Программа для компьютера секретарь – Скачать Программный комплекс «Секретарь» бесплатно для Windows XP, 7, 8, 10

Полезные программы для секретаря

Секретарь проводит за компьютером большую часть рабочего времени. Мы составляем документы, работаем с электронной почтой, ведем отчеты и журналы. Компьютер значительно облегчает нам работу. Сегодня мы поговорим о различных полезных программах, которые могут сделать работу секретаря еще более эффективной.

Секретарь проводит за компьютером большую часть рабочего времени. Мы составляем документы, работаем с электронной почтой, ведем отчеты и журналы. Компьютер значительно облегчает нам работу. Сегодня мы поговорим о различных полезных программах для секретаря, которые могут сделать его работу еще более эффективной.

Секретарь – профессия ответственная. Ежедневно необходимо выполнить множество дел, провести несколько встреч и телефонных переговоров, не забыть поздравить делового партнера руководителя и сдать очередной пакет отчетов в соответствующие инстанции. Редко какой человек способен удержать все это в голове, ничего не забыть и не перепутать. Здесь нам на помощь придут программы-органайзеры. Какие из них самые популярные?

KS Organizer – бесплатное приложение, эта программа лишена каких-либо изысков, однако исполняет все основные функции электронных органайзеров. KS Organizer состоит из четырех основных разделов:

  • Задачи. Планировщик заданий, для каждого из которых можно указать дату начала и завершения, приоритет, настроить систему оповещения звуком или текстовым сообщением. Записи о выполненных заданиях хранятся в отдельных папках.
  • Адресная книга. Каждая запись может включать фамилию, имя и отчество, адрес и место работы, два номера телефона, факс, адреса e-mail и сайта. Все записи сортируются по алфавиту, причем пользователь может самостоятельно указывать, под какой буквой хранить данную запись.
  • Календарь хранит записи о ежегодных и одиночных событиях. Даты, соответствующие каким-либо событиям, выделяются в календаре цветом.
    Программа может напомнить о любом предстоящем событии с помощью звукового сигнала или текстового сообщения.
  • Заметки. Записная книжка для хранения текстовых фрагментов.

Другая не менее эффективная и полезная «примочка» для компьютера секретаря - Power Notes.

Вся прелесть этой программы в том, что она представляет собой электронный аналог стикеров, всем знакомых разноцветных липких "напоминательных" бумажек.

Созданная с помощью Power Notes запись выглядит именно как стикер, "приклеенный" к экрану монитора. При создании такой заметки указывается ее заголовок, определяется размер и цветовое оформление. Раскрашивая заметки в разный цвет, пользователь как бы группирует их по тематике.

В любой момент можно убрать все заметки с экрана или, наоборот, "вывесить" все записи, хранящиеся в базе данных программы. Пользователи Windows 2000/XP могут создавать полупрозрачные заметки. Это очень удобно: заметка не мешает работе с другими программами и становится видна, если на нее навести курсор мыши. Кроме того, Power Notes исполняет функции "напоминалки": при создании записи пользователь составляет расписание, по которому она будет появляться на экране, один раз или периодически. Более того, появление записи-стикера на экране может сопровождаться запуском любого количества внешних программ (с необходимыми параметрами) или открытием в браузере указанных пользователем веб-страниц. Например, показ записи о необходимости написать письмо может сопровождаться открытием программы для работы с электронной почтой.

Особо важным записям присваивается статус VIP. Появляясь на экране, такие заметки мигают и издают постоянный звуковой сигнал так, что их абсолютно невозможно не заметить или проигнорировать.

И, наконец, Power Phone Book - типичный представитель электронных записных книжек. Она позволяет хранить подробную информацию о человеке и его месте работы. Каждая запись может содержать такие данные:

  1. Фамилия, имя, отчество.
  2. Компания, ее организационно-правовая форма, род деятельности, подразделение, в котором человек работает, его должность. Для удобства заполнения информации предусмотрены справочники, из которых можно выбирать:
  • Должность.
  • Род деятельности.
  • Организационно-правовую форму предприятия.
Подробные домашний и рабочий адреса, в том числе страна проживания, индекс, телефонный код региона. Рабочие, домашние и мобильные телефоны, номер факса и пейджер. Кстати, в программу встроен модуль дозвона по телефонному номеру с помощью модема. Адреса e-mail, ICQ-мессенджера и адрес сайта, персонального или корпоративного. Причем, если дважды щелкнуть по любому из этих полей, то запустится соответствующая программа: почтовый клиент, браузер или мессенджер. День рождения, фотография и другая информация.

Вся сохраненная информация представлена в удобном виде в основном окне программы. При большом количестве записей найти нужную не составит проблемы: достаточно воспользоваться алфавитным указателем или системой поиска.

В эту полезную программу для секретаря встроен собственный планировщик заданий, который напомнит о событии за несколько минут или даже дней до его наступления.

В дополнение ко всему, Power Phone Book (так же как и Power Notes) умеет "расклеивать" по экрану монитора липкие заметки.

Особо стоит отметить тот факт, что программа поддерживает работу через локальную сеть, то есть, с одной базой данных могут работать несколько человек одновременно. При соответствующих настройках можно обеспечить доступ к базе данных через Интернет, из любой точки мира. Согласитесь, это очень удобно - с освоением таких программ можно забыть о ворохе бумажек на столе и поиске телефона нужного человека в рукописном блокноте.

Успешной вам и эффективной работы!

Автор: Миролюбова Ника

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

О многих полезных программах для секретаря читайте на страницах журнала.

www.sekretariat.ru

Загрузить Личный Секретарь 1.103 (официальная версия, не торрент)

Многофункциональный органайзер. Содержит следующие функции и возможности: - Многопользовательский интерфейс - на одном компьютере могут хранить свои данные несколько пользователей, каждый из них - со своими настройками, каждый может защищать доступ к своим данным паролем - Менеджер проектов. Позволяет структурировать и сортировать свои дела и задачи, следить за выполнением. - Липкие заметки - цветные текстовые стикеры на рабочем столе. - Менеджер заметок - позволяет удобно управлять всеми заметкаи в одном окне. - Напоминания - устанавливаются для заметок и задач в Менеджере проектов на определенное время и дату. - Часы - отображают дату и время, всегда поверх всех окон. - Возможность ограничения доступа паролем и шифрование - Импорт/экспорт данных. - Настраиваемый интерфейс (шрифты, стили, цвета и тп). - Возможность автозагрузки программы. - Автосохранение данных по мере их ввода. - Поддержка горячих клавиш. - Мультиязычность (английский и русский интерфейсы). Программа протестирована на Win2k(SP3/SP4), WinXP(SP1,SP2).

Скачивать Личный Секретарь у нас безопасно:

* каждый файл с меткой из архива freeSOFT проходит ежедневную перепроверку антивирусом с новыми сигнатурами!

** freeSOFT участник программы Kaspersky White List

Файлы, отмеченные логотипом Kaspersky Trusted, были добавлены в базу "White List", как не содержащие вирусов и зловредных кодов. freeSOFT гарантирует, что Вы скачиваете неизмененные копии оригинальных файлов, переданных Лаборатории Касперского для тестирования. Нажмите на логотип, чтобы увидеть сертификат безопасности файла на сайте trusted.kaspersky.com

*** Мы проверяем ссылки на сайты авторов, но не можем гарантировать их безопасность. Поэтому рекомендуем пользоваться антивирусом при загрузке таких файлов.

**** Мы оповещаем вас о файлах с встроенным рекламным ПО.

Обязательно пишите в комментариях к программе либо через форму обратной связи о любых инцидентах. Мы всё читаем и принимаем незамедлительные меры!

freesoft.ru

Программа "Секретарь-делопроизводитель"

п/п

Наименование раздела

Часы

 

I. Организация работы приемной офиса

11

1

Функции и задачи секретаря

1

2

Обязанности, права, профессиональные и личностные качества секретаря

1

3-4

Организация рабочего места секретаря.

2

5

Планирование рабочего времени.

1

6-8

Телефонное обслуживание

3

9

Оформление телефонограмм.

1

10

Организация личного приема посетителей руководителем

1

11

Контрольная работа “Функции и задачи секретаря. Телефонное обслуживание”

1

 

II. Делопроизводство

86

12

История развития делопроизводства и секретарской службы.

1

13

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

1

14-15

Документ. Классификаторы служебных документов

2

16

Стандартизация и унификация документов. Трафареты документов

1

17

Бланк документа

1

18

Контрольная работа “Классификация служебных документов”

1

19-28

Реквизиты документов

10

29

Контрольная работа “Реквизиты документов”

1

 

Информационно-справочная документация

21

30-34

Служебные письма

5

35-36

Служебные записки

2

37

Объяснительная записка

1

38-40

Протокол. Выписка из протокола

3

41

Телеграмма

1

42

Телефонограмма

1

43

Факсограмма. Электронное сообщение

1

44-49

Оформление информационно-справочной документации

6

50

Контрольная работа “Информационно-справочная документация”

1

 

Справочно-аналитическая документация

10

51-52

Справка

2

53

Сводка. Заключение

1

54-55

Акт

2

56

Отзыв. Перечень. Список.

1

57-59

Оформление справочно-аналитической документации

3

60

Контрольная работа “Справочно-аналитическая документация”

1

 

Организационно-правовая документация

6

61

Организационно-правовая документация

1

62

Устав организации. Положение

1

63

Должностная инструкция

1

64

Инструкция. Регламент

1

65-66

Оформление организационно-правовой документации

2

 

Организационно-распорядительная документация

12

67

Организационно-распорядительная документация

1

68

Постановление

1

69-70

Приказ

2

71

Решение. Распоряжение. Указание

1

72-77

Оформление организационно-распорядительной документации

6

78

Контрольная работа “Организационно-распорядительная документация”

1

 

Система документации по личному составу

11

79

Заявление

1

80

Личный листок по учету кадров (анкета). Дополнение к личному листку (анкете)

1

81

Личная карточка (Форма Т-2)

1

82-83

Трудовая книжка

2

84

Характеристика. Автобиография

1

85

Резюме

1

86-88

Оформление документации по личному составу

3

89

Контрольная работа “Документация по личному составу”

1

 

Организация работы с документами

8

90

Документооборот в организации.

1

91-92

Обработка документов

2

93

Номенклатура дел

1

94

Регистрация документов

1

95

Контроль исполнения документов

1

96

Формирование дел. Хранение дел

1

97

Контрольная работа “Организация работы с документами”

1

 

III. Деловой этикет

3

98

Роль визитных карточек в деловом общении

1

99

Оформление визитных карточек

1

100

Общие вопросы организации переговоров

1

     

101

Подготовка к экзаменам

1

102

Проведение экзаменов

1

xn--i1abbnckbmcl9fb.xn--p1ai

Программы для секретаря делопроизводителя | vigor24.ru


Полезные программы для секретаря

Полезные программы для секретаря

KS Organizer – бесплатное приложение, эта программа лишена каких-либо изысков, однако исполняет все основные функции электронных органайзеров. KS Organizer состоит из четырех основных разделов: может напомнить о любом предстоящем событии с помощью звукового сигнала или текстового сообщения. Заметки.

Программы для секретаря делопроизводителя

Программы для секретаря делопроизводителя Программный комплекс «Делопроизводство 3.0»

(сервер + 3 рабочих местa) Общее количество рабочих мест не ограничено.

В системе 4 категории пользователей:

Описание Делопроизводство

При копировании материалов с сайта SoftSalad ссылка на источник обязательна!

Приложение для визуальной вёрстки документов.

Бесплатные офисные программы

Свободный набор офисных программ

Быстрое восстановление Exchange Server

Надежная киберзащита от вирусов, которой можно доверять!

Самый популярный антивирус в мире по статистике OPSWAT

Бесплатная программа для делопроизводства!

Бесплатная программа для делопроизводства! В новой версии бесплатной программы появились дополнительные возможности для организации совместной работы сотрудников на локальной сети – например возможность назначить пользователям режим «Видеть только свои документы». позволяет работать не только с MS Office, но и использовать бесплатный офисный пакет OpenOffice.org.

Обсуждения 15 сообщений

с наилучшими пожеланиями, руководитель отдела такого-то,

— Задачи. Планировщик заданий, для каждого из которых можно указать дату начала и завершения, приоритет, настроить систему оповещения звуком или текстовым сообщением.

Оптимизация работы секретаря

Оптимизация работы секретаря Поэтому схему каждый будет выстраивать сам.

А мы поможем советами – очень разными, но действенными, проверенными на практике мной и коллегами. Чем мы можем пользоваться в работе?

Нашим собственным опытом, советами коллег, достижениями современных компьютерных технологий, различными офисными приспособлениями и многим другим. Даже наше любопытство может сыграть отличную роль. Итак, наша цель – экономия времени.

Программа Секретарь-делопроизводитель Настоящая программа предназначена для подготовки секретарей (компьютерное делопроизводство) на базе Таксимовской общеобразовательной школы № 1 Квалификационная характеристика, включенная в программу, составлена в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.

Программный комплекс «Делопроизводство 0» предназначен для автоматизации стандартных процессов делопроизводства на предприятии в соответствии с гостом р 30-2003 «Унифицированные системы документации

Программный комплекс «Делопроизводство 0» предназначен для автоматизации стандартных процессов делопроизводства на предприятии в соответствии с гостом р 30-2003 «Унифицированные системы документации.

Требования к оформлению документов»

Описание программного комплекса «Делопроизводство 3.0», v .

Секретарь-референт

  1. +7 (495) 134-55-67

Характеристики Полное описание Выбранная нами технология разработки позволяет избежать дополнительных затрат на покупку лицензий и upgrade компьютеров.

Все процессы делопроизводства можно организовать как в локальной сети, так и на одном компьютере делопроизводителя.

vigor24.ru

Программа Электронный секретарь

В "Радио", № 2, 1998 г. было рассказано о приставке "Электронный секретарь ". В предлагаемой статье пойдет речь о программе для этого устройства. Телефон с АОН "Гамма" и приставка "Эксперт" также могут работать совместно с компьютером под управлением программы "Электронный секретарь ".

Программно-аппаратный комплекс "Электронный секретарь", состоящий из телефона "Гамма" (или АОН-приставок), компьютера IBM PC и специальной программы, является представителем нового направления в технологии обработки информации, получившего название "компьютерной телефонии". Программа "Электронный секретарь" работает под управлением операционных систем Windows 95 и Windows NT фирмы Microsoft.

Какие же преимущества по сравнению с обычным телефоном с АОН получает владелец телефонного аппарата и компьютера, используя программу "Электронный секретарь"? Прежде всего, преимущество использования программы - это переход от "безраздельного царства" цифр, доступ к которому возможен лишь через узкое окошко жидкокристаллического дисплея - к существенно более понятному миру слов. Теперь, если вам позвонил абонент, внесенный в записную книжку или базу данных, доступную программе, вы увидите не только номер его телефона, но и имя, фамилию и даже адрес. Без сомнения, такая информация усваивается лучше, чем просто цифры номера телефона вашего абонента.

Программа ведет учет всех приходящих и исходящих телефонных звонков с информацией о времени, дате и длительности каждого разговора - Вы сможете просмотреть эти данные в форме списка, где все данные о звонке (в отличие от телефонов с АОН) видны одновременно. Кроме того, если запись об абоненте с данным телефонным номером имеется в доступных программе базах данных, то его имя также будет указано в списке. Базы данных компьютера по приходящим и исходящим звонкам при этом не имеют ограничений по размеру.

Для обработки сообщений не обязательно, чтобы компьютер постоянно находился в рабочем состоянии. Телефон сохранит сведения о поступавших звонках в своей памяти и после включения компьютера передаст их для занесения в базу данных программы.

Благодаря программе вы сможете хранить в компьютере свою телефонную книжку в полном объеме со всеми данными и заметками, касающимися вашего абонента. Можно открыть записную книжку программы на любой букве алфавита. Дополнительно программа предоставит вам возможность поиска данных в записной книжке по заданному шаблону. Найдя необходимого абонента, вы сможете запустить автоматический набор номера его телефона, и программа сделает это (естественно, без ошибок).

Пятьдесят выбранных вами телефонных номеров абонентов, для которых будет производиться отбор по "черному" и "белому" спискам, вы можете записать в память телефона. В зависимости от установленного режима отбор по спискам означает либо автоматический отбой абонентам, включенным в "черный" список, либо автоматический отбой всем абонентам, кроме включенных в "белый" список.

Кроме записной книжки, программа позволяет подключать базы данных по абонентам, имеющие практически неограниченный размер, например, полную телефонную книгу по городу. Это может быть чрезвычайно полезно при использовании в справочно-информационных, аварийных и диспетчерских службах. Практически мгновенное получение сведений об абоненте в этом случае позволит исключить ошибки при принятии решений. Дополнительно программа автоматически документирует информацию о каждом обращении в диспетчерскую службу. Благодаря этому появляется возможность статистического анализа обращений по различным критериям и получения отчетов о работе службы.

Программа поддерживает также такую несвойственную распространенным телефонам с АОН, но весьма полезную функцию, как автоматический дозвон по группе телефонных номеров. Эта функция облегчает дозвон на крупные фирмы, имеющие офисные АТС, присоединенные к нескольким телефонным линиям. Как правило, большая часть этих линий бывает занята, чтобы дозвониться, необходимо производить утомительный перебор всего списка телефонных номеров фирмы. Программа сделает это автоматически, без вашего участия.

Еще одним аргументом в пользу "Электронного секретаря" является то, что только с этой программой вы можете полностью использовать возможности, заложенные в телефонный аппарат "Гамма"'. При наличии связи с компьютером аппарат, благодаря применению в нем микроконтроллера со встроенными АЦП и ЦАП, обеспечивает цифровую запись и воспроизведение речевых сообщений. Такие возможности в настоящее время являются уникальными и не реализуются другими аппаратами с АОН. Так как оцифровка голосовых сообщений требует большого объема памяти, то реализация этих функций возможна только при совместной работе с компьютером. Введение же в телефонный аппарат памяти, достаточной для хранения речевых сообщений, привело бы к неоправданному возрастанию его цены. Следует отметить, что для записи и воспроизведения сообщений не обязательно наличие в составе компьютера звуковой платы и микрофона. Эти операции можно производить, воспользовавшись средствами телефонного аппарата.

Одним из применений описанных функций может быть автоматическое документирование всех телефонных разговоров. Документирование может быть чрезвычайно полезно при работе диспетчерских и аварийных служб, а также в некоторых других случаях.

С помощью программы вы можете превратить свой телефон в автоответчик, обладающий расширенными возможностями. Теперь можно запись разные сообщения для разных абонентов или групп абонентов. Выбор того или иного сообщения производится программой по номеру телефона звонящего абонента. Просмотрев список, вы выборочно воспроизводите принятые сообщения, прослушиваете все сообщения подряд в режиме быстрого ознакомления (начальные части сообщений заданной длительности), или полностью прослушиваете всю последовательность сообщений, как в обычном автоответчике.

Особенностью работы программы в режиме автоответчика является также удаленное управление его действием. Вы можете позвонить вашему "электронному секретарю" и, управляя им с помощью сигналов тонового набора, прослушать поступившие за время вашего отсутствия сообщения или записать новое сообщение на автоответчик.

В дополнение к привычным функциям автоответчика система "Электронный секретарь" обеспечивает функции автоинформатора и автооповестителя. Сфера применения таких возможностей простирается от автоматического оповещения сотрудников о предстоящем совещании и передачи клиентам сообщений о наступлении срока оплаты услуг до оповещения персонала промышленных предприятий, служб городского хозяйства о возникновении чрезвычайных ситуаций. Совмещение функций воспроизведения и записи речи обеспечивает возможность автоматизированного проведения социологических опросов по телефону. Функции автоинформатора найдут применение в справочных системах фирм, предоставляющих клиентам справочную информацию о компании или организации. Автоинформатор может функционировать круглосуточно и не требует присутствия обслуживающего персонала.

Дополнительные возможности предоставляет входящий в состав программы планировщик дел и телефонных звонков. Планировщик вовремя нaпомнит вам о необходимости позвонить определенному абоненту и т. д. На базе планировщика можно реализовать автоматическую рассылку речевых сообщений различным абонентам в заданное время.

Для обеспечения документирования работы системы "Электронный секретарь" предусмотрена возможность печати отчетов по результатам работы и содержанию баз данных (например, распечатка содержимого записной книжки, информации по приходящим и исходящим звонкам за день, неделю, месяц, протоколы работы в режиме автоинформатора и автооповестителя и т. д.).

Программа также снабжена электронным справочником по кодам междугородной и международной связи с возможностью поиска по названию населенного пункта или по его междугородному коду. Теперь вам не потребуется искать телефонный справочник, чтобы позвонить в другой город - он будет всегда у вас под рукой. Решение обратной задачи - определение названия населенного пункта по его коду в счете на междугородные телефонные переговоры - также не составит для вас большого труда.

Для того чтобы начать пользоваться программой, не нужно вызывать специалиста. Просто установите программу на ваш компьютер, руководствуясь прилагаемой к ней инструкцией, и соедините кабелем телефонный аппарат и последовательный порт компьютера.

Литература

  • Коршун И. Новые телефоны с АОН. - Радио, 1997, № 8, с. 46.
  • Коршун И. АОН - приставка к компьютеру "Электронный секретарь". - Радио, 1998, №2, с. 56.57.
  • Автор: И.Коршун, г.Зеленоград

    shema.info

    Оптимизация работы секретаря

    Мы постоянно слышим, что время – самый ценный ресурс на планете. Возможно, это и не так, но времени постоянно не хватает, а значит, и ценится оно больше всего. Поэтому люди постоянно ищут способы экономии времени (вот если бы его можно бы было копить и хранить в специальном банке!). Вечное «ничего не успеваю» особенно актуально, когда речь идет о работе. Не успевать означает задерживаться по вечерам, работать в выходные дни и просто постоянно нервничать по поводу не выполненных вовремя дел. А от этого страдает вся остальная жизнь. Поэтому постараемся помочь вам оптимизировать рабочие процессы.

    По оптимизации работы сотрудников, различных служб, предприятий написано огромное количество статей. Вы даже можете пойти на специальный семинар. Я думаю, что нарисовать четкую схему, которой мог бы следовать любой секретарь, личный помощник или офис-менеджер, невозможно. Стиль, ритм и правила работы каждой из нас полностью зависят от начальников, специфики деятельности компаний, в которых мы работаем, и даже корпоративных традиций.

    Поэтому схему каждый будет выстраивать сам. А мы поможем советами – очень разными, но действенными, проверенными на практике мной и коллегами.

    Чем мы можем пользоваться в работе? Нашим собственным опытом, советами коллег, достижениями современных компьютерных технологий, различными офисными приспособлениями и многим другим. Даже наше любопытство может сыграть отличную роль.

    Итак, наша цель – экономия времени. Каким образом избежать завалов, дедлайнов и работы до глубокой ночи? Конечно, полностью застраховаться от этого у секретаря вряд ли получится, но к этому стоит стремиться.

    Принцип первый: не делайте чужую работу

    Пожалуй, одна из главных проблем в работе секретаря – это извечная необходимость всем и каждому помогать. Нет, конечно же, секретарь и есть помощник. Наша работа состоит в помощи другим: в зависимости от специализации вы можете помогать одному или нескольким начальникам, отделу или даже целой компании. И здесь очень важно понимать: ваши обязанности (как правило, они прописаны в должностной инструкции) – это и есть та самая помощь. Даже если вы работаете персональным ассистентом, очень часто приходится откликаться на просьбы сотрудников, посетителей, клиентов, звонящих по телефону. Отказывать в просьбе, если вы можете помочь, невежливо и недальновидно. Никогда не знаешь, в какой момент и чья помощь может понадобиться. Но здесь кроется подвох: к сожалению, многие люди любят перекладывать на других свою работу. Порой бывает очень сложно провести границу: где вы выполняете свои непосредственные обязанности и помогаете сотрудникам, а где на вас переложили чужие.

    Простой пример: в отделе стоит факс, которым пользуются сотрудники. В приемной секретаря управляющего директора также имеется факс – для внутреннего пользования. В случае поломки факса в отделе к вам будут обращаться с просьбой передать факс, и, конечно, вы не откажете. Но, увы, и после починки аппарата многие сотрудники будут продолжать носить письма и документы, отправлять которые у вас нет возможности, потому что если тратить на это свое время, вы не будете успевать выполнять основные обязанности.

    Поэтому секретарю необходимо четко проводить границы, уметь говорить «нет» и расставлять приоритеты, как ни банально это звучит.

    Даже при сломанном в отделе факсе важнее соединить шефа с нужным человеком, чем отправлять письмо одного из сотрудников.

    Почему такое происходит? Не только потому, что все не хотят работать. Просто многие сотрудники искренне полагают, что секретарь все дни проводит в ожидании различных просьб от них, а в перерывах между выполнением просьб скучает. Ваша задача – объяснить, что это не так. Возможно, это покажется резким и у кого-то вызовет обиду. Что ж, важно понимать, что в этом нет ничего страшного. Страшно будет не выполнить свои непосредственные обязанности и тем самым действительно подвести начальника или коллег.

    Принцип второй: планируйте время

    В обязанности большинства секретарей входит планирование рабочего дня руководителя. Можно применять этот же метод для вашей работы. Например, возразить: каким образом секретарю планировать свой день, если постоянно отвлекают и ситуация на работе подчас меняется с космической скоростью? Но ведь когда мы составляем расписание шефа, всегда приходится учитывать вероятность изменений, многие из которых происходят в самый последний момент. Той же схемой можно пользоваться и при планировании собственного рабочего дня: закладывайте дополнительное время на непредвиденные обстоятельства, составляйте расписание так, чтобы можно было поменять дела местами. И всегда привязывайте свой рабочий график к графику шефа. Например, если вы знаете, что завтра с 10.00 до 12.00 у него выездное совещание и он не будет к вам обращаться, можно наметить себе выполнение дел, до которых никак не доходят руки. Да, к вам могут прийти сотрудники или имеются срочные дела. Но если шеф занят, это делает вас более свободной, чем обычно, так как не нужно постоянно отвлекаться на его просьбы.

    Принцип третий: владейте информацией

    Причем не только владейте, но и управляйте ею. Регулярно проверяйте актуальность данных, если узнали что-то новое – запишите, сохраните в файл, распечатайте в специальную папку. Постоянно проверяйте и обновляйте данные в телефонной книжке, контакты в Outlook, базы внутренних и внешних телефонных номеров. Здесь может быть два варианта упорядочивания информации:

    · вносите соответствующие изменения сразу, как только о них узнаете;

    · выделяете себе для этого определенное время (например, один час каждую пятницу).

    Если вы выберете второй вариант, лучше завести специальную папку для хранения новых визиток, факсов с уведомлением о смене телефонных номеров и листочков из блокнота, где в спешке записаны важные номера.

    Наш совет. Если изменилась ваша контактная информация, постарайтесь оперативно сообщить новые данные всем, с кем регулярно работаете.

    Принцип четвертый: используйте современные достижения

    Невероятное счастье, что мы больше не используем печатные машинки, что компьютеры не просто вошли в нашу жизнь, а действительно стали способны сделать ее удобнее и легче. Пользуйтесь возможностями, которые вам дают современные программы.

    Например, программа Outlook позволяет создавать контакты, списки рассылки, вести календарь и создавать архивные папки. Последнее очень важно. Если вы создадите архивные папки, в которых можно хранить письма по различным темам, то сэкономите себе не только время, но и нервы. Допустим, если вы сохранили запрос в папке «Запросы», то при необходимости будет, во-первых, очень легко его найти, во-вторых, доказать, что вы действительно его отправляли. Кроме того, так можно сохранять подтверждения от гостиниц, электронные билеты и другие важные документы. Конечно, в случае необходимости можно обратиться в авиакомпанию или агентство, выписавшее электронный билет: они хранят их в течение года. Однако вы потратите много времени и будете зависеть от работы другого человека (у которого много своих дел). К тому же билет может понадобиться вам гораздо позже, чем через год.

    Из опыта автора. Для себя я установила лимит хранения билетов в архивной папке – три года. Не так давно мне пришлось оформлять начальнику визу в США. В процессе оформления необходимо заполнить анкету, где нужно указать точные даты предыдущих приездов за последние несколько лет. Два с половиной года назад начальник ездил в США, но, конечно, ни он, ни я не помнили точных дат. К сожалению, отметки в паспорте о пересечении границы были поставлены так нечетко, что даты невозможно было разобрать. Помогли, естественно, билеты. Я просто нашла в архивной папке по фамилии начальника билеты за нужный период и таким образом установила даты.

    Помните о том, что в Word и Outlook можно включить проверку орфографии, что значительно сэкономит ваше время. Осваивайте новые программы и лучше узнавайте старые. Например, в Excel сумму можно считать автоматически – при ведении расчетов в этой программе калькулятор уже не нужен.

    Помимо стандартных офисных программ, можно пользоваться и различными помогающими программами, такими как Punto Switcher. Эта программа не только автоматически меняет раскладку, но и помогает запоминать горячие клавиши, использовать автозамену и многое другое. А программа DeskStickers позволяет легко создавать цветные стикеры на рабочем столе. Многим это нравится, потому что позволяет не забывать о различных мелких делах (ведь блокнот у вас не всегда перед глазами, а обычные бумажные стикеры часто отклеиваются).

    На заметку. Сохраняйте полезные сайты в «Избранное». Вы также можете подписаться на рассылки профессиональных сайтов, чтобы узнавать о предстоящих семинарах, конференциях, различных новостях.

    Если вы проявите любопытство, поспрашиваете коллег, то легко сможете найти среди многообразия современных программ ту самую, которая сделает вашу работу удобнее, а жизнь легче.

    Принцип пятый: все в порядке

    Помните выражение «Порядок на столе – порядок в голове»? Всегда держите в порядке рабочий стол (желательно заниматься раскладыванием вещей по местам каждый день в конце рабочего дня). Порядок на столе не только позволит легко найти все нужное и держать важные предметы под рукой, но и произведет хорошее впечатление на начальника, коллег и гостей.

    Чистота и порядок должны царить не только на рабочем столе, но и в компьютере, шкафах, ящиках тумбочек. Регулярно выбрасывайте сломанные или ненужные вещи. Придумайте удобную для вас систему организации и хранения документов. Кто-то любит подвесные папки, кто-то хранит все документы в регистраторах в шкафу. Самое главное – чтобы вам было удобно.

    Как правило, секретарь хранит у себя канцелярские и хозяйственные товары. Регулярно наводите в них порядок. Таким образом вы будете знать, чего у вас нет, что нужно заказать, что скоро закончится, а чего хватит на год и не стоит тратить на это корпоративные деньги и свое драгоценное время.

    Принцип шестой: используйте профессиональные навыки

    ■ Слепая печать. Сейчас к секретарю редко предъявляют такое требование, как владение слепой печатью. Без этого навыка можно устроиться на работу и успешно справляться со своими обязанностями. И все же секретарю это умение необходимо – прежде всего, для экономии нервов и в качестве заботы о своем здоровье.

    ■ Скоростное чтение. Через секретаря или личного помощника идет весь документооборот компании. Мы просматриваем тома документов, прежде чем отнести их на подпись руководителю. Дело не только в том, что начальник может спросить вас о содержании документа, но и в том, что невнимательные сотрудники частенько указывают неверные даты, ошибаются в инициалах, оформляют документы не по правилам. На проверку подчас приходится тратить довольно много времени, документы бывают срочные, и сотрудник, их принесший, очень нервничает по поводу того, что вы еще и читаете документ.

    В настоящее время существует множество курсов и программ, обучающих скоростному чтению (его еще называют чтением «по диагонали»). Нам это вполне подходит: зачастую не нужно знать детальное содержание документа, достаточно понимать, о чем он, и отметить правильность заполнения ключевых граф.

    Принцип седьмой: применяйте шаблоны

    Мы каждый день создаем огромное количество различных документов: писем, заявок, приказов, служебных записок. Создайте шаблон для каждого вида документов (или несколько различных шаблонов, если требуется). Например, если в организации введен пропускной режим, создайте шаблон заявки на временный пропуск для гостя – в случае необходимости нужно будет заменить только Ф.И.О. и дату. Естественно, у секретаря должны быть образцы заявлений на отпуск, приказов, согласований и других документов, необходимых для работы. Лучше всего сгруппировать шаблоны по темам, чтобы в случае необходимости не тратить время на поиски.

    Принцип восьмой: сохранить и преумножить

    Ни для кого не секрет, что мы храним документы в соответствии с государственным стандартом делопроизводства и сдачи в архив. Документы делятся на документы постоянного и временного хранения. Первые мы убираем в архивные боксы и сдаем в архив (или помещаем в специально отведенный шкаф, если архива в организации нет), а вторые можно уничтожить по истечении срока хранения. А дальше зачастую начинается жуткая неразбериха. Некоторые ненужные документы могут годами пылиться в папках на полках, другие (нужные) отправляются в мусорную корзину, потом вы не можете найти позапрошлогодний запрос или прошлогоднюю претензию. Прежде всего необходимо узнать сроки хранения тех документов, с которыми вы работаете. Если в ваши обязанности не входит ведение кадрового делопроизводства, то не стоит забивать себе голову информацией о том, какой срок хранения имеют приказы о приеме на работу. Дальнейшие действия будут зависеть уже от специфики работы в конкретной компании или отделе. Если вы работаете в компании достаточно долго, то уже имели возможность узнать, какие именно документы и сколько нужно хранить в приемной. Если же вы только устроились на работу, постарайтесь выяснить этот момент у предшественницы или сотрудников.

    Маленькие хитрости. Конечно, у каждой из нас есть свои маленькие хитрости, позволяющие сэкономить время и наиболее удобно организовать работу в приемной.

    Например, многие любят приходить на работу пораньше. Полчаса до начала официального рабочего дня – время весьма продуктивное. Можно не спеша привести себя в порядок, свежим взглядом окинуть приемную, проверить списки намеченных дел, расписание шефа, выпить чашку кофе, почитать новости или что-то интересное в Интернете. Каждая из нас по-своему входит в рабочий ритм. Если вы влетаете в приемную в 9.00 и тут же начинаете отвечать на звонки, заваривая чай и одновременно снимая пальто, и чувствуете себя при этом прекрасно – не нужно ничего менять. Но если подобное начало дня вас раздражает, может, стоит начинать свой день немного раньше?

    Хозяйственные мелочи. Позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда были под рукой нитки и иголки (можно купить красивый набор), антистатик, необходимые лекарства, запасная пара колготок (которые имеют обыкновение рваться в самый неподходящий момент, когда нет времени бежать в магазин).

    И еще несколько советов

    ● Перед уходом приводите рабочее место в порядок. Утром на это может не быть времени.

    ● Не откладывайте выполнение задания (даже самого неприятного) на последний момент. В последний момент всегда возникает аврал и совершенно нет возможности работать.

    ● Заботьтесь о себе. Уходите на обеденный перерыв с рабочего места (даже если обед на офисной кухне занимает у вас десять минут), гуляйте, делайте что-то, не связанное с работой. В приемной в это время лучше не сидеть, иначе можно провести весь перерыв за объяснением всем остальным, что у вас время обеда. Кроме того, делайте перерывы в работе с компьютером (например, можно полить цветы).

    ● Проявляйте любопытство. К сожалению, мы часто теряем множество удивительных возможностей экономии времени. Одна моя коллега живет недалеко от станции пригородных поездов и всегда рассматривала эту станцию как возможность уехать на природу (которую она ни разу не использовала). Только через два года соседства ей неожиданно открылась истина: электричка идет еще и в обратную сторону, то есть в центр города, где моя коллега и работает. Дорога на работу теперь занимает двадцать пять минут, пробок не бывает, очередей на входе в вагон – тоже. Секретарю очень важно проявлять любопытство, постоянно смотреть по сторонам, интересоваться происходящим вокруг.

    Если вы столкнулись с какой-либо задачей впервые, не бойтесь просить о помощи. Можно обратиться к коллегам на работе, сотрудникам, друзьям, задать вопрос на форуме. То, что для вас в новинку, кто-то где-то когда-то уже делал, и этот человек может помочь. И сами сможете помочь кому-то советом, сэкономить чье-то время и почувствовать себя умницей и отличным специалистом.

    М.А. Юдакова,
    секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»

    www.profiz.ru

    Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.by

    Екатерина САЗОНОВА

    Бесспорно, современный секретарь не может обходиться без компьютера, который значительно ускоряет все рабочие процессы. Тем не менее вычислительную машину с установленным на ней пакетом Microsoft Office можно сделать еще полезней с помощью соответствующих программ. Именно о них мы сейчас и поговорим.

    К примеру, PuntoSwitcher. Зачастую мы забываем обратить внимание на то, в каком режиме раскладки находится клавиатура, и успеваем напечатать несколько строчек тарабарщины прежде, чем заметим оплошность. Данная программа следит за тем, какие символы набираются, и если русское слово вдруг начинается на мягкий знак, а вместо «привет» получается ghbdtn, Punto Switcher меняет раскладку и приводит набранный текст в должный вид. Кроме того, программа исправляет ошибочное нажатие Caps Lock, при необходимости помогает транслитерировать набранный текст на кириллице в латинские символы, а также позволяет вести дневник, который будет запоминать, какой текст набирался в том или ином приложении в определенный промежуток времени. Последняя функция значительно облегчит жизнь в случае сбоя программы: набранный текст можно будет легко восстановить.

    Еще одно приложение, которое станет подспорьем при набирании текста, — TypePilot. Оно позволяет создавать базу данных с короткими ключевыми словами и соотносить их с определенными фразами, которые секретарю приходится набирать помногу раз на дню. Так, к примеру, набранное ключевое слово «ув» Type Pilot автоматически развернет во фразу «С уважением, Иван Иванов». Пользуясь данной утилитой, вы сэкономите немало времени при наборе документов с повторяющимися формулировками.

    Сегодня сотрудничество с иностранными компаниями является обычной практикой. И, как правило, ведение деловой переписки, а также функции переводчика ложатся на плечи секретаря. Хорошим подспорьем в данном случае станет программа PROMT Professional 9.0. С ее помощью вы можете осуществлять перевод с русского на английский, французский, испанский, немецкий языки и наоборот (кроме русско-итальянского направления перевода, которое находится в стадии разработки). PROMT обеспечивает комфортную работу с переводимым документом в отдельном окне, но также легко встраивается в приложения MS Office 2000–2007 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) и Adobe (Adobe Reader, Adobe Acrobat Pro). Программа позволяет создавать и подключать базы Translation Memory для перевода типовых документов и терминов в соответствии с корпоративными стандартами. Это еще одна возможность существенно уменьшить количество времени, затрачиваемого на перевод и работу с документами.

    Кроме работы с различной документацией у секретаря есть еще много других обязанностей. Это проведение встреч и телефонные переговоры, составление отчетов и поздравления деловых партнеров. Но как обо всем упомнить? Работа станет гораздо проще, если обо всех ваших делах будет помнить программа-органайзер. К примеру, KS Organizer. Она включает в себя задачи, адресную книгу, календарь и заметки. Во многом принцип ее работы схож с теми, что имеются в мобильных телефонах, разве что возможности более обширны.

    Более интересным аналогом календаря и планировщика задач является программа Power Notes, которая позволяет создавать на экране монитора виртуальные стикеры-«напоминалки», не дающие забыть о важных делах. В Power Notes можно задать цвет стикера и периодичность, с которым приложение будет о нем напоминать. А если придать задаче статус VIP, то заметка о ней будет мигать и постоянно издавать звуковой сигнал — такое извещение будет сложно проигнорировать. Кроме того, задачу можно связать с запуском различных приложений, например, напоминание об отправке важного электронного письма будет сопровождаться запуском почтового клиента.

    На компьютере секретаря ежедневно создаются десятки документов, открываются дюжины веб-страниц и совершается множество других операций. Так что со временем вашему верному помощнику может понадобиться основательная чистка. В одном из прошлых номеров «Секретарского дела» мы рассказывали о том, как почистить компьютер вручную. Тем не менее в этом случае всегда остается, пусть и небольшой, риск удалить важный файл и нарушить работу операционной системы. Для тех, кто сомневается в своих возможностях или просто хочет сэкономить время, есть хорошая программа под названием CCleaner, которая ищет и безболезненно удаляет временные и неиспользуемые файлы, освобождая тем самым драгоценные мегабайты памяти и увеличивая производительность системы. Программа располагает удобным и понятным интерфейсом, так что даже неопытный пользователь при желании сможет настроить параметры чистки. Использование приложения раз в месяц поможет вам содержать компьютер в порядке.

    Порой случается так, что по неосторожности из памяти компьютера или c flash-карты мы удаляем нужные файлы. Бывает, что документы теряются в результате форматирования жесткого диска, переустановки Windows, из-за воздействия вируса или действия червя, неожиданного выключения компьютера, «зависания» программы. Зачастую мы смиряемся с потерей, хотя на самом деле возможность восстановления файлов есть. На помощь придет программа Recover My Files. Мощный инструмент для восстановления удаленных файлов возрождает документы, графические, музыкальные и видеофайлы, электронную почту. У приложения имеется много опций для поиска во временных папках, оно может обнаруживать и восстанавливать даже те файлы, которые не были сохранены.

    Перечисленные выше программы не являются уникальными в своем роде. Мы назвали лишь самые популярные и широко используемые продукты и показали, как с их помощью облегчить работу секретаря. Вы можете использовать именно их, а можете найти среди великого множества аналогов те, которые понравятся вам своим интерфейсом, дополнительными функциями и доступностью.

    Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
    оформить подписку на журнал

    profmedia.by

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *