Опись приема передачи документов образец: Акт приема-передачи документов | Образец — бланк — форма

Содержание

Акт приема-передачи документов. Образец и бланк для скачивания 2021 года

Посредством акта приема-передачи документов осуществляется документальная фиксация процедуры передачи документа от одного лица к другому как внутри организации, так и между сторонними организациями, физическими лицами и т.п.

Файлы в .DOC:Бланк акта приема-передачи документовОбразец акта приема-передачи документов

Передача документов как операция

Деловую деятельность любой организации невозможно себе представить без формирования документального фонда. Бухгалтерские, налоговые документы, распорядительная документация, описи товарно-материальных ценностей – и т.п., все это является частью делопроизводства, обеспечивающего рабочий процесс.

При смене руководителей или специалистов, ответственных за ведение документации, работодатель должен задуматься о том, чтобы:

  • обеспечить в полном объеме передачу дел (документов) от старого сотрудника к новому;
  • обеспечить в полном объеме прием документов новым сотрудником от старого.

Для этих целей составляется акт приема-передачи документов.

В процессе приема-передачи документов обеспечивается кроме этого и контроль фактического наличия документов. Если в процессе передачи документов выявляется факт утери документов, которые до этого наличествовали, может наступить дисциплинарная, административная или даже уголовная ответственность.

Правильно оформленный акт приема-передачи может быть использован сторонами в суде как доказательство наличия или отсутствие документа на момент его составления.

Кроме того, актами приема-передачи оформляется передача документов сторонней организации, архиву и т.п. Также в качестве сторон акта могут выступать и физические лица. Оформление таких актов практически аналогично оформлению внутреннего акта за исключением того, что в акт вносятся реквизиты не одной, а нескольких организаций или паспортные данные лиц, передающих и принимающих документы.

Оформление акта

Форма акта приема-передачи документов законодательно не регламентируется. В организации могут иметься свои формы, разработанные с учетом ее нужд.

Оформляется акт в необходимом количестве экземпляров, как правило, в двух, если речь идет о сторонней организации или приеме-передаче документов между гражданами, или одном, если акт внутренний. При необходимости передающий документы сотрудник может сделать себе копию акта.

Акт приема-передачи документов содержит в себе следующие разделы:

  1. «шапку», в которой указываются данные об организациях (организации): наименование, адрес, ОГРН, ИНН и иные реквизиты;
  2. ниже под «шапкой» — название документа, его номер и дату составления;
  3. ФИО лица, передающего документы, должность, если необходимо – паспортные данные;
  4. ФИО лица, принимающего документы, должность, если необходимо – паспортные данные;
  5. оформленный максимально подробно список переданных документов (регистрационные номера, количество дел, томов, указание на оригинал или копию документа, количество листов и т. п.). В некоторых случаях, если документов много, допускается приложение к акту описи дел. В этом случае в акте делается отметка «Согласно описи от ________ года»;
  6. отметки о состоянии (утрате, обнаружении) документов, если это необходимо, например, «Приказ от 21.12.2021 года №П-11 «О назначении ответственного лица» утрачен после пожара;
  7. отметка об итоговом количестве переданных документов цифрами и прописью;
  8. подписи сторон, расшифровка.

С момента подписания акта обеими сторонами ответственность за хранение документов принимает на себя принявшая их сторона. Никаких претензий к передавшей документы стороне быть предъявлено не может.

Опись передаваемых документов — образец 2020 и 2021

Основное назначение

Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

  • отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
  • оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Передаточная опись, образец 2020

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  • наименование организации, откуда исходит документация;
  • наименование организации, куда передается пакет;
  • дата составления перечня;
  • порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
  • общее количество листов для передачи;
  • Ф. И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Основные разновидности

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

  • к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
  • к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

  • бухгалтерская отчетность;
  • кадровые бумаги;
  • уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

  • порядковый номер бумаги;
  • индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
  • дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
  • заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
  • номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
  • примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
  • итоговое количество листов в передаваемом деле;
  • дату составления, должность, Ф. И.О. и подпись составителя.

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов:

Сдаточный перечень документации

Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

  • крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
  • срок хранения.

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону.

Опись дел постоянного хранения

Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения». Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.

Правила работы архивов организаций

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Читать продолжение в КонсультантПлюс

Документ "Реестр передачи документов образец бланк"

Для передачи документов обычно пользуются акт приема-передачи, который призван зафиксировать факт перехода документации от одного сотрудника другому.

Это могут быть договоры фирмы, учредительные документы, кадровые или бухгалтерские, любые другие документы, для внутреннего использования и для внешнего, необходимые при взаимодействии с другой организацией.

 

Порядок составления акта передачи документов

Для порядка и возможного контроля документацию следует передавать, используя акт приема-передачи, который так же можно назвать реестром, который должен содержать следующие данные:

  • название документа;
  • место и дата его составления;
  • наименование юридического лица;
  • полное имя составителя самого акта
  • полное имя лица, которому переходят документы, а также наименовании его компании, если это не внутренний документ;
  • непосредственно перечень документов;
  • указание их регистрационного номера;
  • подпись лица и печать компании при необходимости.

 

Правила передачи документов

Для его создания нет определенной формы, поэтому его составление не вызывает особых трудностей. Изготавливается в двух экземплярах, по числу сторон.

Главное его достоинство состоит в том, в случае возникновения спорной ситуации, такой документ позволит доказать факт перехода документов.

Принимающая сторона должна внимательно изучить и сверить фактическое наличие с указанным в описи, и уже удостоверившись в правильности информации, подписываться под ней.

В случае такой необходимости может быть дана оценка дел, комментарии к проводимой процедуре для отражения объективности, тогда это включают в текст акта. Когда список документов слишком велик, его обычно оформляют приложением к акту.

Если речь идет о внутренних документах, то причиной передачи документов может быть перевод сотрудника на другую должность или его увольнение. Кроме того, документы, подающиеся в государственные органы, так же подлежат описи, на один экземпляр ставится пометка о дате получения и входящий номер.

В современном мире все чаще используется информация на электронном носителе, но тем не менее бумажное делопроизводство практикуется повсеместно. Иногда с использованием компьютером для ведения таких отчетов, где специальная программа содержит информацию о месте нахождении документации, какому лицу передана и в какой отдел.

Кроме того, последний этап «жизни» всех документов в любой компании — это размещение их в архиве. Для передачи дел в архив организации так же необходимо составить их опись, для чего так же используется акт передачи документов.

Ниже расположен типовой бланк и образец реестра передачи документов вариант которого можно скачать бесплатно.

Образец акта приема-передачи

_____________________________________________
(наименование субъекта
Российской Федерации)

_______________________________________________________________________
(наименование муниципального образования)

 

УЧАСТКОВАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ИЗБИРАТЕЛЬНОГО УЧАСТКА №______

 

АКТ

приема-передачи избирательной документации

 

 

Настоящий акт составлен о том, что  _______________________________________

                                                                                (инициалы, фамилия и наименование должности руководителя УИК)

участковой избирательной комиссии избирательного участка № ______ сдал(а) на хранение в ________________________________________________
                                                                              (наименование вышестоящей комиссии)

избирательную документацию по выборам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва согласно прилагаемой сводной описи.

 

Приложение:

1.  Сводная опись сдаваемых упакованных документов на ______ листах.

2.  Количество упакованных мест________________ (мешки, коробки).

 

 

                  Сдал:                                                                                Принял:

_____________________                                                           _________________________

     (подпись, дата)                                                                                                        (подпись, дата)

 

 

______________________                                        ___________________________

(инициалы, фамилия руководителя УИК)                                                           (инициалы, фамилия члена ТИК)

 

 

  М. П.                                                                 М.П.

нюансы и образец акта приема-передачи документов в архив

Ведение бухгалтерского учета напрямую связано с первичной документацией. Любая хозяйственная операция подтверждается документально. Соответственно ворох бумаг бесконечно растет и заполняет свободное пространство кабинета. Как правильно подготовить документацию к сдаче в архив, какие данные должен содержать акт приема-передачи документов в архив и зачем это нужно? Эта статья поможет разложить все по полочкам и упорядочить действия сдающей стороны.

Необходимость сдачи документов на хранение

За рабочий год на предприятиях накапливается огромное количество различных документов, по которым завершилось делопроизводство. У каждого первичного документа есть свой срок хранения, например, документы на сотрудников предприятия хранятся 75 лет, некоторая первичная бухгалтерская документация хранятся 5 и более лет, а проектная документация 20 лет.

Когда нужно сдавать документы на хранение:

  • В случае перемещения внутри организации
  • В случае отсутствия места для их хранения
  • При создании на предприятии электронного архива
  • При изменении юридического статуса организации (реорганизация, ликвидация, продажа)

Одной из функций предприятия является сохранность документов в течение указанного срока. Учет срока хранения начинается с начала следующего года, т.е. начало хранения накладной, датированной 05 августом 2017 года будет исчисляться с 01.01.2018 года.

Дела группируются по срокам следующим образом:

  • постоянное хранение
  • временное хранение
  • предназначенные к уничтожению

Готовим документы к хранению

Для того, чтоб работники архива приняли ваши документы, их необходимо верно оформить.Ниже представлено несколько правил, которые помогут подготовить дела в соответствии с требованиями.

Документы, предназначенные к передаче, можно группировать по следующим признакам:

  • номенклатура
  • хронология
  • дата
  • географический признак
  • алфавит

Перечень действий, которые необходимо выполнить до сдачи в архив:

  1. Сгруппированные документы сшиваются в твердый переплет.
  2. Листы дела сшиваются и пронумеровываются. Количество листов в деле содержит до 250 листов и не превышает толщину тома в 4 см.
  3. На последнем листе тома указывается заверительная надпись, которая включает количество прошитых листов.
  4. Если подшивка бумаг может нанести вред экземпляру (например, старинная рукопись), такие документы не сшиваются, а передаются в коробках или папках.
  5. Если заголовок дела не отображает содержание, то используют внутреннюю опись.
  6. При сдаче бухгалтерской документации нужно разделить первичную документацию и бланки строгой отчетности. При наличии таких бланков оформляется отдельная опись в присутствии членов комиссии. Данные документы являются материальными ценностями.
  7. Обложки дел формируются с учетом ГОСТ.
  8. Составляется опись. Каждое дело пронумеровывается и вносится в опись. На документацию, связанную с сотрудниками предприятия, формируются отдельные описи.

Документы группируются в дела, имеющие одну тему, с одним сроком хранения. Папки формируются в рамках одного календарного года и складываются с учетом хронологии событий. Приложения к документам прикрепляются вне зависимости от срока утверждения и даты. В случае неверного оформления или выявления несоответствия стандартам, документы возвращаются на доработку.

Что делать после сдачи в архив?

Если вы сдали документы в архив, о них можно забыть, но бывают случаи, когда важные бумаги могут покинуть стены архива. Если случилась такая ситуация, то выдача производится на основании распоряжения руководства. При выдаче запрашиваемого документа на его место подшивается лист-заменитель, в котором указана вся информация документа. Если запрашивается дело, то на его место помещают карту-заменитель.

Если документы изымаются по решению суда, то процедура проходит в присутствии представителей организации. В таком случае существует возможность снять копии изымаемой документации с указанием на них даты изъятия. На весь перечень изымаемых документов составляется протокол, который передается под роспись руководителю.

В случае кражи или порчи документов создается комиссия по расследованию, которую назначает руководитель. Если есть необходимость, участие принимают следственные и другие органы надзора. Результаты расследования фиксируется актом, который заверяется руководством, а копия передается в заинтересованные органы.

Формирование акта приема-передачи

Формат акта не унифицирован, но содержит ряд реквизитов, которые необходимо заполнить, это:

  1. Название акта.
  2. Акт нумеруется, проставляется дата и место оформления.
  3. Перечисляются все документы, готовые к передаче в архив. Кроме наименования, перечень содержит количество листов, указывается дата и тип документов (оригинал либо копия).
  4. В акте указываются действующие стороны акта: наименование ЮЛ, ФИО представителей.
  5. Документ заверяется печатью и подписями передающих/принимающих сторон.

Акты оформляются в двух экземплярах, если документы хранятся на предприятии, и в четырех, если документы сдаются в гос. архив.

Законодательством регулируется составление акта в случае, когда передаются бланки строгой отчетности/материальные ценности. В остальных случаях на рассмотрение руководителей и заинтересованных лиц.

Вариантов хранения документов два:

  • Вариант №1. Хранение на территории предприятия. В данном случае, допускается упрощенное оформление дел, которые хранятся до десяти лет. Такие пачки сшивать необязательно, допустимо хранение в скоросшивателях.
  • Вариант №2. Хранение в государственном архиве. Документы группируются в определенном порядке, сшиваются, нумеруются и передаются в гос. архив. Хранение документов в гос. архиве платное, хотя документы, касающиеся работников, гос. архив обязан принять безвозмездно.

Примерный образец акта приема-передачи документов в архив, вы можете посмотреть здесь:

Документооборот играет важнейшую роль в жизненном цикле предприятия. Очень часто приходится восстанавливать информацию, хранящуюся в документах прошлых лет. Архивное дело способно организовать процесс по сохранности, поиску и предоставлению необходимых бумаг в кратчайшие сроки. А оформление акта даст гарантию передающей стороне, что вся документация находится в надежном месте и ее сохранность обеспечена. Держите документы в порядке!

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в муниципальный архив из архива мирового судьи Московской области: бланк, образец 2021

Приложение 23 к Инструкции по организации работы архива мирового судьи Московской области

УТВЕРЖДАЮ                                УТВЕРЖДАЮ
_______________________________          __________________________________
(мировой судья)                  (заведующий муниципальным архивом)
_________ _____________________          _________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)          (подпись)   (расшифровка подписи)

Гербовая печать                           Гербовая печать

Дата ______________                      Дата ____________

АКТ
___________________ N ________
______________________________
(место составления)
приема-передачи документов
на постоянное хранение
в муниципальный архив

В связи с _____________________________________________________________
(истечением срока хранения документов
___________________________________________________________________________
(название фонда) в организации, ликвидацией организации и т. д.)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование мирового судьи)
передает, а _______________________________________________________________
(наименование муниципального архива)
принимает на государственное хранение документы   и  страховые   копии   за
________________ и справочный аппарат к ним:
(годы)

---------------------------------------------------------------------------
¦N п/п    ¦Название ¦Кол-во     ¦Кол-во принятых дел¦Кол-во    ¦Примечание¦
¦         ¦и номер  ¦экземпляров¦___________________¦страховых ¦          ¦
¦         ¦описи    ¦описи      ¦количество ОЦД     ¦копий     ¦          ¦
+---------+---------+-----------+-------------------+----------+----------+
¦    1    ¦    2    ¦     3     ¦         4         ¦    5     ¦    6     ¦
+---------+---------+-----------+-------------------+----------+----------+
¦         ¦         ¦           ¦                   ¦          ¦          ¦
+---------+---------+-----------+-------------------+----------+----------+
¦         ¦         ¦           ¦                   ¦          ¦          ¦
+---------+---------+-----------+-------------------+----------+----------+
¦         ¦         ¦           ¦                   ¦          ¦          ¦
+---------+---------+-----------+-------------------+----------+----------+
¦         ¦         ¦           ¦                   ¦          ¦          ¦
+---------+---------+-----------+-------------------+----------+----------+
¦         ¦         ¦           ¦                   ¦          ¦          ¦
+---------+---------+-----------+-------------------+----------+----------+
¦         ¦         ¦           ¦                   ¦          ¦          ¦
+---------+---------+-----------+-------------------+----------+----------+
¦         ¦         ¦           ¦                   ¦          ¦          ¦
----------+---------+-----------+-------------------+----------+-----------

Итого принято _____________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
(в том числе страховых копий).
В муниципальном архиве фонд N _________________

Передачу произвели:                     Прием произвели:
_______________________________         ___________________________________
(наименование должностей лиц,             (наименование должностей лиц,
производивших передачу)                     производивших прием)
_________ _____________________         _________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)         (подпись)   (расшифровка подписи)
Дата ___________                        Дата _____________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение

Источник - Распоряжение Управления по обеспечению деятельности мировых судей МО от 12.10.2009 № 38

Опись документов при передаче дел образец

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования. Этот перечень помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Нормы составления

Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций. Мы предлагаем свой вариант шаблона — готовую опись передаваемых документов: образец скачать и применять легко, и это не будет нарушением закона. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Бланк должен включать в себя следующие сведения:

  1. Наименования передающей компании и адресата, например Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
  2. Дата составления.
  3. Собственно список в форме таблицы, с указанием:
  • номера;
  • полного наименования акта;
  • количества его экземпляров;
  • количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
  1. Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

В завершение процесса нужно завизировать опись передачи документов: бланк (образец ниже) подписывает лицо, которое отвечает за направление бумаг по адресу, а также отмечается принятие отправления с указанием Ф.И.О., должности принявшего и даты.

Опись документов для передачи другой организации

Образец показывает, что форма является простой табличной. Особое внимание нужно уделить заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию: это могут быть проверяющие органы, партнеры, контрагенты и т. п. Стандартная опись документов (образец), скачать которую можно для использования, приведена ниже.

При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.

Опись документов для передачи в архив: образец

Такая опись документов, бланк которой содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше, должна быть подготовлена, даже если архивируется всего одно дело.

Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет.

В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.

Если дела сдают в архив в электронном виде, нужно также их описать. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.

Утверждены формы списков дел, которые направляются в архивы государственных музеев, РАН, библиотек, муниципальных архивов. Они есть в Приказе Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273.

Перед тем как составить опись документов, образец можно скачать и свериться с ним либо заполнить его же и использовать в работе. Это возможно в случае, если в компании не используются фирменные бланки.

Основное назначение

Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

  • отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
  • оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Передаточная опись, образец 2019

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  • наименование организации, откуда исходит документация;
  • наименование организации, куда передается пакет;
  • дата составления перечня;
  • порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
  • общее количество листов для передачи;
  • Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Основные разновидности

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

  • к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
  • к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

  • бухгалтерская отчетность;
  • кадровые бумаги;
  • уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

  • порядковый номер бумаги;
  • индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
  • дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
  • заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
  • номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
  • примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
  • итоговое количество листов в передаваемом деле;
  • дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов:

Сдаточный перечень документации

Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

  • крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
  • срок хранения.

Опись дел постоянного хранения

Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения». Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.

Шаблон формы передачи запасов

- получите бесплатный образец

PandaTip: Этот шаблон формы передачи акций подходит для записи передачи акций или акций одной частной или государственной компании от одной стороны к другой. Также целесообразно зарегистрировать передачу в компании, акции которой передаются. Если вы хотите передать акции или акции более чем одной компании или использовать документ, который позволяет вам иметь больший контроль над условиями передачи, вам следует использовать наш Шаблон соглашения о передаче акций или, в качестве альтернативы, использовать несколько форм передачи акций (одна для каждый тип передаваемых акций или акций).Если в реестре компании в вашем штате или стране требуется заполнение стандартной формы «Форма передачи акций», то этот шаблон может не подходить для регистрации у регистратора, и вам, возможно, придется подписать дополнительный документ. Даже если этот документ не будет принят регистратором компании в вашей стране или заявлен, его все равно должно быть достаточно для заключения имеющего обязательную силу договора купли-продажи между двумя сторонами.

Полное наименование предприятия («Компания»)

[НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]

Адрес предприятия

[АДРЕС]

Регистрационный номер

[123456 C]

Полное описание безопасности

[ОБЫЧНЫЕ АКЦИИ НА 1 долл. США НА КАЖДУЮ]

Количество и количество акций

[100]

Эти ценные бумаги под номером

[101-200 (ЕСЛИ АКЦИИ НЕ НУМЕРАТЫ, ТО ВЫ МОЖЕТЕ УДАЛИТЬ ЭТУ СТРОКУ ИЛИ ЗАПОЛНИТЬ ЭТУ ОКНО «НЕ ПРИМЕНИМО»)]

Имя и адрес зарегистрированного (ых) держателя (ов)
(«Передающая сторона»)

[ИМЯ]

[АДРЕС]

Я / Мы настоящим передаем вышеуказанную ценную бумагу на имя Передающей стороны Получателю, указанному ниже, для Возмещения, изложенного ниже, и просим внести необходимые записи в реестры компании.

[ПОДПИСЬ ПЕРЕДАТЧИКА]

Возмещение

[СУММА ДОЛЛАРОВ]

Имя и адрес лица, которому передается ценная бумага.
(«Правопреемник»)

[НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]

[АДРЕС]

Дата передачи

[ДАТА]

PandaTip: Если вы переводите полностью оплаченные акции, вы можете использовать эту форму как есть.Если вы передаете частично оплаченные акции, вы должны добавить еще одну выше «Дата передачи» с надписью «ПОДПИСЬ ПЕРЕДАЧИ». Это связано с тем, что передача частично оплаченных акций налагает на получателя обязательства (аналогично уступке ссуды).

PandaTip: укажите стоимость в поле «Рассмотрение». Если акции передаются в подарок, вы можете указать в качестве стоимости 10 долларов США. Это связано с тем, что во многих государствах и странах контракт требует некоторого ущерба или убытков от имени обеих сторон (даже если это может быть номинальная сумма).

Шаблон соглашения о передаче акций

- Получите бесплатный образец

PandaTip: Это соглашение о передаче акций (или акций). Этот шаблон соглашения о передаче акций подходит для передачи акций как в частных, так и в государственных компаниях и может использоваться вместо формы передачи акций или в дополнение к ней. Это соглашение о передаче акций также может быть изменено, чтобы включить любые особые условия, связанные с передачей, которые были бы невозможны с формой передачи акций и подходят для передачи акций более чем одной компании, а также нескольких классов акций.

Настоящее Соглашение о передаче акций («Соглашение») устанавливает условия, на которых [ИМЯ ПЕРЕДАТЧИКА] («Передающая сторона») является Компанией, должным образом зарегистрированной в соответствии с законодательством [ГОСУДАРСТВА] с зарегистрированным номером [ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫЙ НОМЕР] и имея зарегистрированный адрес в [ЗАРЕГИСТРИРОВАННОМ АДРЕСЕ], передаст определенные акции, принадлежащие ему, [ИМЯ ПЕРЕДАТЧИКА] («Получатель»), являющейся Компанией, должным образом зарегистрированной в соответствии с законодательством [ГОСУДАРСТВА] с зарегистрированным номером [ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫЙ НОМЕР] и имеющей его зарегистрированный адрес [РЕГИСТРАЦИОННЫЙ АДРЕС] (вместе «Стороны»).

PandaTip: Если передающая сторона или правопреемник являются физическими лицами (а не компаниями), вам следует изменить приведенный выше пункт следующим образом: «[ИМЯ ПЕРЕДАТЧИКА] (« Передающая сторона ») владелец номера [ДОКУМЕНТ ПЕРЕДАТЧИКА] [НОМЕР ИДЕНТИФИКАЦИИ ПЕРЕВОДЧИКА] и проживает по адресу [АДРЕС ПЕРЕДАТЧИКА] ».

PandaTip: Если передаваемые акции продаются, то «Передающая сторона» означает продавца, а «Передающая сторона» означает покупателя.

ПОСКОЛЬКУ Передающая сторона является зарегистрированным владельцем тех акций или акций, указанных в Приложении A («Акции»).

ПОСКОЛЬКУ Передающая сторона желает передать Акции Получателю на таких условиях, которые изложены в настоящем Соглашении о передаче акций.

ПОСКОЛЬКУ Принимающая сторона со своей стороны желает приобрести Акции на таких условиях, которые изложены в настоящем Соглашении о передаче акций.

СЕЙЧАС, НАСТОЯЩИМ СОГЛАСОВАНО о нижеследующем:

1. ПЕРЕДАЧА АКЦИЙ Согласовано, что:

1.1. Передающая сторона передает Абсолютно все права собственности на Акции Получателю с учетом суммы, указанной в пункте 2.

1.2 передача является абсолютной и включает все права и обязанности, связанные с Акциями, включая, помимо прочего, все права на дивиденды, капитал и права голоса, и во избежание сомнений, любые дивиденды, которые причитаются, но еще не выплачены, подлежат выплате Получателю.

1.3 передача вступает в силу с момента заключения настоящего Соглашения о передаче акций и выплаты суммы, указанной в пункте 2.

2. ПЕРЕДАЧА ЦЕНА Согласовано, что Акции будут переданы по цене [ЦЕНА].

PandaTip: Добавьте сюда стоимость. Если акции передаются в подарок, укажите в качестве стоимости 10 долларов США. Это связано с тем, что во многих государствах и странах контракт требует некоторого ущерба или убытков от имени обеих сторон (даже если это может быть номинальная сумма).

3. СТОИМОСТЬ ПЕРЕДАЧИ Согласовано, что расходы по регистрации передачи Акций (если таковые имеются) будет нести Получатель.

PandaTip: Иногда компании взимают комиссию за передачу акций и выпуск новых сертификатов на акции, она может быть меньше 50 долларов США, но вы можете сначала проверить это.Если вы хотите, чтобы эти расходы были оплачены Передающей стороной или разделены между двумя Сторонами, вы можете изменить вышеуказанный пункт.

4. ВЛИЯНИЕ ОТСУТСТВИЯ ФОРМАЛЬНОСТИ Согласовано, что если предполагаемая передача акций не будет эффективной из-за отсутствия формальности (включая, помимо прочего, невозможность правильно зарегистрировать передачу в реестрах компании или из-за отказа директоров компании, Акции которой передаются), то результатом будет передача всей бенефициарной доли в Акциях Получателю путем создания траста в пользу Получателя как бенефициара, в котором Акции составляют субъект, а Передающая сторона является доверительным управляющим.

5. ГАРАНТИИ И ВОЗМЕЩЕНИЯ Согласовано, что:

5.1 Передающий гарантирует, что он является истинным владельцем Акций и имеет полное право на все их преимущества.

5.2 Передающий гарантирует, что он не действует в качестве номинального держателя или доверительного управляющего и что никакие другие права не существуют в связи с Акциями.

5.3 Передающая сторона гарантирует, что в отношении акций, независимо от того, зарегистрированы они или нет, нет никаких сборов или других обязательств, и что они полностью необременены (за исключением любого обязательства по выплате капитала в случае частично оплаченных акций).

5.4 Каждая Сторона настоящим заявляет, что у них есть все необходимые полномочия и разрешения для заключения настоящего Соглашения о передаче акций.

5.5. Каждая Сторона настоящим заявляет, что им не известно о каких-либо вопросах, находящихся под их контролем, которые могут иметь негативное или неблагоприятное влияние на выполнение их обязательств по настоящему Соглашению о передаче акций.

5.6 Права, выгоды, обязательства и обязанности, содержащиеся в условиях настоящего Соглашения о передаче акций, могут быть переданы любой Стороной с предварительного письменного согласия другой Стороны.

5.7. Любая задержка или невыполнение условий настоящего Соглашения о передаче акций, а также любая задержка принятия мер в связи с нарушением его условий какой-либо стороной не означает отказ от этих прав.

5.8 Каждая Сторона настоящим гарантирует, что не будет совершать никаких действий, которые могут нанести вред, затруднить или отрицательно повлиять на обязанности другой Стороны, изложенные в настоящем Соглашении о передаче акций.

5.9. Стороны безоговорочно гарантируют, что они принимают законы об исключительной юрисдикции и суды этой юрисдикции, изложенные в пункте 8 ниже.

5.10 За исключением случаев, когда из формулировки пункта и в отношении всего Соглашения о передаче акций ясно, что конкретный пункт предназначен означать иное, чем: любые слова, которые находятся только в единственном числе, будут считаться включающими множественное число (и наоборот), и любые слова, относящиеся к определенному полу, будут считаться включающими все гендеры, а любые термины, которые обозначают любую форму лица или людей, считаются включающими как юридических лиц (например, компании), так и физических лиц ( и наоборот).

5.11 Заголовки, содержащиеся в данном Соглашении о передаче акций, включены только в качестве справочной информации и для удобства пользования они не являются частью Соглашения о передаче акций.

5.12 Настоящее Соглашение о передаче акций может быть заключено на более чем одном языке по соглашению между Сторонами, и в случае возникновения противоречий между различными переводами настоящего Соглашения о передаче акций преимущественную силу имеет английская версия.

5.13 В случае, если какой-либо пункт (или любая часть любого пункта) будет признан незаконным или недействительным компетентным судом или другим юридическим органом, это будет иметь эффект недействительности и исключить только этот пункт (или любую его часть). любого пункта) только и не отменяет действие настоящего Соглашения о передаче акций в целом.

5.14 Настоящее Соглашение о передаче акций может быть заключено в одном оригинале или в нескольких экземплярах.

5.15 Настоящее Соглашение о передаче акций является обязательным для обеих Сторон в силу поведения обеих сторон и несмотря на любой дефект или ошибку в формальности его исполнения.

5.16 Передающая сторона настоящим безвозвратно возмещает убытки и соглашается сохранить возмещение и обезопасить Цессионария от любых и всех убытков, независимо от того, что они были вызваны нарушением гарантий или других условий настоящего Соглашения о передаче акций.

6. ИЗМЕНЕНИЕ Настоящее Соглашение о передаче акций может быть изменено, и любые изменения должны быть сделаны в письменной форме обеими Сторонами.

7. УВЕДОМЛЕНИЯ Уведомления, поданные в соответствии с любым условием настоящего Соглашения о передаче акций, должны быть поданы в письменной форме и будут отправлены только в том случае, если они будут переданы одной Стороной другой лично или доставлены по адресу для обслуживания соответствующей Стороны. . Уведомления могут быть поданы и доставлены только на английском языке.

8. ПРИМЕНИМОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО, СПОРЫ И АРБИТРАЖ Согласовано, что:

8.1 Настоящее Соглашение о передаче акций заключено под исключительной юрисдикцией законов [ГОСУДАРСТВА И СТРАНЫ].

8.2 Споры по настоящему Соглашению о передаче акций подлежат исключительной юрисдикции судов [ГОСУДАРСТВО И СТРАНА].

8.3 Несмотря на условия п. 8.2, обе стороны соглашаются, что в случае спора они вступят в арбитраж в Международной торговой палате перед одним арбитром, решение которого будет окончательным.

PandaTip: Если вы не желаете включать право на арбитраж или хотите выбрать другого арбитра, вы можете изменить или удалить этот пункт.Арбитраж иногда служит демонстрацией того, что в случае спора стороны должны присутствовать на частном арбитражном слушании и не могут использовать угрозу судебного иска для принуждения другой стороны.

В УДОСТОВЕРЕНИЕ ЧЕГО каждая из Сторон подписала настоящее Соглашение о передаче акций:

[ПЕРЕДАЧА]

_________________________________ ______________

[ИМЯ], [НАЗВАНИЕ] ДАТА

[ПЕРЕДАЧА]

_________________________________ ______________

[ИМЯ], [НАЗВАНИЕ] ДАТА

Приложение А (акции)

В состав Акций входят:

[ПРИЛОЖЕНИЕ A]

PandaTip: Этот график должен включать все акции или акции, передаваемые в соответствии с данным соглашением о передаче акций.Если передаются акции или акции более чем одной компании, каждая из них должна иметь свою собственную строку в таблице, подобной приведенной ниже. Вы должны как можно подробнее описать передаваемые акции. Постарайтесь указать класс акций, номинальную стоимость акций и то, оплачены они или нет. Мы включаем несколько примеров ниже:

Название и адрес компании

Количество акций

Класс акций

Номинальная стоимость

% выплачено

Эти ценные бумаги под номером

ABC Corporation Inc
Регистрационный номер: 123456

123 Main Street
Делавэр
США

1 040

Обыкновенный

1 доллар США

100%

1-1040

XYZ Holding Corp Ltd
Регистрационный номер: 123456

Уровень 12
Дом компании

140-150 Северная улица (индекс

)

Тортуга, BVI

10 000

Предпочтение

1 доллар США

100%

от 20 001 до 30 000

Acorn Trading Inc
Регистрационный номер: 123456
Британский дом

Набережная Темзы
Лондон, Англия

10

Обыкновенный

1000 долларов США за штуку

10%

1–10

PandaTip: ВНИМАНИЕ! Передача частично оплаченных акций (менее 100%) создает для получателя обязательства и аналогична передаче долга.В последнем примере (Acorn Trading) получение этих акций создаст обязательство в размере 9000 долларов для нового акционера.

PandaTip: Вы можете поставить параграфы на страницах этого соглашения, чтобы гарантировать, что расписание не может быть изменено позже.

Форма передачи

акций - Образец шаблона

Форма передачи акций (также называемая инструментом передачи акций ) - это стандартный документ , необходимый для передачи акций в компании.Он используется, когда акционер намеревается продать или передать акции своей компании другой стороне.

В нем указаны сведения о стороне, продающей или передающей (передающая сторона) свои акции другому (принимающей стороне), количество акций, подлежащих передаче, стоимость или стоимость каждой акции, компания, чья акции передаются и т. д.

Акции - это фиксированная идентифицируемая единица капитала, представляющая долю участника в компании .Как только сторона владеет акциями компании, эта сторона становится членом компании с правом передавать и передавать акции. Обратите внимание, что перед тем, как сторона сможет осуществить эту передачу, эта сторона должна владеть акциями этой компании и не может передать больше, чем она имеет.

Два основных класса акций, которые могут быть переданы, следующие:

  • Обыкновенные акции : Этот тип акций имеет более низкий приоритет, чем привилегированные акции, поскольку держатели обыкновенных акций не получают фиксированную сумму денег (подлежащую выплате в качестве дивидендов) от компании, а в случае ее ликвидации, держатели привилегированных акций получают выплаты раньше, чем держатели обыкновенных акций.
  • Привилегированные акции : Этот тип акций дает держателю право на фиксированный дивиденд, выплата которого имеет приоритет над дивидендами по обыкновенным акциям.

Как пользоваться этим документом

Этот документ используется стороной, которая намеревается передать свои акции компании другой стороне. Сторона, передающая свои акции, может быть компанией, физическим лицом или любой другой организацией.

По закону, если иное не указано в Уставе, акционеру частной компании запрещается передавать свои акции не члену без предварительного предложения тех же акций существующим акционерам.Следовательно, если акционер намеревается передать свои акции не члену, он должен убедиться, что Устав компании разрешает такую ​​передачу, прежде чем заполнять этот документ.

После заполнения этой формы плательщик и получатель (получатели) должны подписать этот документ. Если одна из сторон является компанией, компания может поставить свою общую печать на документе на документе, а либо два директора , либо один директор и один секретарь должны подписать документ .В качестве альтернативы, если нет общей печати, этот документ может быть подписан, скреплен печатью и доставлен либо двумя директорами, либо одним директором и одним секретарем.

Если любой из сторон является любая другая организация, уполномоченный представитель этой организации должен подписать документ.

После подписания документа передающая сторона должна подать этот документ и оригинал сертификата акций компании, акции которой были переданы, чтобы подтвердить передачу.

После того, как это будет сделано, компания должна подать этот документ в Комиссию по корпоративным делам (CAC) вместе с резолюцией совета директоров, разрешающей передачу, и заполненной формой CAC 2A (Return of Allotment).

Применимое право

К настоящему документу применяется Закон о компаниях и смежных вопросах, 2020 . Также к документу применяются общие принципы договора .

Как изменить шаблон

Вы заполняете форму.Документ создается у вас на глазах, когда вы отвечаете на вопросы.

В итоге вы получите его в форматах Word и PDF . Вы можете изменить его , а использовать повторно.

Бланк коммерческого коммерческого счета (договор купли-продажи) - Word

A Коммерческий счет - это юридический документ, который признает продажу и изменение прав собственности на бизнес и все его активы. Коммерческий торговый счет устанавливает условия продажи, детализирует ключевую информацию о покупателе и продавце и действует как ключевая запись окончательной транзакции.

Коммерческий торговый счет необходим и требуется всякий раз, когда продается бизнес. Этот документ нужен местным властям и властям штата как доказательство права собственности на разрешения и другие процедуры регистрации. Если коммерческий счет продажи не используется, то право собственности на бизнес может быть оспорено и оспорено, среди других юридических последствий.

Продажа бизнеса - долгий и сложный процесс. Это особенно верно, чем больше и сложнее ваш бизнес. Лучше проконсультироваться со своим юристом, советником по продажам и даже подумать о найме брокера, чтобы облегчить бремя процесса продаж.

Ниже мы предлагаем несколько шагов для начала.

Соберите обширную документацию по вашему бизнесу

Вам потребуется документация обо всем, что имеет отношение к вашему бизнесу, прежде чем выставлять его на продажу. Вам понадобится:

  • Учет налогов и доходов за последние три-четыре года
  • Подробный отчет об активах, которые нужно включить в свой бизнес
  • Фотографии вашего бизнеса
  • Руководство по ведению бизнеса
  • Список сотрудников и начисление заработной платы
  • Формы неразглашения информации
  • Финансовая отчетность
  • Страховые формы
  • Текущие контракты с клиентами и дистрибьюторами

Деловой счет продажи vs.договор купли-продажи

Также важно знать разницу между коммерческим счетом продажи и договором купли-продажи. Коммерческий чек используется для продажи и передачи бизнеса. В нем подробно описываются условия сделки на момент продажи и оформляется новый владелец бизнеса.

Договор купли-продажи используется для согласования будущих продаж или покупок. Этот тип документа может использоваться на начальных этапах переговоров для обеспечения бизнес-активов и условий, но это просто проект или обещание того, какой будет окончательная сделка.Этот документ не признает юридически новое владение или передачу бизнеса .

Знайте, как заполнить коммерческий счет

И, наконец, важно, чтобы вы знали, как заполнять коммерческий счет продажи. Для его заполнения вам понадобится следующая информация:

  • Дата продажи
  • Имя и адрес покупателя
  • Название и адрес продавца
  • Название компании и реквизиты, которые включают:
    • Государство регистрации
    • Адрес головного офиса компании
    • Активы, акции, личное имущество и другие интересы, входящие в состав компании
  • Закупочная цена
  • Дата перевода
  • Подписи и даты покупателя и продавца
  • Имена, подписи и даты свидетелей
  • Свидетельство о признании нотариуса

Это типичные включения в коммерческую расписку.В зависимости от условий продажи, а также законодательства штата и местного законодательства может потребоваться включить дополнительную информацию для совершения продажи.

Форма RP-5217-PDF, Отчет о передаче недвижимости

Мы рекомендуем вам использовать официальную форму RP-5217-PDF,

Отчет о передаче недвижимости , доступную на нашем веб-сайте, а не неофициальные формы, доступные где-либо еще. Хотя неофициальные формы могут показаться похожими, полученные штрих-коды могут не обеспечивать неизменно точные результаты.

Форма RP-5217-PDF,

Отчет о передаче недвижимости

Используйте загружаемый PDF-документ со штрих-кодом для передачи Недвижимости, расположенной во всех округах , кроме : округ Херкимер и районы Нью-Йорка.

Форма RP-5217-PDF со штрих-кодом НЕ предназначена для использования в качестве рукописного документа или документа для записи на пишущей машинке и НЕ будет принята клерком округа как таковой.

Для использования формы RP-5217-PDF требуется

Adobe Reader версии 8 или выше.Internet Explorer является предпочтительным браузером. Обратите внимание: пользователям Chrome сложно открыть эту форму Adobe.

Загрузите форму RP-5217-PDF для ввода данных на ваш компьютер.

Общая информация

RP-5217-PDF (документ формата Legal 8 ½ x 14)

RP-5217-PDF - это загружаемый из Интернета документ в формате PDF со штрих-кодом. (Он заменяет четырехкомпонентную бумажную форму RP-5217 без копировальной бумаги.) Составители форм будут вводить соответствующую информацию в форму и должны сохранять документ на своем ПК до тех пор, пока передача не будет завершена, а акт не будет подан клерку округа.

Управление файлами

Создание папки каталога и использование стандартных соглашений об именах для уникальной идентификации каждого RP-5217-PDF - Настоятельно рекомендуется отчет о передаче недвижимого имущества (т. Е. Мои документы / RP-5217 / SmithToJones). Затем в этот документ могут быть внесены изменения до момента, когда документ будет распечатан для подписей перед закрытием и / или записью акта. Распечатайте форму как документ формата Legal 8 ½ x 14 дюймов. Подписанный оригинал RP-5217-PDF должен сопровождать все документы и исправительные документы при их подаче к ответственному за запись.Также требуется регистрационный сбор.

Limited Элементы данных (дата продажи, полная цена продажи, орфографические ошибки и т. Д.) Могут потребовать изменения ПОСЛЕ заполнения и подписи формы. Проведите линию через элемент и распечатайте обновленную информацию над исходной записью компьютера.

Чтобы обеспечить доступ к самой последней версии документа RP-5217-PDF, настоятельно рекомендуется, чтобы пользователь возвращался на эту веб-страницу каждый раз при создании нового документа. Однако, если пользователь решит сохранить пустой RP-5217-PDF на своем жестком диске или в сети и использовать его в качестве основного файла / оболочки, он может сделать это с соответствующими рисками неиспользования самой последней версии формы, что может привести к отклонению формы при оформлении Акта.Если вы хотите получать уведомление об изменении версии для RP-5217-PDF, укажите свой адрес электронной почты.

Штрих-код

Обратите внимание, что штрих-код, находящийся внизу формы, который фиксирует все данные, введенные пользователем, пересчитывается каждый раз при изменении / добавлении / удалении информации. Форма должна сохраняться каждый раз при повторном открытии и изменении документа, чтобы зафиксировать изменения. Эта функция позволяет фиксировать изменения данных вплоть до того момента, когда документ распечатывается для подписей перед закрытием и / или записью Акта.Данные со штрих-кодом обеспечивают механизм для обмена и передачи данных между сторонами, которые в прошлом получали данные через четырехчастную бумажную копию RP-5217. Поэтому крайне важно, чтобы информация о переводе была полной, точной и вводилась с ПК в документ.

Информация об оценке

Несмотря на то, что форма содержит множество встроенных правок, воспользуйтесь ссылкой на RP-5217.pdf «Инструкции, ответы на часто задаваемые вопросы и муниципальную контактную информацию», чтобы получить помощь в обеспечении точности и полноты вводимой информации, уделяя особое внимание пунктам с 16 по 20.Соответствующая информация должна быть получена из последней налоговой накладной на момент продажи / передачи или последней окончательной налоговой ведомости города или города . Идентификатор налоговой карты / рулонный идентификатор (элемент 20) - это уникальный номер, который позволяет отличить каждый участок в муниципалитете. Очень важно расшифровать его именно так, как оно выглядит, включая точки и тире (т. Е. 087.77-1-22.2). Однако шестизначный код SWIS (например, 555689) не является частью идентификатора налоговой карты и НЕ должен включаться.

Кроме того, записи идентификатора налоговой карты / идентификатора рулона (позиция 20) связаны с «количеством отправлений оценочной ведомости, переданных по акту» (позиция 4).

В приведенном выше примере передается одна посылка. Следовательно, идентификатор налоговой карты, относящийся к этой посылке, будет введен в первую строку в элементе 20. Если передаются три посылки, то первые три строки в элементе 20 будут содержать три идентификатора для связанных посылок.

Контактная информация ОРПТС

По любым вопросам, на которые нельзя ответить через эту домашнюю страницу или связанные с ней ссылки, обращайтесь в Отдел управления данными по телефону (518) 474-1170.

Обновлено:

Uniform Conveyancing Forms / Minnesota.gov

Эти формы, которые относятся к передаче правового титула собственности от одного лица к другому или предоставлению обременения, такого как ипотека или залог, были утверждены Комиссаром Торговля, действует с 14 ноября 2018 г.

Если у вас есть вопросы относительно этих форм, мы настоятельно рекомендуем вам поговорить с адвокатом.

Пожалуйста, поймите, нашим сотрудникам запрещено давать юридические консультации, в том числе о том, какая форма вам нужна в вашей ситуации или как заполнить форму . Министерство торговли Миннесоты предоставляет бесплатный публичный доступ к этим формам для удобства публики.

  • Документы - 10 серии
    Включает в себя: Гарантийные документы, Акты ограниченной гарантии, Акты о прекращении действия требований, Акты для попечителей, Акты личного представителя, Акты для Консерваторов и передачу в случае смерти / отзыва.

  • Ипотека - 20 серия
    Включает: ипотечные кредиты, дополнения к ипотеке, уступку ипотеки, продление ипотеки, удовлетворение ипотеки, частичное освобождение от ипотеки, документы, связанные с выдачей ипотечных кредитов титульными компаниями, и соглашения о субординации ипотеки.

  • Договоры подряда - серия 30
    Включает в себя: договоры о сделке, договоры о добавлении к сделкам, уступку договоров о сделке и расторжение договора о сделке.

  • Залог и обременения - серия 40
    Включает: заявление о залоге, уступку залога, удовлетворение или освобождение от залога, аффидевиты, связанные с залоговым удержанием, получение и отказ от залога, Lis Pendens, подтвержденные заявления о незарегистрированном интересе и аннулирование

  • Аффидевиты - серия 50
    Включает: заключительные аффидевиты, аффидевиты, удостоверяющие личность, и аффидевиты для особого использования

  • Выкупа - 60 серия
    Включает: Уведомление о рассмотрении права выкупа, Уведомление о продаже права выкупа, Отчет о продаже имущества и уведомления.

  • Завещание - серия 70
    Включает: завещание и связанные с ним документы, судебные постановления и постановления, а также документы о медицинской помощи.

  • Брак-развод - серия 80

  • Трасты - серия 90

  • Доверенность - серия 100

  • Аннулирование - серия 110

  • Реестр

    записей - элементы данных

    Введение

    Записи агентства лучше всего инвентаризировать по сериям.Тот, кто проводит инвентаризацию, должен решить, какие элементы инвентаризации необходимы, а затем использовать форму или формы для сбора одинаковой информации по каждой серии.

    Формы инвентаризации серии (примеры)

    Текстовая, электронная форма инвентаризации серии микроформ | Инструкция

    Форма инвентаризации информационной системы

    | Инструкция

    Форма инвентаризации серии

    A / V | Инструкция

    Инвентарные элементы серии

    Чтобы быть полезным, реестр должен включать определенные элементы информации для каждой серии.Эти важные элементы описаны в следующих разделах. Хотя некоторые элементы полезны только для целей агентства (например, дата подготовки и идентификация лица, проводящего инвентаризацию), большинство из них необходимы для предоставления информации в Национальную администрацию архивов и документации (NARA) для планирования записей посредством подачи запроса на удаление документации. Полномочия (также называемые расписанием записей или просто расписанием). Как указано, NARA требует более полной информации о записях, предлагаемых для постоянного хранения, чем о тех, которые предлагаются для удаления.Если агентство предлагает записи об утилизации, которые позже NARA определяет как потенциально постоянные, оно должно затем изменить предлагаемое размещение на постоянное и предоставить NARA необходимую дополнительную информацию.

    Элементы инвентаризации серии с соответствующими инструкциями следующие:

    1. Дата подготовки

    Укажите дату составления описи.

    2. Делопроизводство

    Перечислите название и символ офиса, ведущего записи.Если этот офис получил эту серию из другого офиса, также укажите название и символ этого офиса и обозначьте его как «создающий офис».

    3. Лицо, проводящее инвентаризацию

    Укажите имя, место работы и номер телефона этого человека.

    4. Расположение серии

    Укажите точное местоположение серии; например, комната 233, здание B, приложение 1. Если серия находится в более чем одном офисе, необходимо провести инвентаризацию только один раз, а затем указать несколько местоположений.

    5. Название серии

    Дайте каждой серии краткое название. Такое название может быть получено из одного из нескольких источников:

    • Агентство, которое может использовать общепринятое название в своих обычных повседневных процедурах. Примеры: файл с указанием сотрудников, отчет о ходе выполнения проекта.
    • Лицо, проводящее инвентаризацию и предоставляющее описательное название. Примеры: записи управления имуществом, файл стенограммы собраний, файл анализа ссуды.
    • Название отдельной формы или типа документа, если оно применяется ко всей серии. Примеры: коносаменты, уведомления о действиях персонала, повествовательные квартальные отчеты.

    6. Даты включения

    Укажите самые ранние и самые поздние даты записей в каждой серии. Эта информация дополняет описание или является его частью и необходима для планирования записей, предлагаемых для постоянного хранения. Также необходимо определить, когда отрезать или разбить записи и передать их в центры документации или хранилища агентства.Наконец, это может дать ключ к разгадке темпов роста серии. Для файлов дела или файлов корреспонденции укажите самую раннюю дату только в виде года. Для серий, создаваемых во время инвентаризации, укажите самую последнюю дату с помощью обозначения «на сегодняшний день» или «до настоящего времени».

    NARA требует, чтобы агентства предоставляли инклюзивные даты для записей, предлагаемых для постоянного хранения, а также для разовых временных записей.

    7. Описание серии

    Четкое описание серии является основой успеха инвентаризации и графика.Это необходимо для более поздней оценки записей NARA. Также может понадобиться уточнить название серии. Примеры такого языка:

    • «Досье внутренних аудитов программ, операций и процедур агентства, а также внешних аудитов подрядчиков и получателей грантов. Состоит из аудиторских отчетов, корреспонденции и подтверждающих рабочих документов».
    • "Записи, относящиеся к внутренней административной или хозяйственной деятельности офиса, а не к функциям, для которых офис существует.Включите записи об организации офиса, укомплектовании персоналом, процедурах и коммуникациях; расходование средств, включая файлы бюджета; повседневное управление офисным персоналом, включая обучение и командировки; запросы и квитанции о расходных материалах, офисных услугах и оборудовании; и использование служебных помещений и коммунальных услуг. Может также включать в себя копии отчетов о внутренней деятельности и рабочей нагрузке офиса, такие как отчеты о ходе работы, статистические и описательные отчеты, отправленные на вышестоящие уровни ».
    • "Фотографии обычных церемоний награждения, светских мероприятий и других непрограммных мероприятий.«
    • «Запросы от общественности на формы и публикации».
    • «Запишите набор официальных директив, распространяемых в виде приказов, проспектов или руководств, объявляющих об основных изменениях в политике и процедурах агентства и относящихся к программным функциям».
    • «Переписка по вопросам Отделения, подготовленная на подпись Директора, и сопутствующие документы».
    • "Дело о грантах отдельным институтам на финансирование исследований, связанных с добычей полезных ископаемых.Включите предварительные предложения, предложения или заявки, патентную информацию, отчеты по проектам, исследования, сертификаты, соглашения, меморандумы, письма и другие записи, касающиеся получения, рассмотрения, присуждения, оценки, статуса и мониторинга грантов, а также распределения грантов. фонды и бюджеты проектов ".
    • "Рекордный набор публикаций в новостях и аналитических службах, таких как" Текущие новости "," Дополнительные ролики "," Текущие новости о равных возможностях "," Диалог в защиту радио и телевидения "," Избранные заявления "," Текущие новости в зарубежных СМИ "и" Пятничный обзор оборонной литературы ".«
    • "Информация, показывающая занятость в государственных учреждениях, частную занятость и финансовые интересы гражданских служащих и военнослужащих, необходимая для подачи таких отчетов в соответствии с AR 600-50. Сюда входят отчеты о занятости и финансовых интересах, дополнительные отчеты, отчеты об изменениях, комментарии к обзору и связанная информация."

    В предметах инвентаризации не должны выделяться номера форм, особенно при описании файлов дела или файлов транзакций. Такие файлы, состоящие из многочисленных форм и связанной с ними корреспонденции, составляют основную часть всех федеральных архивов.Примеры включают файлы контрактов, файлы требований, файлы ссуд, клинические файлы и файлы персонала.

    Каждая копия заполненной формы может стать частью отдельного дела, служа уникальной цели. В описи каждая копия теряет свою индивидуальность и включается в предмет, описывающий материалы дела, частью которого она является. Лицо, проводящее инвентаризацию, должно:

    • Выберите заголовок, описывающий функцию, выполняемую серией.
    • Пример содержимого нескольких папок в серии, чтобы определить общий вид документации в ней и диапазон тематического содержания.
    • Определите, документирует ли дело от начала до конца типичное дело. Например, в файле контракта папка может охватывать или не охватывать процесс закупок от выигравшей заявки до окончательного платежа. В противном случае необходимо найти дополнительную документацию и ее связь с серией, указанной в таблице.

    Описание каждой серии должно содержать достаточно информации, чтобы показать цель, использование и тематическое содержание записей. Избегайте таких терминов, как «разное» или «разное», которые ничего не добавляют к описанию.Уделите особое внимание описанию потенциально постоянных записей, потому что NARA требует более подробной информации о них. Включите в описание аудиовизуальных записей формат (например, 4 на 5 дюймов, 16 мм, полдюйма), поколение и темы.

    Наконец, важно описать различные компоненты аудиовизуальных, микроформ, картографических и связанных с ними записей. Например, в центральной лаборатории часто хранятся фотонегативы, в то время как различные подразделения агентства поддерживают специализированные серии или коллекции отпечатков.И негативы, и отпечатки являются компонентами записи, и их необходимо инвентаризовать и запланировать вместе с соответствующими вспомогательными средствами.

    8. Средний

    Укажите, является ли носитель записи бумажным, микроформой, электронным, аудиовизуальным или их комбинацией.

    9. Расположение

    Укажите используемую структуру или файловую систему. Примеры включают системы и схемы предметной классификации, расположенные в алфавитном порядке по предмету, в алфавитном порядке по названию заявителя, по географическому признаку по штатам, числовые по номеру контракта и в хронологическом порядке по дате отчета.Если в серии нет явного упорядочивания, отметьте его «без упорядочения». Если в серии есть второстепенные образцы аранжировки, перечислите их также. NARA требует, чтобы агентства указали порядок записей, предлагаемых для постоянного хранения.

    10. Объем

    Для неэлектронных записей объем записей выражается в кубических футах, а не в погонных футах или в любой другой среде измерения. Поскольку кубический фут представляет высоту, ширину и глубину, он дает реалистичное представление о фактически занятом пространстве.Также включите объем старых записей, которые могут быть завернуты в пачки или пакеты, или из негабаритных материалов, которые слишком велики для хранения в обычном файловом оборудовании. (Чтобы рассчитать содержимое контейнеров для файлов в кубических футах, используйте таблицу преобразования, приведенную в инструкциях по форме инвентаризации.)

    Хотя информация об объеме важна, число для каждой серии не нужно измерять с особой точностью. При вычислении объема ряда не включайте дроби, например полдюйма, а просто округляйте все числа до ближайшего кубического фута.Если серия составляет менее половины кубического фута, укажите объем как «незначительный» или «менее единицы».

    Точная точность не требуется при измерении объема любой явно большой серии. Просто возьмите образец файловых ящиков, чтобы убедиться, что они относительно заполнены, а затем умножьте количество заполненных файловых ящиков на соответствующий коэффициент преобразования. Для тех записей, которые не хранятся в файловом оборудовании, оцените количество ящиков для файлов, которые будут занимать записи, а затем примените соответствующий коэффициент преобразования.

    При инвентаризации аудиовизуальных, микроформ, картографических и связанных с ними записей укажите не только общий объем отснятого материала в кубических единицах, но и максимально точное количество элементов (например, 1200 отпечатков, 3500 негативов). Опять же, отбор проб может потребоваться для больших серий или коллекций. Если да, умножьте среднее количество предметов в кубическом футе (или другой мере) на общее количество кубических футов (или другой меры) в коллекции.

    Для электронных записей укажите объем с точки зрения размера файла (т.е., количество байтов.)

    Запрашивая полномочия по удалению, NARA просит агентства предоставить оценку объема записей, накапливаемых за год (если записи текущие и продолжающиеся), и общий объем на сегодняшний день для записей, предлагаемых для постоянного хранения, а также для разовых записей, предлагаемых для немедленного уничтожения. .

    11. Годовое накопление

    На основе информации, полученной от хранителя файлов, оцените годовой темп накопления для каждой серии, если записи являются текущими и продолжающимися.NARA просит агентства предоставить информацию о скорости накопления таких записей, предлагаемых для постоянного хранения, но не тех, которые предлагаются для удаления. Если записи больше не накапливаются, укажите «нет».

    12. Отсечка

    Укажите, как часто записи обрезаются и когда произошло последнее отключение. Если они не обрезаны, объясните, как неактивные записи отделяются от активных. Обрезать записи - значит разбивать или заканчивать их через регулярные промежутки времени, чтобы разрешить их удаление или передачу полными блоками, а для файлов корреспонденции - разрешить создание новых файлов.Инструкции по отключению требуются CFR для временных записей; NARA также настоятельно рекомендует использовать пороговые значения для постоянных записей.

    13. Справочная деятельность

    Оцените эталонную активность серии бумажных записей после обычного отсечения, поместив ее в одну из трех категорий:

    • Текущий или активный (используется более одного раза в месяц для каждой файловой панели).
    • Полутоковый или полуактивный (используется реже одного раза в месяц на каждый ящик для файлов).
    • Неактивный или неактивный (не используется для текущих операций).

    Информация о справочной деятельности или частоте использования особенно важна для бумажных документов, потому что она влияет на время и тип обращения, особенно в отношении внешнего хранения. Например, если объемные записи все еще актуальны или активны, храните их в офисе, а не передавайте в центр документации. Передача полутекущих или полуактивных записей в архивный центр, если выполняются другие условия, чтобы дождаться окончательного удаления, предписанного утвержденным NARA графиком записей.

    Справочная информация также может повлиять на изменения в практике подачи документов, если активна только одна часть серии. Это может даже выявить ненужные поиски.

    Поскольку большинство серий бумажных отчетов имеют относительно небольшой объем, накапливая менее 5-6 кубических футов в год, их справочные данные будут менее точными. Для объемных серий бумажных записей попросите хранителя файлов изучить справочную деятельность. Опрос должен содержать информацию о количестве запросов за фиксированный период, не более 3 месяцев; организационный источник запросов, включая источники вне агентства; цель запросов; и возраст запрашиваемых записей.Если в такой точной информации обследования нет необходимости, используйте кодовые слова для обозначения эталонной активности: текущая, полупериодическая и не текущая.

    Для аудиовизуальных записей укажите количество запросов копий в месяц, источник (и) запросов и причину запросов.

    14. Записи актов гражданского состояния

    Если записи квалифицируются как записи жизнедеятельности, укажите, являются ли они записями о чрезвычайных ситуациях, записями о юридических и финансовых правах или обоими сразу.Также укажите, являются ли они оригиналами или дубликатами. (См. 36 CFR 1223 относительно требований к ведению записей актов гражданского состояния.)

    15. Дублирование

    Укажите дублирование по форме или содержанию. Может существовать следующими способами:

    • Копия или другие копии могут находиться в том же организационном подразделении или в другом месте агентства. Копии могут содержать существенные отличия или обозначения.
    • Подобные данные или информация могут быть доступны где-нибудь в агентстве, либо в физическом копировании, либо в обобщенной форме.

    Если дублирование частичное, укажите его степень. Если информация записана как на электронном, так и на бумажном носителе, инвентаризация и планирование должны проводиться отдельно. Чтобы изучить дублирование в содержании, изучите документы и информационные потоки агентства. Подробные отчеты подчиненных или полевых офисов обычно резюмируются на более высоких уровнях. Понимание системы отчетности является основным для распознавания характера и степени дублирования.

    16. Поисковые пособия

    Отметьте наличие любых вспомогательных средств для ряда, особенно если записи должны быть предложены для постоянного хранения.Средства поиска идентифицируют содержание определенной серии, чтобы пользователи могли находить отдельные документы, файловые единицы или другие части серии. Они могут включать указатели, списки документов, списки заголовков файлов или контейнеров, а также руководства по классификации или регистрации. Если они охватывают более одной серии, обратите внимание на этот факт. Если вспомогательные средства поиска находятся не в том же офисе или районе, что и соответствующая серия, укажите их местонахождение.

    17. Ограничения доступа и использования

    Обратите внимание на любые ограничения на доступ и использование определенной серии.Такие ограничения могут быть следствием законодательных актов, распоряжений или распоряжений агентств. Два наиболее распространенных типа ограничений:

    • Конфиденциальность личных данных. Эти файлы ограничены, потому что они содержат информацию о лицах, чья конфиденциальность была бы нарушена, если бы информация была известна другим. Примерами являются налоговые декларации, медицинские записи и некоторые следственные файлы персонала.
    • Национальная безопасность. Эти файлы имеют классификационные отметки, такие как «совершенно секретно», «секретно» или «конфиденциально»."Они делают это потому, что их разглашение или передача информации в них неуполномоченным лицам может нанести ущерб национальной безопасности.

    Распоряжения регулируют политику и процедуры классификации национальной безопасности. Спецслужбы относят многие свои файлы к специальным законодательным и исполнительным органам. При решении вопросов, связанных с доступом и ограничениями, также соблюдайте Закон о свободе информации (5 USC 552) и Закон о конфиденциальности (5 USC 552a) с внесенными в него поправками. При необходимости проконсультируйтесь с должностными лицами агентства, ответственными за такие вопросы.

    NARA требует, чтобы агентства указали любые ограничения Закона о конфиденциальности в отношении записей, предлагаемых для окончательного уничтожения, и любые ограничения Закона о свободе информации в отношении записей, предлагаемых для немедленной передачи в Национальный архив.

    18. Состояние постоянного учета

    Во время инвентаризации обратите внимание на физическое состояние записей, которые являются фактически или потенциально постоянными, особенно тех, которые хранятся вне офиса. Выявить угрозы их сохранности и безопасности и предпринять соответствующие корректирующие действия.Угрозы включают в себя водопроводные трубы, электрическое оборудование, чрезмерное нагревание и / или влажность, паразитов и недостаточную безопасность.

    19. Диспетчерский орган

    Если серия имеет утвержденные полномочия по удалению, укажите график и номер позиции, а затем срок хранения.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *