных расходов на деловые поездки и мероприятия для интеграции четкой тревел политики расходования средств корпоративного бюджета;
  • Определение основных авиаперевозчиков;
  • Составление списка приоритетных гостиниц;
  • Разработка наиболее выгодной тарифной политики при работе с авиакомпаниями и гостиницами.
  Оптимизация
  • Автоматизация документооборота, переход на ЭДО;
  • Использование кредитных инструментов;
  • Заключение трехсторонних договоров с авиакомпаниями;
  • Подключение к программам лояльности и бонусным программам авиакомпаний;
  • Заключение трехсторонних договоров с отелями;
  • Анализ расходов по итогам отчетных периодов.
  Экономия
  • Экономия на билетах;
  • Экономия на проживании;
  • Сравнение применённых тарифов с минимальными и максимальными на день бронирования;
  • Анализ экономии затрат и упущенной выгоды;
  • Управление тревел-политикой.

варианты обслуживания

Работа в личном кабинете

Работа в онлайн-платформе Colibri дает возможность корпоративному клиенту самостоятельно забронировать полный комплекс услуг для командировок и деловых поездок, включая бронирование сложных перелетов, проживания в отелях и апартаментов по всему миру.

Outplant Обслуживание на территории центрального офиса агентства - За клиентом закрепляется специалист широкого профиля — тревел-координатор, подобно функции «одного окна», предоставляет сервис по всем видам услуг.

Implant «Агентство АВИА ЦЕНТР» при наличии в вашей компании значительного объема услуг предлагает открытие имплант-офиса и организует предоставление высокопрофессионального специалиста, который будет четко соблюдать тревел-политику компании, глубоко знать специфику вашего бизнеса и адаптироваться к индивидуальным пожеланиям ваших сотрудников. Специалист широкого профиля работает на территории клиента в полном контакте с сотрудниками компании.

Service Team Для каждого клиента подбирается Service Team (сервисная команда) из специалистов узкого профиля в зависимости от конкретной задачи, поставленной клиентом в рамках корпоративного договора.

Преимущества Агентства АВИА ЦЕНТР

Агентство АВИА ЦЕНТР занимается организацией бизнес поездок для специалистов и руководителей компаний. Мы оказываем услуги по оптимизации бюджетов на поездки и организации командировки – заказ билетов (ж/д, самолет), бронирование гостиниц.

Мы разрабатываем эффективный план с точки зрения логистики, основываясь на графике ваших запланированных мероприятий, переговоров. При организации бизнес поездки мы учитываем специфику командировки, подбираем оптимальные маршруты и места проживания. В случае заграничного посещения мы берем на себя оформление виз, проездных документов.

Наша компания станет вашим надежным партнером в сфере делового туризма. Наши специалисты помогут вам минимизировать расходы, составить оптимальный маршрут перемещения, организовать трансфер и проживание. Мы гарантируем полную финансовую отчетность, безопасность перемещения и постоянную связь с ответственным менеджером.

Отправьте запрос на организацию деловой поездки через форму обратной связи на сайте или запросите индивидуальное коммерческое предложение по телефону в Москве: +7 495 721-11-22. Филиалы агентства открыты в крупных городах, таких как Санкт-Петербург, Казань, Екатеринбург, Новосибирск, подробнее с адресами ознакомьтесь на странице «Контакты».

 

как организовать бизнес-тур? / Статьи

Большинство руководителей и директоров компаний понимают, что незаменимым фактором успешного предприятия, его движущей силой является человеческий ресурс. Сотрудники – когда они сплочены, компетентны в своей сфере и имеют богатый опыт - могут и горы свернуть. Сегодня мы наблюдает тенденцию роста числа компаний, которые действительно обращают свое внимание на данный фактор и используют его с умом.

В связи с этим относительно недавно выделилось смостоятельное направление, которое стоит на стыке туризма и event-индустрии - деловой туризм. Данное понятие включает в себя различные поездки, целью которых является, прежде всего, урегулирование и обсуждение деловых вопросов, но также такие поездки организовываются с целью совместного отдыха сотрудников и топ-менеджеров компании. Многие из таких мероприятий призваны совместить рабочий моменты и отдых.

Однако существуют исключительно деловые поездки, которые, чаще всего, кратковременны и направлены на оперативное решение деловых вопросов.

Что же представляет собой такая бизнес - поездка? Это поездка/командировка руководства либо первых лиц фирмы с целью встречи со стратегическими партнерами или клиентами для обсуждения и решения актуальных вопросов. Инициатором таких поездок может выступать как ваша компания, так и другая сторона.

В любом современном бизнесе без деловых поездок просто не обойтись. Деловые и корпоративные поездки помогают уладить все вопросы и конфликты, увеличить круг профессиональных контактов, найти новых заказчиков и партнеров и т д.

Для каждого сотрудника или руководителя, отправляющегося в поездку, необходимо использовать свое время максимально эффективно, а именно - решать поставленные бизнес-задачи, не отвлекаясь на организационные моменты. Ведь решение многочисленных организационных вопросов – процесс трудоемкий и довольно затратный по времени, что может негативно повлиять на эффективность поездки. Тут не обойтись без компетентного и опытного помощника, которые сможет взять на себя решение всех вопросов.

Поэтому есть смысл отдать организацию вашей деловой поездки в надежные руки, освободив свое драгоценное время для решения более глобальных стратегических задач.

Event-агентство Праздник ПРО: опыт и компетентность в организации деловых мероприятий

Компания Праздник ПРО уже 10 лет успешно организовывает деловые мероприятия любого формата, в том числе деловые и корпоративные поездки. В зависимости от целей и поставленных задач, организаторы Праздник ПРО готовы оказать любую помощь в подготовке и реализации идеального и эффективного бизнес-тура.

Мы оказываем целый комплекс услуг в сфере организации деловых поездок и бизнес туризма:

  1. Помогаем составить оптимальный маршрут и план поездки
  2. Делаем все возможное для оптимизации расходов и экономии бюджета
  3. Ищем и бронируем самые выгодные предложения по авиа- и ж/д билетам
  4. Обеспечиваем страхование на время пребывания в другой стране
  5. Обеспечиваем визовую поддержку и помощь в оформлении документов
  6. По желанию - сопровождаем до аэропорта или вокзала отправления
  7. Организуем комфортное размещение и проживание
  8. Предоставим трансфер из аэропорта или вокзала прибытия
  9. Подбираем место для встречи и проведения делового мероприятия
  10. Оказываем информационную и техническую поддержку на протяжении всего путешествия
  11. Предоставляем полную финансовую отчетность

Деловой туризм.

Организация бизнес-поездок

Корпоративный туризм  и  деловой   туризм  стал неотъемлемой составляющей развития современного бизнеса в России. При подготовке таких поездок следует учитывать необходимость оптимизации управления таких основных ресурсов любого предприятия, как  финансовые затраты и время. Наша задача обеспечить возрастающую потребность бизнес-сообщества в профессиональном выполнении travel-услуг. Развитие рынка подталкивает идею внедрения аутсорсинга. Все чаще компании крупного и среднего бизнеса делегируют обязанности по организации бизнес-поездок профессиональным travel-агентствам, что помогает им снизить затраты, уменьшить риски, решить проблемы функционирования и развития путем сокращения издержек. Использование аутсорсинговых услуг в частности в сфере travel-услуг помогает сосредоточить усилия на основном предмете деятельности и передачи непрофильных функций и корпоративных ролей внешним специализированным компаниям.

Взвешенная финансовая политика, продуманный маркетинг, сложившаяся корпоративная культура и конкурентоспособные цены - все это вместе позволяет компании "Сард Тревел" качественно и своевременно обслуживать своих клиентов и партнеров. Дружный коллектив профессиональных менеджеров нашей компании спланирует и организует для Вас специализированные корпоративные туры и программы активного корпоративного отдыха, поездки на выставки и деловые встречи, событийные и тематические, спортивные и культурные программы таким образом, чтобы они были интересными, продуктивными и незабываемыми.

Выбирая "Сард Тревел" - Вы получаете надежного партнёра, великолепные цены и незабываемые впечатления!

Компания ООО «Сард Тревел» предлагает свои УСЛУГИ в области делового туризма:
1. Бронирование и выписка авиабилетов на регулярные рейсы российских и иностранных авиакомпаний.
- Конфиденциальные тарифы на рейсы российских и зарубежных авиакомпаний;
- Групповые тарифы;
- Специальные предложения авиакомпаний;
- Возможность заключение трехсторонних соглашений с авиакомпаниями.

2. Бронирование и выписка авиабилетов на чартерные рейсы. 
- Предоставление информации по чартерным перевозкам;
- Организация чартерных перевозок групп по запросу клиента.

3. Организация чартерных перевозок (бизнес и VIP чартеры российских и иностранных компаний).
- Организация чартерных перевозок самолетами зарубежных и российских авиакомпаний; 
- Организация авиаперевозок вертолетами; 
- VIP чартеры.

4. Выписка железнодорожных билетов.
- Выписка железнодорожных билетов по России и в страны СНГ;
- Выписка железнодорожных билетов за границу и по странам Европы.

5. Бронирование отелей в России, СНГ и за границей.
- Бронирование отелей в Москве, С.-Петербурге и др. городах России, а также в странах СНГ и Балтии;
- Бронирование отелей за рубежом.

6. Организация трансферов (индивидуальных и групповых) в России и за границей.
- Организация индивидуальных и групповых трансферов Москва-Аэропорт-Москва; 
- Организация трансферов по различным маршрутам за границей. 

7. Аренда автомобиля.
- Услуги по аренде автомобиля в России и за границей.  

8. VIP обслуживание в аэропортах.
- Организация VIP обслуживания в аэропортах г. Москвы.

9. Организация корпоративных мероприятий и деловых поездок.
- Инсентив программы: поощрительные поездки для сотрудников компании, групповые выезды компании по России и за рубежом; 
- Проведение семинаров и конференций в России и за рубежом; 
- Поездки на выставки, деловые и частные поездки; 
- Рекламные акции: программы, направленные на привлечение клиентов (увеличение дилерской базы) в России и за рубежом.

10. Содействие в оформлении загранпаспортов.
- Помощь в оформлении загранпаспортов в различные сроки исполнения.

11. Визовая поддержка.
- Оказание визовой поддержки;
- Подготовка документов для получения визы;
- Помощь при получении деловых виз;

12. Помощь при получении российских виз для иностранных граждан.

13. Страхование на период поездки за границу.

14. Доставка документов.
- Бесплатная доставка документов по Москве в пределах МКАД;
- Доставка документов в города России, СНГ и за границу почтой по тарифам курьерских компаний.

15. Оплата за предоставляемые услуги.
- Наличные; 
- Банковский перевод: общий, еженедельный счет, с детализацией;
- Кредитная карта (возможна оплата без присутствия держателя карты).

16. Поддержка клиента в течение 24-часов, назначение курирующего менеджера компании.

17. Составление отчетов по запросу клиента (за определенный период, либо по определенному сегменту

Деловые поездки. Организация деловых поездок за рубеж

Иностранные бизнес поездки весьма специфичны: зачастую они требуют составления уникальной программы, включающей в себя точную состыковку всех элементов во времени, составление расписания встреч и других деловых событий, и обеспечение комфортного участия клиента во всех интересующих его мероприятиях.

Поэтому профессиональные компании по организации деловых поездок не имеют готового шаблона организации бизнес-поездок: к каждому заказу они должны подходить индивидуально, учитывая все нюансы бизнеса заказчика, а также его персональные пожелания. Оказание услуг по проведению бизнес-туров требует от исполнителя грамотной, четкой организации, и потому справиться с такими задачами могут только специалисты экстра-класса.

Помощь компании, предоставляющей услуги для деловых поездок, может оказаться поистине бесценной. Привлечение фирмы по организации деловых поездок за рубеж может обеспечить гарантию высокого качества оказанных услуг, т.к. такие компании работают с проверенными годами партнерами. Соответственно, при работе с агентством снижается и риск возникновения накладок и недобросовестного сервиса. Также, что важно, организация зарубежных поездок силами профессиональных специалистов дает возможность снизить расходы компании на такую статью затрат, как деловой туризм. Происходит это за счет специальных предложений и особых договоренностей между агентством и поставщиками. Передача работы по организации поездки на аутсорс избавляет клиента и от необходимости собственноручно прорабатывать поездку, что высвобождает время на решение других важных профессиональных задач.

Многие фирмы по организации деловых поездок совмещают два направления деятельности: они являются туристическими операторами и параллельно с этим занимаются подготовкой бизнес-туров. Это не совсем правильно: развлекательный сегмент туристической сферы сильно отличается от деловых туров и требует совсем другого подхода, иных знаний, которых может не быть у представителей традиционной турфирмы.

Для успешного проведения даже самых простых командировок за границу необходимо иметь партнерские связи в других странах и быть готовыми обеспечить клиента по первому требованию всем, что может ему понадобиться: гостиницей, питанием, личным автомобилем, ассистентом, переводчиком и даже культурно-развлекательными мероприятиями различного формата.

Организация деловых поездок за рубеж для клиентов категории VIP является еще более сложной и требует от исполнителя большой ответственности, а также стремления предусмотреть все «подводные камни», которые могут ожидать участника бизнес-поездки. Организация бизнес поездок специалистами лаборатории делового туризма SOLBY – это идеальное решение для тех, кто хочет минимизировать свою вовлеченность в процесс подготовки, но хочет, чтобы запланированное бизнес-мероприятие состоялось максимально эффективно.

Агентство деловых поездок SOLBY — Ваш надежный помощник в деле организации бизнес-путешествий за границу.

Прием делегаций, организация командировок, бизнес поездки – Олимпия Бизнес Трэвел – vip обслуживание аэропорт, конференция, семинар

Услуги

Предлагаем Вашему вниманию следующие виды обслуживания, выполняемые нами в рамках комплекса услуг по организации деловых поездок:

  • Бронирование и продажа пассажирских авиаперевозок внутреннего и международного сообщения на рейсы всех российских и большинства ведущих зарубежных авиакомпаний, в том числе по специальным конфиденциальным тарифам; оптимизация и расчет сложных авиамаршрутов.
    Мы организуем заключение специальных корпоративных (трехсторонних) договоров с авиакомпаниями и обеспечиваем их обслуживание, сопровождаем поощрительные программы часто летающих пассажиров.
  • Оформление  железнодорожных перевозок в центральном офисе компании.
  • Бронирование и размещение в гостиницах Москвы и Санкт-Петербурга, городов России  и стран СНГ, и по всему миру.
  • Автотранспортное обслуживание: трансферы, предоставление автотранспорта с водителем, аренда автомобилей без водителя.
  • VIP обслуживание в залах официальных делегаций аэропортов Москвы, городов России и СНГ.
  • Визовая поддержка российских и иностранных граждан.
  • Страхование выезжающих за рубеж.
  • Комплексная организация деловых визитов и отдыха во всех странах мира.
  • Организация корпоративных мероприятий, конференций, семинаров, конгрессов, поощрительных поездок, прием делегаций и др.
  • Организация индивидуальных чартерных перевозок на самолетах любого типа, бизнес-авиация.
Корпоративным клиентам предоставляются следующие возможности:
  • оперативное бронирование заказов по телефону, факсу, электронной почте и через Интернет;
  • осуществление платежей за услуги в любой удобной форме: безналичная, наличная оплата, кредитные карты международных платежных систем;
  • персональный менеджер, отвечающий за заказы обслуживаемой компании;
  • доставка проездных документов в любую точку Москвы в максимально короткие сроки, а также доставка документов по России и всему миру;
  • удобный график работы Центрального офиса без выходных и праздничных дней;
  • предоставление различных статистических и аналитических отчетов по заказанным услугам с учетом требований корпоративного клиента.

 

GBTA рассчитывает на 2025 год для восстановления деловых поездок

Годовой индекс деловых поездок GBTA привязан к 2025 году как годовой объем деловых поездок в мире превысит свой пик в 1,4 триллиона долларов с В 2019 году после пандемии Covid-19 в 2020 году, что, согласно исследованию, по оценкам, объем мирового бизнеса снизился на 51,5 процента по сравнению с предыдущим годом. Это в 10 раз хуже, чем потери в командировках после 11 сентября или Великого Рецессия в 2008 году. GBTA в партнерстве с Rockport Analytics разработала отчет.

Директор по исследованиям GBTA Крис Эли сказал, что 2021 год по-прежнему будет «год выживания» для индустрии делового туризма, но восстановление к концу полугодия должен дать значительный импульс. Учеба прогнозируется 21-процентный рост объема деловых поездок в мире в 2021 году, после чего примерно на 38 процентов роста в 2022 году, что приведет к катапультированию мирового бизнеса путешествия тратят обратно до 1,2 триллиона долларов, но до полного выздоровления еще не до конца.

«Это снова огромный рост», - сказал Эли о Прогноз на 2022 год.«Деловые поездки - ключевой компонент экономики, поэтому компании стремятся раскопать себя и найти новых клиентов, это когда начнутся деловые поездки ".

Исследование показало, что компании будут уделять приоритетное внимание коммерческим поездкам. в период раннего восстановления в 2021 году, после чего последуют поездки для обслуживания и ремонта существующим клиентам. Внутренние встречи, согласно исследованию, будут имеет приоритет над внешними конференциями, мероприятиями и выставками, в то время как поездки для обучение сотрудников и встречи с поставщиками будут менее важны, особенно даны виртуальные альтернативы.

Эли подчеркнул, что «деловые поездки являются ключевым компонентом. экономики, "но это не будет первым двигателем восстановления". закачивают деньги в свою экономику ", - сказал он. в сочетании с эффективным распределением вакцины и программами вакцинации должны происходят первыми, согласно исследованию, и рынки, которые овладевают этими Elements позволит быстрее восстанавливать объемы деловых поездок. В отчете указывалось на Китай и другие рынки Азиатско-Тихоокеанского региона в качестве моделей.

Несмотря на трудности, временный исполнительный директор GBTA Дэйв Хилфман сказал, что с оптимизмом смотрит на полное восстановление отрасли."Мы видели внутренние путешествия в Китае почти полностью восстанавливаются. У нас могут быть похожие результаты ", - сказал он.

Международные путешествия, признал Хильфман, потребуют дольше. «Нам нужны вакцины и стандартное тестирование на Covid, чтобы помочь открыть границы. Мне нравится быть ориентированным на действия, но сейчас нам нужно набраться терпения, как вакцины. развернуть, и мы начнем контролировать вирус ».

Региональный анализ

В отчете GBTA были проанализированы мировые рынки по восьми факторам, чтобы ориентировочные прогнозы до 2024 года: размер экономики; континентальный массив, население и рассредоточение бизнеса; отраслевой состав; технологии и продуктивность бизнеса путешествовать; доминирование экспорта; физическое местонахождение; инфраструктура; экологические, налоговые, политика регулирования безопасности и здоровья.Согласно прогнозам исследования, по регионам мира следующие:

Азиатско-Тихоокеанский регион

Для сравнения, в Азиатско-Тихоокеанском регионе наблюдался меньший спад деловых поездок в 2020 году, чем в большинстве других регионов, снижение на 44 процента против 60 процентов. в Северной Америке и на 58 процентов - в Западной Европе. Исследователи также отметили, что регион будет увидеть более быстрое восстановление. Ранние инфекции в Китае, за которыми последовали строгие ограничения, ускорили сравнительно быстрое выздоровление от инфекции Covid во второй четверть.По оценкам исследования, количество деловых поездок в Китай в 2020 г. сократится на 38%. процентов, поддержанный исторически высоким внутренним спросом в стране, который в значительной степени восстановился к четвертому кварталу. "The наиболее пострадавшие рынки в регионе будут включать те, которые зависят от международных деловые поездки, такие как Сингапур, который сократится на 82% в 2020, - пишут исследователи. - Деловые поездки в Гонконг тоже упадет на 84 процента в 2020 году ».

Европа

Западная Европа: По прогнозам исследователей, деловые поездки Западная Европа упадет на 58 процентов с уровня 2019 года в 335 миллиардов долларов.Регион сильно пострадал от пандемии и продолжает бороться с новыми вариантами вируса а также споры относительно распределения вакцин, возникшие в на прошлой неделе. Еще один фактор, влияющий на расходы на деловые поездки в западных странах. Европа - это «зависимость многих компаний и стран от внутрирегиональные поездки и экономическая деятельность. Головокружительный массив страны ограничения и политика с самого начала пандемии сделали ее очень путешественникам трудно следовать », - писали исследователи.Хотя не цитируется в отчете, Brexit привнес больше сложностей для бизнеса поездки в и из Великобритании, включая требования к документации это может помешать деловым поездкам, которые в противном случае быстро восстановились бы.

Развивающаяся Европа: Авторы исследования разделили Европу на два сегмента. «Развивающаяся Европа», в которую входят такие страны, как Румыния, В России, Польше, Турции и Украине количество деловых поездок сократилось на 48 процентов. в 2020 году до 29,7 млрд долларов, вернувшись к пику 2019 года в 57 долларов.2 миллиарда 2024 г.

Латинская Америка

Объем деловых поездок в Латинскую Америку уже был борется с пандемией, снизившись до 50 миллиардов долларов в 2019 году. Политическая кризис в Венесуэле и продолжающаяся рецессия в Аргентине и Эквадоре усугубились с ранним появлением Covid-19 в Бразилии в феврале 2020 года, чтобы ослабить бизнес туристические показатели в регионе. Тем не менее, сильные внутренние деловые поездки, поскольку значительно меньше ограничений на поездки в регион, в целом, немного сэкономили бизнес поездки.Объем упал на 45 процентов по сравнению с 51,5 процента во всем мире. Исследователи предсказал, что аналогичные факторы помогут региону восстановить объем деловых поездок на в среднем на 1,4 процента ежегодно до 2024 года, что немного выше, чем прогнозируемые темпы роста в мире -0,4%.

Ближний Восток и Африка

В регионе Ближнего Востока и Африки наблюдается значительный рост деловых поездок цифры в 2020 году. В 2018 году в регионе наблюдался рост на 7 процентов. При росте на 2,6% в 2019 году общие расходы на деловые поездки в регионе составили 27 долларов США. миллион.Согласно отчету GBTA, в 2020 г. были менее тяжелыми, чем другие рынки, в основном из-за низкого уровня Covid-19. показатели заболеваемости по сравнению с Северной Америкой и Европой. Исследователи также указали на меньшую дискреционную деловые поездки, т.е. деловая поездка, которая имела место, была непосредственно привязаны к бизнес-операциям. Учитывая эти факторы, исследователи ожидали, что MEA регион будет восстанавливаться в среднем на 4,3 процента в год в период с 2019 по 2024 год, превысив показатели все остальные регионы. Недавние сообщения об очень заразных вариантах Covid-19 в Южная Африка, крупный рынок деловых поездок в регионе, может воспрепятствовать этому. темп восстановления.

Северная Америка

Согласно отчету GBTA, расходы на командировки в Северная Америка достигла почти 347 миллиардов долларов в 2019 году, вместе с США. на них приходится более 90 процентов этих расходов. Однако США сильно пострадали от пандемии, и число случаев заболевания и госпитализаций продолжало расти. 2021. Напряженные международные торговые отношения, особенно с Китаем, уже прекратились. препятствует развитию деловых поездок на этом рынке. Исследователи предсказали, что в Северной Америке деловые поездки испытают самый резкий спад в мире в 2020 году, и особенно U.S., где в отчете прогнозируется 61-процентное падение к 2020 году. Исследователи заявили, что в Канаде объем деловых поездок сократится на 51%, а в Мексику. сравнительно скромное снижение на 44 процента. В отчете названа роль смена правительства и администрации в США как катализатор развития бизнеса восстановление поездки туда, ссылаясь на вероятность того, что администрация Байдена " проводить гораздо более либеральную торговую и иммиграционную политику »и надеется на сплоченную стратегия общественной безопасности, которая будет включать «скоординированную кампанию вакцинации U.С. и Северная Америка ".

Исследователям нужно было подняться на крутой холм, чтобы оценить ущерб. 2020 г. и объемы проектов на 2021 г. и далее. Ассоциация задержала исследование выпуск с учетом нестабильности в среде путешествий, и отчет был использован данные из многих дополнительных источников для подтверждения тенденций и прогнозов, Ely GBTA - рассказал БТН.

«Правила» путешествий - если вы хотите их так называть - таковы: меняется ежедневно. Если вы посмотрите на X в отношении Covid, неделя позже все по-другому, - сказал Эли."Правительства пытаются [понять восстановление экономики] и наметить курс, и потому что он меняется так быстро, вы должны спросить, насколько хороша информация, которую вы получаете. Хорошие новости что в этом году у нас было больше источников данных, чем когда-либо прежде. У нас есть дополнительные входы о корпоративных поездках и бронировании в мировом масштабе.

BTI 2019, выпущенный в июле до GBTA конвенции в Чикаго, прогнозируется замедление роста сегмента, но, по оценкам, общий глобальные расходы на путешествия достигают 1 доллара.51 триллион в 2020 году. Пандемия Covid-19 обращена вспять состояния для всей индустрии туризма. Текущий отчет привязан к глобальному бизнесу в 2020 году расходы на путешествия составили 694 миллиарда долларов.

На что обращать внимание в агентстве делового туризма

На что обращать внимание в агентстве делового туризма | TripActions

Прибытие: современное туристическое агентство

TripActions - это технологичное туристическое агентство, которое поможет вашему предприятию использовать путешествия в качестве стратегического рычага роста. Благодаря непревзойденному инвентарю, мощной персонализации и глобальным туристическим агентам, доступным 24/7, бронируйте и управляйте поездками своих сотрудников на централизованной глобальной платформе и отдыхайте спокойно, чтобы о ваших деловых путешественниках позаботились независимо от того, где они находятся.

Что вы получаете с TripActions в качестве вашего туристического агентства

  • Универсальный комплексный инструмент для корпоративного бронирования путешествий и платформа для управления
  • Круглосуточно и без выходных 365 международных турагентов доступны без дополнительных затрат
  • Мгновенный доступ к данным в реальном времени и расширенным отчетам для анализа вашей программы путешествий и поведения путешественников при бронировании
  • Платформа для отслеживания, мониторинга и принятия мер в связи с воздействием деловых поездок вашей организации на окружающую среду

Туристическое агентство полной прозрачности

Получите мгновенный доступ к данным в режиме реального времени и расширенным отчетам для анализа поведения ваших путешественников при бронировании и их расходах. Узнайте о возможностях повышения соответствия политике в отношении путешествий с помощью самой инновационной панели инструментов в индустрии корпоративного туризма.

24/7 365 Поддержка турагентов

Благодаря TripActions, бизнес-путешественники имеют круглосуточный доступ к нашей команде опытных агентов по бизнес-туризму до, во время и после деловой поездки. Наши корпоративные туристические агенты всегда готовы помочь путешественникам со всеми их потребностями в поездке, от изменения условий поездки в последнюю минуту до оказания вам помощи при получении туристических услуг.

Обязанность по уходу

Роли компаний по управлению корпоративными поездками изменились после COVID-19. Обязанность проявлять осторожность имеет первостепенное значение для чистой прибыли, и туристическое агентство должно обеспечивать душевное спокойствие наряду с экономией и полезными знаниями. Функции TripActions Business Travel Continuity ™ информируют вашего менеджера по поездкам и позволяют ему быстро адаптироваться к сегодняшним меняющимся условиям. TripActions также предлагает живую карту путешественников, чтобы администраторы могли отслеживать командированных сотрудников, выполняющих свои обязанности по уходу, на одной централизованной платформе.

Корпоративное туристическое агентство PLUS Управление расходами

Помимо решения процесса бронирования и управления поездками, TripActions также обрабатывает дорожные расходы и платежи с помощью набора технологий TripActions Liquid ™, включая виртуальные и физические корпоративные карты. Этот стек технологий решает все уравнения, начиная с бронирования поездки, расчета командировочных расходов, исполнения, оплаты и сверки - все на одной простой и удобной платформе для всех, от малого бизнеса до транснациональных корпораций.

TripActions для меня был идеальным партнером. Это решило проблему, которую у меня не было времени решить ».

- Кертис Аткинсон, финансовый директор, Sojern

Закрыть | ✕

Ресурсы для корпоративных поездок

Закрыть

Понять, почему более 5000 клиенты выбирают TripActions, чтобы модернизировать свою программу командировок и расходов.

Глоссарий по корпоративным поездкам Travelperk

Что такое GBTA?

Глобальная ассоциация делового туризма (GBTA) - это отраслевая организация, которая стремится быть голосом мировой индустрии делового туризма для облегчения сотрудничества и обмена знаниями посредством образования, исследований, создания сетей и защиты интересов.

Каковы основные направления деятельности GBTA?

Деятельность GBTA разделена на четыре основных направления:

Спонсорство

GBTA предлагает компаниям и частным лицам, работающим в сфере делового туризма, возможность подключиться к широкой глобальной сети. Этого можно достичь с помощью соглашений, инструментов цифрового маркетинга, спонсорства и многого другого.

Повышение квалификации

GBTA предлагает ряд образовательных и сертификационных инициатив для профессионалов в области деловых поездок, чтобы они могли повысить свои навыки и продвинуться по карьерной лестнице.Существует ряд курсов повышения квалификации, которые дополняются вебинарами и выступлениями.

Исследования

GBTA также проводит исследования, чтобы помочь профессионалам оставаться в курсе основных тенденций и тем. На сегодняшний день GBTA подготовила около 2000 исследований, официальных документов, вебинаров, шаблонов запросов предложений и многого другого.

Защита интересов

GBTA также во всем мире выступает за политику поддержки индустрии делового туризма.Это достигается за счет сосредоточения внимания на таких темах, как упрощение пассажирских перевозок, здоровая инфраструктура и налоговые системы, поддерживающие путешественников.

Сколько членов в GBTA?

В рамках GBTA насчитывается 9000 профессионалов в области деловых поездок по всему миру. Эти профессионалы приезжают со всех континентов и регулярно встречаются на мероприятиях GBTA, вебинарах и специализированных учебных сессиях.

Как я могу присоединиться к GBTA?

Заинтересованные профессионалы в области деловых поездок могут присоединиться к GBTA на веб-сайте GBTA.Это безопасный процесс, который можно полностью выполнить онлайн. На веб-сайте также есть много информации о преимуществах и уровнях членства.

Связанные вопросы

Существуют ли альтернативные организации для деловых поездок и встреч?

В сфере туризма работает множество отраслевых организаций национального и регионального уровня. В Великобритании, например, GTMC действует как представительный орган для компаний по управлению путешествиями и деловых поездок в Великобританию.

Когда была создана GBTA?

GBTA ранее была известна как Национальная ассоциация деловых поездок (NBTA), которая изначально называлась Национальной ассоциацией пассажирских перевозок (NPTA) и была основана в 1968 году. Название было изменено на GBTA в 2011 году после того, как организация приняла глобальную подход.

Агентство корпоративных туристических услуг | American Express GBT

Некоторые компании могут задаться вопросом, зачем им нужна помощь корпоративного туристического агентства , когда туристическая деятельность замедляется.Но мы утверждаем, что во времена неопределенности именно тогда вам необходимо сотрудничать с опытным агентством делового туризма, таким как American Express Global Business Travel (GBT).

Давайте рассмотрим несколько причин, по которым вам следует нанять корпоративного туристического агента, когда вы путешествуете во все более сложном мире деловых поездок.

Помощь в выполнении обязанностей по уходу

Если это не было раньше, забота сейчас является главным приоритетом для большинства компаний.Организации должны иметь надежные системы для поиска и оказания помощи путешествующим сотрудникам при возникновении непредвиденных проблем.

Именно тогда могут пригодиться услуги корпоративного туристического агентства по управлению рисками. Наше решение для управления инцидентами использует огромный объем информации о маршруте на нашей платформе больших данных, технологию GPS, обновления статуса рейсов в режиме реального времени и данные кредитной карты, чтобы быстро определять местонахождение путешественников. Он также отправляет предупреждения группам безопасности, чтобы они могли уделять первоочередное внимание помощи тем, кто, скорее всего, пострадает.

Когда в начале этого года прекращение поездок стало причиной глобальных сбоев, наши команды в 140 странах помогли вернуть домой десятки тысяч путешественников , когда возможности были очень ограничены. А теперь представьте, что вы выполняете такую ​​работу без опыта и поддержки компании по управлению поездками (TMC).

Предоставление надежных рекомендаций по поездкам

В периоды сбоев вам нужна информация, которой можно доверять. Корпоративное туристическое агентство может быть вашим источником оперативной и актуальной информации о поездках, чтобы вы могли уверенно и быстро принять меры.Ваш TMC должен внимательно следить за рекомендациями по поездкам - круглый год - и предоставлять предупреждений об обслуживании и управлении рисками из наиболее надежных источников . Это должно включать в себя потенциальные сбои в результате запретов на поездки, а также оснащение групп поддержки последними обновлениями, чтобы они могли лучше обслуживать путешественников.

Дополнительная экономия

Многие компании сокращают свои бюджеты во время экономических потрясений, заставляя отделы путешествий сокращать расходы и быть чувствительными к цене.Хотя путешественники могут думать, что получают лучшие цены, бронируя билеты напрямую у поставщиков или через одно из многочисленных онлайн-туристических агентств, часто это не так. Использование корпоративных туристических услуг означает, что вы можете использовать разветвленную сеть, чтобы найти еще большую экономию.

Благодаря многолетним отношениям с поставщиками, которые мы установили, GBT может предложить вашей компании одни из самых лучших цен, включая эксклюзивные предложения отелей и большие скидки по лучшей доступной цене в тысячах отелей по всему миру, что позволит вам реинвестировать сэкономленные доллары в другую часть туристической программы.А с нашей технологией расширенного анализа данных , вы можете получить точную информацию о расходах и определить новые возможности экономии, чтобы представить их на следующей встрече заинтересованных сторон.

Дадим вам разумный совет

Когда вы путешествуете по этой новой эре в путешествиях, очень важно иметь рядом адвоката, человека, который знает все тонкости отрасли и может посоветовать вам, какие шаги нужно предпринять для поддержки вашей программы путешествий в этой нестабильной среде.

Вот где TMC может быть вашим лучшим союзником . Благодаря нашим налаженным отношениям с поставщиками в экосистеме путешествий и надежным инструментам прогнозирования такое корпоративное туристическое агентство, как GBT, может посоветовать вам, какой путь выбрать, чтобы уравновесить потребности компании и ваших путешественников. Более 100 лет мы помогаем клиентам ориентироваться в взлетах, падениях и сторонах этого постоянно меняющегося ландшафта.

Хотите узнать больше о том, как TMC, например GBT, может помочь вашей компании? Ознакомьтесь с нашей электронной книгой «Как компании по управлению путешествиями могут помочь в решении проблем».

Или обратитесь и свяжитесь с одним из наших представителей.

12 отличных инструментов для управления деловыми поездками на 2021 год

Деловые поездки вернулись! Финансовый кризис 2008 года оставил компаниям нехватку денежных средств, и с тех пор рост отрасли замедлился.

Но ситуация изменилась, и компаний снова отправляют сотрудников в командировки . А это означает, что все больше и больше членов команды начинают справляться со сложным процессом бронирования путешествий.

Потому что одно не изменилось: все еще сложно бронировать поездки . По крайней мере, для компаний, делающих вещи классическим способом. Если вы просите сотрудников разобраться в сложной политике путешествий, найти подходящие по бюджету авиабилеты и жилье, забронировать все это самостоятельно (на свои деньги или на карту компании), а затем предоставить действительные доказательства покупки, когда они вернутся ... ты застрял в прошлом.

К счастью, все, что вам нужно сделать, чтобы наверстать упущенное, - это использовать удобный инструмент (или два).Современные технологии намного лучше справляются с этими ручными задачами, чем мы, люди.

Это лучшие инструменты, которые помогут вам автоматизировать, централизовать и управлять бронированием поездок для вашей компании.

Дополнительные советы, инструменты и стратегии управления поездками:

Инструменты для бронирования деловых поездок

Для большей части вашей команды проблемы с поездкой начинаются с процесса бронирования. Они знают, куда и как долго собираются, но им не обязательно знать , как забронировать большую поездку.

Что дает вам несколько вариантов:

  1. У вас есть заказчик на поездку компании, или член административной или финансовой группы, совершающий бронирование; или
  2. Вы разрешаете им забронировать поездку, но с очень четкими правилами и инструкциями.

Мы считаем второй вариант лучшим. Почти половина деловых путешественников хотят бронировать билеты для себя.

Но вы не хотите, чтобы вам приходилось держать их за руки на протяжении всего пути, и вам абсолютно необходимо вести четкий учет всех поездок.

Вот несколько хороших вариантов, которые сделают бронирование корпоративных поездок более приятным.

1. TravelPerk

Бронирование деловых поездок может стать серьезной проблемой для персонала. Они перемещаются с сайта на сайт, пытаясь найти наиболее удобные и комфортные рейсы и жилье, которые соответствуют лимитам расходов компании.

В большинстве случаев мы рады иметь такой огромный выбор возможностей. Но слишком большой выбор становится контрпродуктивным, и вы в конечном итоге теряете время и расстраиваетесь.

TravelPerk решает эту задачу, размещая крупнейших в мире туристических ресурсов в одном месте . Как и сайты, которые вы используете в своей личной жизни, TravelPerk предлагает различные авиакомпании, отели, поезда и многое другое на своей панели управления и в мобильном приложении, поэтому вашей команде нужно посетить только одну платформу.

И это становится намного интереснее для финансовых команд. Если вся ваша компания бронирует поездки в одном месте, тогда отслеживать бронирования и составлять отчеты становится невероятно просто .

В отличие от сайтов, которые вы используете в своей личной жизни, TravelPerk создан для бизнеса. Так они знают, какие записи нужно вести. И вы сможете легко увидеть, кто какую поездку заказал, когда и для чего.

«До TravelPerk наша компания бронировала поездки по старинке, - говорит генеральный директор Ykone Оливье Биллон. «Мы бронировали авиабилеты и отели на потребительских сайтах, и отслеживать все было кошмаром».

Теперь финансовые группы могут предоставить своим коллегам право самостоятельно бронировать поездки, а по-прежнему контролирует и контролирует, что было заказано .

2. AirBnb для работы

Возможно, вы никогда даже не слышали об AirBnb for Work . Он не слишком отличается от потребительской версии - вы можете забронировать широкий выбор вариантов размещения для своей путешествующей команды.

Но есть несколько ключевых отличий:

  • Заказы связаны с профилем компании . Таким образом, член команды может забронировать понравившуюся недвижимость, а финансовая команда сможет получить детали и счет позже, не гоняясь за людьми.
  • Это не просто ночлег . Есть помещения для встреч и конференций, и даже временные офисные помещения.
  • AirBnb Experiences также поможет вам найти хорошие возможности для тимбилдинга, если вы берете с собой в дорогу группу.

«С помощью приборной панели мы можем видеть, где все наши сотрудники путешествуют и где они останавливаются, а также среднюю ставку, которую мы тратим, и экономию затрат, которую мы получаем каждый год», - сказала Эшли Шмитц, региональный руководитель. Исполнительный помощник Campari America.

Если вам нравится использовать AirBnb для личных поездок, AirBnb for Work предоставляет вам все те же возможности, но позволяет компании легче отслеживать бронирования.

3. TravelBank

TravelBank похож на TravelPerk (см. Выше). Это централизованный инструмент, позволяющий членам команды бронировать все поездки в одном месте.

Это означает, что вы можете находить, бронировать и отслеживать поездки от начала до конца. И, как мы уже говорили, предоставление членам вашей команды единого централизованного места для бронирования и оплаты - это всегда большое преимущество.

Но большинству пользователей он нравится не меньше, чем за функции отчетов о расходах. Как и некоторые из инструментов ниже, пользователь может снимать скриншоты квитанций о рейсах или наземном транспорте, и они сопоставляются со сборами на карте компании .

Это помогает автоматизировать процесс отчета о расходах - возможно, худший аспект командировок как для сотрудников, так и для финансовой команды.

Еще одна интересная особенность - это возможность для индивидуальных путешественников зарабатывать вознаграждения через TravelBank.Вместо того, чтобы исчерпать свой бюджет на поездки, пользователей получают персональное вознаграждение за то, что предоставили компании скидку в размере . Это хороший способ стимулировать ответственные расходы.

4. Flightfox

Если вы не готовы полностью прощаться с турагентами, Flightfox может стать для вас отличным вариантом. Он использует сеть экспертов по путешествиям , чтобы помочь путешественникам каждый раз бронировать идеальный опыт .

И вместо того, чтобы идти в офис туристического агента, вы просто вводите несколько деталей в Интернете.

В основе услуги лежит одна большая гарантия: Мы гарантируем, что мы превзойдем ваше предложение на сумму, превышающую нашу комиссию, в противном случае наша услуга будет полностью БЕСПЛАТНОЙ. Если вы не получаете лучшее качество и обслуживание, вы даже можете связаться со мной напрямую.

- Лорен, соучредитель Flightfox

Итак, сначала вы найдете цитату. Это может быть другое туристическое агентство, сайт бронирования или, возможно, просто бюджет вашей поездки.

Затем они сообщат вам сумму, которую вы должны будете заплатить Flightfox, и вернутся к вам с поездкой, соответствующей их гарантии.Единственная загвоздка в том, что если они могут выполнить свою гарантию, вам придется бронировать. Другими словами, они не работают бесплатно.

И отзывы хорошие. Пользователи искренне удивлены и довольны услугами, которые они получают.

Как они это делают? Согласно Reviewopedia, это не волшебство. Фактически, большинство рейсов и отелей легко доступны в Интернете.

Но «реальность авиаперелетов в большинстве случаев такова, что наиболее выгодные цены на авиабилеты обычно доступны для очень небольших промежутков времени , которые практически невозможно предсказать, поэтому наличие команды планировщиков поездок, которая следит за вашими необходимыми ценами. полеты в течение всего дня до тех пор, пока не найдете лучший вариант для ваших нужд, - это действительно отличная услуга, благодаря которой многие люди сэкономили сотни долларов.”

Это одна из причин того, что туристические агентства были столь успешными на протяжении стольких лет. И Flightfox предоставляет команду из них в ваше распоряжение, где бы вы ни находились.

5.

Lola.com

Lola.com - это простая платформа для бронирования, управления и отчетности о корпоративных поездках. От новаторов в сфере туристических технологий, создавших KAYAK, Lola предлагает интуитивно понятное и гибкое решение для управления поездками, которое люди действительно хотят использовать.

Под современным мобильным приложением для бронирования и учета расходов находится мощная платформа для управления поездками и отчетности, которая позволяет с легкостью придерживаться бюджета, прогнозировать расходы и бронировать поездки от имени других сотрудников.

Но самый сильный аспект Лолы не технологический, а человеческий. Приложение Лолы позволяет вам получать круглосуточную тестовую поддержку от экспертов по путешествиям, которые могут мгновенно помочь во всем, от перебронирования рейсов до упреждающего обновления маршрутов при изменении планов поездок.

В совокупности эти особенности и функциональные возможности делают Lola невероятно простым и мощным решением для деловых поездок.

Как говорит Бекки Гарбер, исполнительный помощник Drift: «Лола сократила весь процесс бронирования и управления поездками с трех дней до десяти минут.”

Инструменты для управления расходами на командировки

Мониторинг и контроль командировочных расходов - непростая задача. У вас есть сочетание платежей с помощью карт компании, счетов-фактур и банковских переводов для крупных покупок, а также для сотрудников, использующих свои собственные деньги и требующих возмещения.

Вам необходимо отслеживать каждый из этих платежей, назначать их нужным людям и командам и ограничивать бюджеты .

Без небольшой помощи у вас нет шансов.

С этими инструментами стало немного проще узнать, кто, что, где и когда тратит.

6. Spendesk

Как ваши команды оплачивают поездки? Будь то бронирование авиабилетов онлайн, оплата отелей по прибытии или покупка кофе по дороге на конференцию, все это следует регистрировать как командировочные расходы на одно мероприятие.

Но это сложно. Если путешественник покупает авиабилеты с помощью карты компании (в офисе), а затем оплачивает остальное своими деньгами через несколько недель, не всегда легко сопоставить их с одним и тем же пользователем (и с тем же бюджетом).

Spendesk меняет это положение. Он предоставляет вам различных способов оплаты, но всегда привязан к одному и тому же пользователю . Они платят онлайн с помощью виртуальной кредитной карты, а затем берут с собой в дорогу свою предоплаченную карту. Оба указаны на их имя, поэтому вы всегда знаете, кто тратит - в отличие от карты компании.

И если им действительно нужно потратить собственные деньги, они могут автоматически создавать отчеты о расходах, а затем связывать их со своим профилем пользователя. Итак, опять же, эти расходы совпадают с остальными.

Поскольку все эти расходы регистрируются в реальном времени, также позволяет вашей финансовой команде отслеживать расходы в процессе . Это не относится к классическим отчетам о расходах, которые большинство команд подает в конце месяца.

Короче говоря, , если вы заботитесь о безопасных поездках, расходуя , Spendesk - отличный вариант.

7. Trippeo


Trippeo похож на TravelBank (см. Выше). Хотя вы можете бронировать поездки на платформе, большинство пользователей, похоже, предпочитают функции автоматизации отчетов о расходах, которые она предлагает.

Вы можете регистрировать каждую покупку и платеж по ходу дела, а затем Trippeo поможет вам найти и сохранить квитанции. Это очень удобно для сотрудников (которые ненавидят отчеты о расходах) и помогает финансовой команде, потому что отчеты подаются правильно с первого раза .

Пользователям также нравится программа оптического распознавания текста Trippeo . Это позволяет отправлять квитанцию ​​по электронной почте в специальный почтовый ящик, и инструмент автоматически сопоставляет ее с платежом. Что намного лучше, чем стопка скомканных квитанций в ящике вашего офиса.

Он не такой исчерпывающий, как некоторые из инструментов в этом списке, но он эффективен и прост в использовании.

8. Spendee

Если вы не готовы к использованию специального инструмента для управления бизнес-расходами, Spendee - хороший обходной путь. Это бесплатное приложение, которое отслеживает ваши расходы в режиме реального времени и позволяет прикреплять квитанции.

Хотя оно на самом деле не предназначено для бизнес-пользователей, члены вашей путешествующей команды могут легко использовать это замечательное маленькое приложение, чтобы отслеживать свои расходы в пути.Это поможет обеспечить регистрацию каждого платежа - большого или малого.

Кроме того, они могут добавлять менеджеров или членов финансового отдела в свою учетную запись, чтобы вы могли видеть эти покупки.

Несколько интересных дополнений

Бронирование поездок и управление платежами обычно являются двумя самыми большими препятствиями, которые необходимо преодолеть. Но все же есть полезные инструменты и услуги, которые снимают часть боли при поездках по работе.

Вот несколько наших любимых.

9.TripIt

TripЭто удобный инструмент, который помогает пользователям строить маршруты на основе своих бронирований. Просто пересылайте каждое электронное письмо с подтверждением в TripIt, и у вас есть маршрут, к которому вы можете получить доступ со своего телефона или компьютера, где бы вы ни находились.

Он даже предоставляет карты, которые помогут вам добраться с места на место по вашему маршруту. Кроме того, TripIt Pro добавил такие функции, как трекер сиденья, чтобы помочь вам выбрать лучшие места на вашем рейсе.

И есть бесплатная версия, так что у вас действительно нет причин, по которым , а не , попробовать ее.

10. Google Trips

Google создал множество невероятных приложений и сервисов. Об этом мало кто говорит, но он определенно заслуживает похвалы.

По сути, Google Trips помогает вам легко получить доступ к вашему маршруту. Если вы используете Gmail, приложение извлекает даты и места из ваших электронных писем с подтверждением и отображает их все вместе.

Таким образом, вам не придется рыться в почтовом ящике, чтобы выяснить, из какого терминала вы вылетаете или в какое время вы прилетаете.И все это можно сохранить и офлайн, , если у вас нет данных в роуминге.

Отлично. И это только начало. Инструмент также использует бесконечных обзоров Google, чтобы предлагать рестораны и мероприятия по прибытии. Эти предложения хорошо представлены, поэтому их действительно приятно пролистывать.

Приложение также содержит множество полезных советов, например, нужно ли давать чаевые в стране назначения и ближайших круглосуточных больницах.

Опять же, это не только для бизнес-пользователей. Но всем, кому нужно спланировать поездку и сохранить свои планы в одном месте, понравится Google Trips.

11. Dufl

Это больше роскоши, чем что-либо другое. Но тем, кто пользовался сервисом, он очень понравился.

Вкратце, как это работает:

  • Вы отправляете им свою одежду . Это может быть костюм для конференции или вечерние платья для напряженной недели нетворкинга.
  • Отстирывают и аккуратно складывают, а добавляют фото в приложение .
  • В приложении вы выбираете нужную одежду и говорите, где она вам нужна .
  • Их доставят туда, где вам нужно их . Так что, если вы собираетесь за город, ваша одежда будет там, когда вы приедете.
  • После ношения, собирают и снова хранят для следующей поездки.

Как видите, это премиум-сервис .Это не для путешественников, путешествующих раз в год.

Но если у вас есть люди, которые постоянно в разъездах, или если ваш старший персонал регулярно посещает важные мероприятия, это может быть очень интересным сервисом для инвестиций.

12. Airhelp


Что вы делаете, когда что-то идет не так? Что еще более важно, когда член команды изменит маршрут или отменит рейс, будут ли они знать, что делать дальше?

Airhelp сообщает путешественникам об их правах . Если рейсы отменяются или значительно задерживаются, Airhelp сообщит вам, имеете ли вы право на компенсацию и что делать дальше.

Это то, о чем большинство деловых путешественников даже не задумывается. Они просто предполагают, что все будет хорошо, а если нет, то компании все равно придется платить.

Но они могут упустить немедленную помощь. И они также могут помочь компании окупить затрат, что поможет их бюджету и вашей прибыли.

Если ваши команды вооружены Airhelp, они, по крайней мере, будут знать доступные им варианты.

Возьмите несколько дорожных инструментов для тест-драйва

Итак, было 11 полезных инструментов, которые помогут вам в организации деловых поездок.Вам остается только опробовать их и посмотреть, какие из них подходят вам лучше всего.

При этом имейте в виду несколько ключевых вещей. Вы хотите:

  • Предоставьте вашим путешественникам больше гибкости и выбора
  • Отслеживание расходов и управление ими в режиме реального времени
  • Держите контроль в руках финансовой команды
  • Сэкономьте как можно больше времени в процессе

Если инструмент, который вы пробуете, не может выполнить одну или несколько из этих вещей, вероятно, он не подходит.

Удачного путешествия!

CORTAS - Ассоциация корпоративных путешествий

Компания CORTAS имеет уникальные возможности для обеспечения широкого спектра точек зрения. Мы используем знания друг друга и делимся передовым опытом в надежной среде, где работают только покупатели. В дополнение к нашим регулярным встречам участников, мы способствуем сотрудничеству на нескольких платформах. Быстрые вопросы по WhatsApp, статьи, опубликованные в закрытом сообществе LinkedIn, или результаты тестов, опубликованные только на веб-страницах наших участников - мы помогаем туристическим менеджерам получить необходимую им информацию.


«Мы присоединились к CORTAS, чтобы обсуждать горячие темы с коллегами из отрасли и учиться друг у друга, делясь своими знаниями. На стол приходят темы, которые раньше не приходили нам в голову. Постоянно новые идеи помогут нам и дальше развивать нашу программу путешествий в рамках Rituals Cosmetics.Теперь, когда мы являемся членом CORTAS, мы можем еще больше улучшить нашу помощь нашим деловым путешественникам и сделать их поездку более ценной. ”

Лаура Снайдер

Косметика Rituals

Роль тревел-менеджера уникальна для большинства организаций.Менеджер по закупкам, менеджер по поставкам, операционный менеджер и новатор - управление корпоративными поездками сложное и требует определенных навыков.

CORTAS предоставляет идеальную платформу для обучения и тренировок.

Наша программа для руководителей высшего звена (ELP) разработана для того, чтобы дать туристическим менеджерам лидерские навыки, которые позволят им расти как личности, принося при этом ощутимые выгоды своей организации.

Члены CORTAS автоматически становятся членами ACTE, Association of Corporate Travel Executives, глобальной ассоциации руководителей корпоративных поездок по всему миру, и имеют доступ ко всем (ре) источникам и мероприятиям ACTE.

Мероприятия и обучение ACTE предоставляют членам CORTAS доступ к обширному международному сообществу деловых путешественников, включая круглогодичные учебные сессии, отраслевые мероприятия, технические документы и возможности для установления контактов.

В качестве независимой гильдии покупателей путешествий CORTAS предоставляет менеджерам по путешествиям уникальную возможность для сравнения и обмена передовым опытом в надежной среде.

Благодаря нашим общим знаниям и опыту мы являемся ценным консультантом в сфере делового туризма.

При обсуждении новых технологий, законодательства или инноваций наш голос помогает формировать ландшафт деловых поездок.


«Помимо того, что CORTAS является уникальной платформой только для корпораций для обмена знаниями и опытом в области корпоративного управления поездками, она является единым голосом от имени корпораций и их деловых путешественников, гарантируя, что требования КЛИЕНТА будут услышаны и выполнены все участники индустрии делового туризма.Слишком много стратегических решений в индустрии делового туризма, которые имеют прямое влияние на бизнес-путешественников и компании, в которых они работают, принимаются без участия этой важной группы заинтересованных сторон. Это должно измениться в интересах всех вовлеченных сторон. ”

Герман Менсинк

Бывший председатель и почетный член CORTAS
Профессор авиации и управления деловыми поездками, Университет прикладных наук Бреды.

Два за одного: каждое членство предоставляет полный контент двум сотрудникам компании. Сюда входят: регулярные встречи участников, доступ к одноранговой сети, сравнительный анализ и обучение.

ACTE: Являясь аффилированным лицом ACTE, члены CORTAS получают два бесплатных членства в ACTE.Членство включает в себя доступ ко всем всемирным событиям, официальным документам / исследованиям, вебинарам и нулевой регистрационный взнос на Европейский и Глобальный саммиты. Конференции - отличная возможность наладить контакты, получить представление об отрасли и понять следующую волну инноваций в сфере туризма.

Один голос: сделайте свой голос услышанным. Во все более сложной отрасли объединенная покупательная способность CORTAS гарантирует, что поставщики услышат наш голос.

Экономия затрат: Используя опыт друг друга, члены CORTAS имеют возможность обеспечить дополнительную экономию затрат для своей организации.Независимо от того, в какой сфере вы работаете или где находится ваша туристическая программа с точки зрения зрелости, найдется кто-то, кто поможет вам повысить ценность для ваших путешественников и заинтересованных сторон.


« Когда я начинал работать в индустрии делового туризма, мне пришло в голову, что у профессионалов в области туризма не так много возможностей расширить свои знания и опыт.Кроме того, быть корпоративным менеджером по путешествиям, как правило, приходится для одного человека в компании с ограниченными возможностями обмена знаниями и передовым опытом с коллегами. Для дальнейшего роста в моей работе у меня была возможность вступить в ассоциацию или посещать семинары и конференции. Для членов CORTAS это прекрасно сочетается с членством и может быть толчком для получения внутреннего одобрения членства. В конце концов, посещение одного-двух тренингов или семинаров обойдется в одни и те же расходы.Членство в CORTAS дает мне перекрестные ссылки, мнения коллег о доступных решениях на рынке, сравнительный анализ, встречи с другими ключевыми лицами, принимающими решения, влияние на бизнес и многое другое. ”

Обеспечение благополучия путешественников является ключевым моментом в постоянно меняющейся роли тревел-менеджера.Будь то использование новых технологий, введение стимулов для сотрудников, обеспечение выполнения обязанностей по уходу или просто обеспечение того, чтобы ваш двухметровый путешественник получил место с дополнительным пространством для ног; все мы сталкиваемся с проблемой предоставления нашим сотрудникам большего, сохраняя при этом контроль над затратами.

CORTAS предоставляет отличный форум для заимствования передового опыта; так что мы все можем предоставить лучшие в своем классе решения для наших путешественников и внутренних заинтересованных сторон.

Полное руководство по управлению корпоративными поездками

Управлять деловыми поездками может быть адски.Поскольку сотрудники летают по всему миру, есть возможность забронировать билеты на самолет, организовать размещение и бесконечный список различных расходов и задач, которые нужно учитывать.

В большинстве случаев это чистая тяжелая работа.

Какая жалость. Потому что рабочие поездки могут быть как высокопроизводительными, так и доставить удовольствие сотрудникам . Они должны быть способом расширения вашей сети, увеличения узнаваемости вашей компании и создания долгосрочного опыта.

Итак, , почему управление поездками - такая рутинная работа ? И что можно сделать, чтобы это исправить?

В этом посте мы подробно расскажем о самых серьезных проблемах, связанных с корпоративными поездками.(На самом деле они довольно простые, и это лекарство). Мы также рассмотрим некоторые инструменты, которые могут помочь, и обсудим, как управление командировками и расходами идут рука об руку.

Итак, приступим.

Перейти вперед для:

Что такое корпоративное управление поездками?

Проще говоря, управление командировками - это структура, которая существует в компании для контроля и облегчения деловых поездок. Это включает в себя процессы планирования поездки для бронирования и оплаты всего необходимого, а также согласования и документы, необходимые для обеспечения соблюдения.

Некоторые компании передают это на аутсорсинг специализированным туристическим агентствам. Другие привлекают преданных своему делу менеджеров по путешествиям. В этой статье мы собираемся больше сосредоточиться на влиянии, которое может оказать программное обеспечение, и о том, как автоматизировать большую часть вашего управления командировками лучше для всех в компании.

Давайте начнем с определения того, почему так сложно управлять деловыми поездками.

Самые большие проблемы для корпоративных поездок

Деловые поездки по-прежнему являются областью, в которой большинство предприятий испытывают трудности.Даже если вы думаете, что все под контролем, вы все равно можете потратить много времени и усилий только на то, чтобы справиться с простыми задачами.

Это нормально, но не идеально. Считаете ли вы, что следующие проблемы влияют на вашу повседневную жизнь?

1. Управление большим количеством запросов

В большинстве компаний есть кто-то, кто в конечном итоге отвечает за контроль за поездками. В крупных компаниях есть специальный менеджер по путешествиям. Но в небольших и растущих компаниях эта роль часто ложится на кого-то из административных или финансовых отделов.И это всего на их рабочих мест.

Когда корпоративные командировки становятся обычным явлением, это становится настоящим бременем. К вам поступают запросы со всех концов компании, и они не всегда соблюдают надлежащие процедуры .

Один член команды отправляет вам электронное письмо, а другой - сообщение Slack. Что еще хуже, у вас есть сотрудники, которые приходят к вам лично, отвлекая вас от того, что вы должны делать .

Несопоставимый и непоследовательный характер этих взаимодействий делает их проблемой. Это одно из ключевых преимуществ автоматизации, которое мы вскоре рассмотрим.

2. Разрешение на отслеживание

Подобно тому, как администратору или финансовому лицу необходимо отслеживать запросы, ему также необходимо убедиться, что поездка была разрешена нужными людьми . Обычно это означает руководителя группы или менеджера, но в некоторых компаниях также требуется согласие генерального директора.

Это больше точек соприкосновения - больше шагов - в уже затянувшемся процессе.Но поскольку они обязательны, от них никуда не деться.

Вот где действительно может помочь ваша система управления командировками. Процесс утверждения может быть встроен, так что каждый менеджер будет уведомлен и может дать свое согласие, не покидая своего рабочего места .

3. Контроль над расходами

Путешествия - это часть ведения бизнеса, и они считаются важным фактором роста. Но счет, который идет с этим, может быть трудно переварить.

Мы снова стали уделять внимание командировкам.Сотрудникам нужна возможность, а компании часто стремятся подчиняться.

Но этот может быстро привести к увеличению бюджета на поездки . И тогда менеджеры должны начать отказываться от разумных запросов.

По мнению экспертов TravelPerk, одна из основных причин этого заключается в том, что предприятий не предоставляют себе доступ к недорогим запасам . Они полагаются на «бизнес-отели» и бронируют билеты через туристических агентств, причем все они могут быть платными.

В частной жизни мы внимательно ищем выгодные предложения через такие сайты, как AirBnb, Booking.com и Kayak. Но из-за удобства или из-за того, что им нужны более «профессиональные» варианты, компании обычно игнорируют их.

4. Предоставление персоналу возможности работать самостоятельно

Это начинается как вызов. Для многих компаний самый простой способ соблюдать нормативные требования и управлять расходами - это заказывать поездки для членов команды.

Но на самом деле, чем больше вы позволяете сотрудникам самостоятельно организовывать поездки, тем легче становится бремя для вашего административного и финансового персонала .

И сотрудники действительно хотят управлять своими собственными маршрутами.Для некоторых деловая поездка - это развлечение и возможность побывать в новом месте. Если они чувствуют себя вынужденными принять определенные варианты, это частично теряет очарование.

То же самое и для более опытных путешественников. В конце концов, они знают, что для них работает.

Цель состоит в том, чтобы дать возможность предложить эту возможность без затрат на бизнес . Хорошие системы управления поездками делают это вполне возможным, и даже , что более вероятно, .

5.Гибкость

Как и в случае с большинством корпоративных политик, нужно сохранять контроль, не чувствуя себя назойливым родителем . Правила и ограничения необходимы, но сотрудники счастливее всего, когда у них есть немного свободы.

Чтобы сэкономить деньги и порадовать членов команды, вам нужно иметь широкий инвентарь для путешествий. Постарайтесь не ограничивать себя лишь горсткой поставщиков или маршрутов путешествий.

Это дает дополнительное преимущество в том, что во многих случаях он дешевле. Но что еще более важно, это дает сотрудникам возможность выбора, которую они хотят.

Потому что вам не нужно постоянно говорить «нет», чтобы добиться наилучших результатов.

6. Уменьшение ошибок

Ошибки могут дорого обойтись. Каждый раз, когда вашей финансовой команде приходится исправлять работу любого сотрудника, это время напрасно. И , который предполагает, что ошибки действительно можно исправить .

Не можете понять, кто одобрил те или иные расходы? Это происходит постоянно, и это проблема. Так же потерянных квитанций, неполных требований о расходах и неправильных видов расходов .

Движение вперед и назад, возникающее в результате всего этого, раздражает и отвлекает вашу команду от реальной работы.

Все это действительно может доставить удовольствие от путешествия.

Сделать корпоративные поездки менее болезненными

Лучший способ убедиться, что члены команды не соблюдают правила , - это заставить их следовать. Для большинства сотрудников бронирование поездок не является основной частью их должностных обязанностей. И они действительно пытаются найти самый простой способ пройти через это, чтобы продолжить то, что, по их предположениям, делает.

Итак, , если ваш процесс передвижения утомителен, ваши команды найдут способ его обойти .

Чего вы хотите избежать:

  • Слишком много правил (особенно в тех случаях, когда они сбивают с толку)
  • Большое количество касаний (включая дополнительные электронные письма менеджерам для утверждения)
  • Множество ручных операций (например, заполнение распечатанных документов и квитанций)
  • Нечеткие процессы

В идеале вам нужен процесс или система бронирования командировок, которая сопровождает сотрудников на каждом этапе.Там, где правила встроены, поэтому им не нужно расшифровывать их самостоятельно .

Вскоре мы рассмотрим несколько хороших примеров. Но как бы выглядела такая система?

Что такое система управления командировками?

Как следует из названия, эти системы помогают компаниям управлять поездками. Это могут быть специально созданные инструменты сторонних производителей (см. Ниже), или некоторые крупные компании даже создают свои собственные.

Во времена, когда еще не было SaaS (программное обеспечение как услуга), последний вариант имел смысл.Но теперь инструменты для управления деловыми поездками доступны «из коробки» по относительно низкой цене, и создавать что-то с нуля просто не имеет смысла.

См. Ниже рекомендации по инструментам.

Смысл этих систем - «контролировать, регулировать и координировать командировочную деятельность и расходы сотрудников компании». Это , в основном ручные задачи, которые обычно выполняются офисными администраторами или, возможно, специальным менеджером по командировкам в компании.

С помощью системы управления командировками эту работу можно упростить или полностью автоматизировать. Цель состоит в том, чтобы высвободить сотрудников для более ценной работы, чем отслеживание планов поездок других.

Почему автоматизация важна

Многие из рассмотренных выше проблем касаются двух тем: времени и усилий. Каждое дополнительное прикосновение, которое вы просите членов команды выполнить, требует времени. И часто самый большой убийца времени находится в самом начале, когда сотрудников должны выяснить, что такое политика поездок в первую очередь .

Каждый вопрос отнимает время (руководителей и сотрудников), а каждая ошибка его умножает.

И это вредит усилию. Чем более трудоемкими и утомительными являются эти задачи, тем меньше вероятность того, что члены команды действительно захотят их выполнять. Они пропускают шаги, игнорируют определенные правила, и теперь ваша блестящая политика в отношении поездок - это просто воспоминание.

Если не автоматизировать. Вы можете встроить свою политику в отношении поездок в систему управления поездками, и тогда никто не должен ее запоминать или задавать вопросы.Они просто следят за процессом от шага к шагу, все время делая то, что от них требуется.

Это похоже на видеоигру - вы не можете перейти на следующий уровень, пока не закончите этот.

Результат - бронирования командировок с меньшим количеством ошибок (если таковые имеются) и административная группа, которая может выполнять более важную работу . Кроме того, если сотрудники могут самостоятельно бронировать поездки, они могут спланировать поездку, которая им больше всего подходит.

Вы по-прежнему можете включать любые правила или ограничения по своему усмотрению.Вы можете ограничить бюджеты до соответствующих сумм (автоматически) и даже ограничить доступных поставщиков, если это действительно важно.

По сути, он настолько гибкий и удобный, насколько вы этого хотите.

Итак, если вы не хотите создавать все с нуля, какие у вас есть варианты?

Отличные инструменты для управления поездками

Мы написали еще один пост о нашем любимом программном обеспечении для управления поездками.

TravelPerk

Имя

TravelPerk быстро становится популярным в сфере деловых поездок.Платформа использует удобство сайтов личного бронирования путешествий, которые вам нравятся , и добавляет больше безопасности и контроля. Сотрудники могут обслуживать себя и составлять маршрут, который они предпочитают, в то время как компания может добавлять любые ограничения, которые ей нужны.

Также намного проще управлять бюджетом, потому что все покупки совершаются в одном месте. Таким образом, финансовые отделы получают немедленный обзор всех заказов на поездки, без необходимости постоянно просить сотрудников об обновлениях.

TravelPerk поможет вам сэкономить деньги благодаря дешевому инвентарю.Ваши команды по-прежнему могут выбирать отличные, недорогие варианты перелетов и отелей на той же центральной панели управления .

TravelBank

Сердце TravelBank работает так же, как TravelPerk - ваши команды могут бронировать собственные поездки прямо на платформе. Опять же, все тщательно отслеживается, поэтому вы можете держать свои расходы под контролем.

Инструмент также включает некоторые функции управления расходами, которые могут быть очень полезны . Когда сотрудник совершает покупку на свои деньги, он может загрузить квитанцию ​​в TravelBank.Создается отчет о расходах, и компания может начать процесс возмещения.

Это позволяет сэкономить много времени на отчетах о расходах, которые каждый месяц серьезно сказываются на бизнесе. Он также сокращает количество простых ошибок, таких как потерянные квитанции , что порадует финансовую команду.

Trippeo

Третий из наших инструментов со знаком «t» - это Trippeo. Это работает примерно так же, как в двух приведенных выше примерах. Пользователи могут бронировать путешествия через платформу, а затем следить за своими расходами в результате .

Trippeo также включает некоторые специальные инструменты управления расходами, которые, похоже, очень популярны среди пользователей. Когда члены команды находятся в пути, они могут использовать инструмент для регистрации каждой покупки, как это происходит . После того, как они завершили поездку, у них уже есть свои расходы, и они могут легко попросить компенсацию.

И Trippeo - не единственный из наших инструментов, который решает проблему расходов в командировках ...

Spendesk

Spendesk в меньшей степени является инструментом управления командировками, но больше фокусируется на проблеме рабочих расходов в целом.Это невероятно ценно для путешествий, потому что самые большие проблемы обычно связаны с отслеживанием расходов как во время процесса бронирования, так и в дороге.

Как и другие инструменты, Spendesk отслеживает все ваши бронирования и платежи в одном месте, позволяя вам расплачиваться виртуальными и предоплаченными картами. Когда вам нужно забронировать авиабилеты или проживание онлайн, вы используете виртуальную карту, созданную платформой. В дороге у вас есть физическая предоплаченная кредитная карта.Таким образом, сотрудников ни за что не должны платить собственными деньгами .

Это означает, что больше не будет совместного использования кредитной карты компании и отчетов о расходах.

Прелесть этого заключается в том, что вам может даже не понадобиться система управления командировками (как описано выше). Ваша команда может использовать любой веб-сайт или поставщика, который им нравится, и вы все равно будете точно знать, сколько они потратили. Утверждение менеджера выдается заранее или в режиме реального времени , и каждая покупка соответствует правильному бюджету.

И самое главное: вы можете использовать ту же систему для всех остальных расходов , независимо от того, связаны они с поездками или нет.

Это подчеркивает одну из основных повторяющихся проблем, связанных с командировками компании: настоящая проблема заключается в том, как компании справляются с расходами.

Управление командировками и расходами

Мы в основном думаем о дорожных расходах как о вещах, за которые вы платите в дороге. Большинству сотрудников это врезается в голову из-за болезненного процесса составления отчетов о расходах, который происходит в конце командировки.

Но, конечно, командировочных расходов начинаются с первого бронирования . Обычно это самолеты, поезда или путешествие на автомобиле - как бы там ни было. А при хорошем управлении легко совместить эти расходы с затратами, которые придут позже.

Но большинство компаний терпят неудачу из-за того, что «хорошо управляются». Каждую поездку следует рассматривать как единое целое, с добавлением любых путевых расходов к перелетам и проживанию. Это дает истинную стоимость вашей экскурсии , которую затем можно сопоставить с бюджетом команды и общими расходами компании.

Почему это сложно?

У большинства компаний такие же проблемы с управлением расходами:

  1. Нет четкого, соблюдается расходная политика
  2. Каждая стоимость считается уникальной и не рассматривается как часть общей
  3. Они полагаются на небольшую горстку карточек компании
  4. Когда карточка компании недоступна (часто), сотрудники вынуждены тратить собственные деньги.

3 и 4 являются причинами, по которым отслеживание расходов компании может быть настолько сложным.Если все используют одни и те же кредитные карты компании, сразу становится непонятно, кто что потратил и почему. На данный момент практически невозможно отслеживать утверждения. .

У вас должна быть безупречная политика расходования средств и очень прилежная финансовая команда, чтобы это работало в долгосрочной перспективе.

И, как мы знаем, просить сотрудников платить из кармана - это верный путь к катастрофе. Вначале вы сэкономите небольшое количество хлопот (потому что вам не нужно настраивать лучшее решение), но компромисс заключается в том, что это очень трудно контролировать , создает больше документов каждый месяц , а сотрудников ненавидят это !

Если вам удалось решить перечисленные выше проблемы, значит, вы в значительной степени избавились от головной боли, связанной с организацией командировок.Все худшие части сводятся к расходам и расходам. И обычно потому, что эти процессы не были настроены намеренно .

По мере роста предприятий они, как правило, добавляют процессы по частям. Вначале, когда в компании всего 5 членов команды, обычно достаточно одной корпоративной карты. Основатель / генеральный директор знает, на что нужно потратить, и может производить большую часть платежей самостоятельно.

Но по мере роста команды к ней добавляется больше возможностей. Вы переходите от одной карты к трём и постоянно не понимаете, у кого какая.

Когда это становится невозможным, вы начинаете просить сотрудников подавать отчеты о расходах. Но по-прежнему половина ваших платежей поступает на карты компании, поэтому выстраивать все эти расходы становится рутиной .

И к тому времени, когда у вас будет выделенная финансовая команда и финансовый директор, существует так много разных способов тратить на работе, что все это превращается в беспорядок.

Решение ваших головных болей, вызванных путешествиями

Как мы надеемся, совершенно очевидно, что лучший способ решить ваши проблемы с поездками - это исправить расходы компании.Чем больше у вас специальных процессов, сделанных своими руками, тем сложнее оставаться в курсе всех дел.

Вместо вам нужен специальный подход к управлению расходами .

Лучше всего использовать способы оплаты, предназначенные для предприятий. Потому что корпоративные карты и отчеты о расходах на самом деле просто пластырь.

Лучший выбор - карты предоплаты. У них есть индивидуальные лимиты расходов, и поскольку они не привязаны к полному банковскому счету, риски для них очень низки.Кроме того, у вас может быть столько, сколько вам нужно - по одному на каждого командированного сотрудника.

Комбинируйте предоплаченные карты с виртуальными кредитными картами для онлайн-платежей . Они генерируются каждый раз, когда вам нужно забронировать авиабилеты или проживание. Каждый из них уникален, поэтому вам не придется использовать одни и те же данные кредитной карты в Интернете.

Оба эти метода оплаты включают предварительное утверждение (регистрируемое, чтобы вы всегда могли видеть, кто санкционировал расходы), и каждое списание назначается правильному спонсору и его команде.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *