Правильно написать расписку: Как правильно написать расписку о получении денег в долг: оформление документа

Содержание

Как написать расписку в получении денежных средств (бланк, образец)

Имеет ли юридическую силу расписка

Имеет ли расписка в получении денежных средств юридическую силу – это вопрос, который вызывает много споров.  

Давайте начнем с того, что расписка может быть написана в простой письменной форме или удостоверена у нотариуса. Естественно, второй вариант более «легкий» в случае, если придется доказывать, что бумага была подписана именно лицами, указанными в расписке.

Факт написания можно доказать и при составлении расписки в простой письменной форме, но это займет больше времени.

А теперь давайте рассмотрим вопрос юридической силы расписки, которая была заключена без заверения нотариусом. Согласно положениям статьи 808 Гражданского кодекса РФ, расписка является документом, который предоставляется в подтверждение договора займа.

Расписка договор займа ни в коем случае не подменяет. Но если она заключена в простой письменной форме, то этого достаточно для придания ей юридической силы.

То есть расписка о получении денежных средств имеет юридическую силу, даже если она не заверена нотариусом. 

Чтобы у сторон не возникло проблем, при составлении документа необходимо учесть все нюансы. О том, как правильно написать расписку, мы расскажем ниже.

Как правильно составить расписку на получение денег

При составлении расписки в получении денежных средств необходимо обратить внимание на правильность заполнения данных о заемщике и должнике. В обязательном порядке должны быть указаны следующие реквизиты:

  • ФИО полностью;
  • дата рождения;
  • данные о документе, удостоверяющем личность;
  • место регистрации и проживания.

Далее пишется сумма долга, желательно в цифрах и прописью. Более того, если денежные средства даются в долг не в рублях, а в иностранной валюте, рекомендуем прописать курс, согласно которому будет осуществлен возврат денег, чтобы избежать недоразумений.

Далее указывается информация о процентах, под которые дается денежная сумма в долг.

Обязательным условием в расписке является пункт о сроке возврата денег. Необходимо прописать точную дату, так как именно с этого числа и будут начисляться проценты за пользование чужими денежными средствами и отсчитываться срок исковой давности, если должник не вернет всю сумму в срок.

В конце документа ставятся дата составления документа и подпись заемщика. Рекомендуем кредитору сравнить подпись заемщика с его подписью в паспорте. 

Как правильно оформить расписку

Расписка в получении денежных средств должна быть составлена в простой письменной форме. Несмотря на то что возможен вариант заполнения документа в печатном виде, мы не рекомендуем им пользоваться. Связано это с тем, что по расписке в письменном виде легче провести почерковедческую экспертизу и доказать, что ее писал тот или иной гражданин. Одной подписи, которая ставится под напечатанной распиской, может оказаться мало. Кроме того, часто люди меняют свою подпись. Именно поэтому и рекомендуется сравнение подписей в расписке и паспорте должника.

Есть второй вариант оформления долгового документа – написать расписку в простой письменной форме и заверить ее у нотариуса. Данный вариант имеет свои плюсы и минусы.

К явным плюсам относится то, что нотариус удостоверит документ своей подписью. Соответственно, не придется доказывать, что расписка была написана именно должником, – факт уже будет засвидетельствован. Более того, нотариус может вам предложить образец расписки, если вы ее еще не составили.

К минусам можно отнести дополнительные расходы и потраченное время.

Кроме того, законодатель не требует обязательного нотариального удостоверения расписки для придания ей юридической силы. Вы это можете сделать для собственного успокоения.

Образец расписки о получении денег 

У нас вы можете скачать бланк, то есть шаблон расписки о получении денег: 

Бланк расписки в получении денежных средств

посмотреть

скачать

А также готовый образец расписки в получении денежных средств в долг: 

Образец расписки о выдаче суммы займа

посмотреть

скачать

***

Таким образом, расписка в получении денежных средств, даже составленная в простой письменной форме, без заверения нотариусом, имеет юридическую силу и может быть представлена в суде в случае невыполнения должником своих обязательств.

***

Еще больше полезной информации в рубрике «Расписка».

Как правильно написать расписку о передаче денег

Расписка — это документ, который подтверждает, что одна сторона передала определенную сумму денег другой. Расписку составляют не только при передаче денег между обычными людьми. Документ оформляют, когда проводят расчеты с индивидуальными предпринимателями, юридическими лицами. Если составить расписку неправильно, можно потерять деньги, не получить оговоренные проценты.

Рассказываем, как правильно составить расписку, в каких случаях оформляют документ и что нужно написать, чтобы доказать в суде свою правоту, если вторая сторона отказывается возвращать деньги.

Расписка подтверждает, что одна сторона получила от другой деньги. Фото: www.rubaltic.ru

Для чего нужна расписка — нюансы оформления документа

Расписку оформляют, чтобы подтвердить, что одна сторона приняла деньги от второй стороны. Кроме суммы, которая получена, расписка включает такую информацию:

  • для чего были переданы деньги;
  • на каких условиях получены средства;
  • как деньги должны возвращаться, если это предусмотрено.

Если между сторонами возникнут разногласия по любому вопросу — использование полученных денег, их возврат, процент за предоставление, они могут обратиться в суд. В суде именно расписка будет доказывать факт передачи денег и условия, о которых обе стороны договорились.

Когда пишут расписку

Поводов для оформления расписки о получении денег может быть несколько:

  • предоставление денег в долг;
  • оплата аренды объекта: транспортного средства, техники, недвижимости;
  • внесение задатка за покупку квартиры, дома, земельного участка и другого имущества;
  • покупка имущества;
  • получение выплат. Например, алиментов на содержание ребенка;
  • внесение предоплаты или оплата за оказание услуг, выполнение работ.

Если деньги передают для временного пользования, чаще всего оформляют не расписку, а долговое обязательство. Такой документ включает больше информации о порядке передачи денег, особенностях их использования и правилах возврата. Закон не запрещает по желанию сторон оформлять расписку, но тогда нужно указать в ней все условия, которые были оговорены сторонами перед передачей денег.

Имеет ли расписка юридическую силу?

Расписка имеет юридическую силу — это документ, который подтверждает передачу денег. Она используется в качестве приложения к другим договорам или может оформляться как самостоятельный документ.

Юридическую силу имеет только оригинал расписки. Фото: dolgi.org

Законную силу расписка имеет даже при условии, что в ней есть грамматические ошибки. Но они не должны быть такими, которые не дают возможности установить существенные условия предоставления денег. Например, в качестве доказательства передачи денег могут не принять расписку, в которой из-за ошибок невозможно определить сумму, отраженную в документе прописью.

В качестве доказательства того, что деньги были переданы второй стороне, нужно хранить именно оригинал документа. Если возникнет необходимость для обратиться в суд, копия документа не подойдет — на заседаниях потребуют предоставить оригинал.

Кто пишет расписку

Расписку должен писать тот человек или официальный представитель физического или юридического лица, который принимает деньги.

В некоторых случаях допускается оформление расписки не тем, кто принимает деньги, а его официальным представителем. Но сначала пишут доверенность на получение денег другим человеком. Тогда в расписке обязательно указывают, что деньги приняты на основании доверенности, отражают номер доверенности и данные о том, где и когда ее выдали.

Что будет, если не оформлять расписку

Расписка не относится к обязательным документам, без которых невозможно дать деньги в долг, оставить предоплату, внести залог. Но если ее не будет, одной из сторон будет тяжело доказать, что деньги передавались.

Если стороны решили не оформлять расписку, но возникли какие-либо разногласия, доказательством передачи денег могут служить:

  • чеки об операции перевода средств между счетами. При переводе денег нужно указать назначение платежа. Если деньги передаются по предварительно составленному договору, в назначении пишут название договора и дату составления документа;
  • сохраненная переписка между лицом, которое передало деньги, и тем, кто их принял. Это могут быть письма, отправленные на почтовый ящик, сообщения в мессенджерах;
  • квитанция об оплате;
  • записи телефонного разговора.

При передаче денег на счет нужно указывать назначение платежа. Фото: iv-capriz.com 

Как написать расписку на деньги — надо ли заверять у нотариуса

Как и оформление расписки, так и ее заверение у нотариуса не обязательны. Но стороны могут договориться и по собственному желанию подписать документ у нотариуса.

Поскольку обращение к нотариусу связано с дополнительными расходами, документ заверяют в случаях, когда речь идет о передаче крупных сумм.

Для чего нужны свидетели

Присутствие свидетелей не обязательно — достаточно оформления документа, свидетельствующего о передаче денег. Но если одна из сторон хочет, чтобы средства передавались в присутствии третьих лиц, закон не запрещает так делать.

В качестве свидетелей лучше приглашать незаинтересованных лиц — желательно, чтобы это не были родственники одной из сторон или друзья. Например, если оформляют предоплату за оказание услуг по ремонту дома, в качестве свидетелей можно пригласить соседей.

Если для передачи денег приглашают свидетелей, то сведения о них вносят в расписку. Свидетели должны быть готовы участвовать в судебном заседании, если потребуется подтвердить, что средства на самом деле передавали. Но свидетели не несут никакой ответственности за должника и не могут привлекаться для того, чтобы человек вернул деньги.

Как писать расписку на деньги

При передаче денег в документе нужно отразить информацию о том, кто передает деньги, кто их принимает, какая сумма передается, на каких условиях.

Документ можно напечатать на компьютере, но лучше написать расписку от руки. Одна из сторон может заявить, что денег не получала. В таком случае графологическая экспертиза подтверждает, что документ на самом деле написан человеком, чьи имя, фамилия и отчество указаны в расписке.

Расписку оформляют в одном экземпляре. Она хранится у того, кто передал деньги, и служит подтверждением факта получения средств.

Бывает, что расписка составляется в качестве дополнительного документа к договору. Например, при передаче денег по соглашению о задатке, которое оформляют перед продажей квартиры или дома. Пренебрегать составлением документа не нужно — договор о задатке свидетельствует только о намерении одной стороны передать деньги, а другой – получить их. А расписка уже подтверждает, что деньги переданы.

Расписка может подтверждать получение денег по соглашению о задатке. Фото: https://juridicheskii.ru/consult/2935

Требования к расписке о получении денег – что писать в документе?

В расписке должна быть такая информация:

  • место, где документ составлен. Не нужно указывать точный адрес, где передавались деньги — достаточно написать название города или населенного пункта;
  • дата, на которую составлялся документ. Она совпадает с датой, на которую были переданы деньги;
  • фамилия, имя и отчество человека, который передает деньги, его паспортные данные, адрес регистрации;
  • фамилия, имя и отчество человека, который принимает деньги, его паспортные данные и адрес регистрации;
  • информация о том, с какой целью передаются средства — предоставление денег в долг, внесение предоплаты за покупку квартиры, перечисление алиментов;
  • указание реквизитов договора, по положениям которого должны быть переданы деньги. Это может быть предварительный договор купли-продажи дома, соглашение о задатке, договор займа или другой документ;
  • сумма, которая была передана. Ее указывают цифрами и прописью — это исключает риск опечатки, когда указанная в расписке информация не будет соответствовать действительности;
  • подпись человека, который принял деньги;
  • подпись свидетелей, которые присутствовали при передаче денег, если они были.

В расписке указывают, для чего передаются деньги. Фото: rb112br.ru

При оформлении расписки дополнительно указываются:

  • ИНН и ОГРН, если одна из сторон — индивидуальный предприниматель;
  • ФИО руководителя компании, занимаемая должность, полное наименование юридического лица, ИНН и ОГРН компании, если деньги передает или принимает юридическое лицо;
  • курс на день получения средств, когда сумма передается в валюте;
  • сроки возврата денег, если предусмотрен их возврат;
  • сроки возврата средств в случае наступления определенных обстоятельств;
  • размер штрафов и пени на случай, если деньги не будут возвращены в срок;
  • способ возврата денег. Указывают, как человек должен вернуть деньги — наличными или переводом на банковскую карту. Если предусмотрен способ возврата в рассрочку, такую информацию тоже отражают. Еще при возврате в рассрочку дополнительно пишут график с суммами — когда и сколько денег нужно вернуть;
  • если деньги предоставляли под проценты, это тоже нужно указать — прописать размер процентной ставки.

Если деньги передает юридическое лицо или ИП, это указывают в расписке. Фото: psinshoko.ru

Если деньги передают по предварительно заключенному договору, то в расписке можно не писать все условия их использования или возврата. Такую информацию указывают в договоре. Например, в предварительном договоре купли-продажи дома пишут, что в случае его расторжения нужно вернуть задаток в течение 3 дней. Кроме этого указывают, как поступают с деньгами в зависимости от причины расторжания договора: задаток просто возвращают, не возвращают или возвращают в двойном размере.

Как назначать процент за пользование деньгами

Любой человек, физическое или юридическое лицо имеет право дать денег взаймы. В соответствии с положениями Гражданского кодекса РФ за использование денег сторона, которая их предоставляет, может установить процент. При отражении информации о процентах нужно учитывать законодательные нормы:

  • если установить слишком высокий процент, вторая сторона может потребовать их уменьшения через суд;
  • если в расписке не была указана величина процентов, автоматически может быть использована ключевая ставка Центрального банка РФ на момент предоставления долга;
  • если деньги были предоставлены в долг и должник вернет их раньше, то он может заплатить меньший процент. Например, одна сторона дала денег на год под 8%. Но если вторая сторона смогла вернуть их раньше — через 6 месяцев, то она имеет право заплатить только 4%.

Частые ошибки при составлении расписки

Ошибкой будет, если в расписке:

  • не указано название документа;
  • нет полной информации о том человеке, который принял деньги. Например, указаны только фамилия, имя и отчество, но нет данных паспорта и адреса регистрации;
  • на документе не расшифрована подпись — не указана фамилия, имя и отчество человека, который ее поставил;
  • не указано, когда переданы деньги;
  • не написано, когда нужно вернуть деньги. Это может быть конкретная дата или срок после того, как средства получены;
  • не указана сумма штрафа или пени, которую должна выплатить вторая сторона в случае, если она не вернет деньги вовремя.

Распространенная ошибка – отсутствие в расписке срока, на который предоставлены деньги. Фото: nedicom.ru

Еще при оформлении расписки нужно учитывать:

  • подпись в документе ставят только после того, как деньги будут получены. Если расписка будет составлена до передачи средств, одна из сторон может заявить, что деньги были получены, и требовать их возврата;
  • если после оформления расписки в ней заметили ошибки, не нужно их исправлять. Лучше написать новый документ — в противном случае одна из сторон может заявить о том, что информация была изменена уже после того, как расписку подписали;
  • если человек проживает не по месту регистрации, лучше в расписке указать информацию о месте его фактического пребывания. Так будет легче найти должника, если он вовремя не вернет деньги.

Что делают с распиской после того, как вернули деньги

Если деньги вернули назад, нужно забрать расписку у человека, который предоставлял средства. Если по каким-либо причинам нет возможности этого сделать, вторая сторона должна написать расписку о том, что получила деньги назад. В расписке указывают, за что предоставлялась сумма, в какие сроки она была возвращена и отражается информация об отсутствии претензий.

Человек, который возвращает деньги, полученные в рассрочку, вправе просить от кредитора оформления расписок, которые будут подтверждать проведение каждой выплаты. Если таких расписок не будет, кредитор может заявить, что не получал денег в оговоренные сроки, и требовать выплаты штрафа или пени.

Что делать, если не возвращают деньги

По закону тот, кто передал деньги и не получил их в оговоренный в расписке срок, имеет право требовать их возврата через суд. Сделать это можно на следующий день после просрочки.

Если в расписке не было указано, когда нужно вернуть деньги, по нормам Гражданского кодекса РФ вторая сторона имеет право это сделать в течение 30 дней после требования. Чтобы иметь доказательства того, что требование было направлено должнику, его лучше передавать заказным письмом.

Исковое заявление в суд можно направить лично или заказным письмом. К исковому заявлению прикладывают копию расписки — оригинал нужно предоставить уже в ходе судебного разбирательства.

В суд можно обратиться в течение 3 лет с того момента, как были нарушены права одной из сторон договора. Но если существенные причины помещали истцу направить обращение до истечения такого срока, суд может его увеличить и принять иск к рассмотрению позже.

Если деньги, предоставленные в долг, не возвращают, можно обратиться в суд. Фото: taradmin.ru/meditsinskoe-pravo

Чтобы защитить свои права в суде:

  1. Сторона, права которой были нарушены, пишет иск и передает его в суд.
  2. Суд направляет ответчику повестку для приглашения его на судебные заседания.
  3. Стороны участвуют в судебном разбирательстве.
  4. Суд выносит решение. Оно вступает в силу в течение 1 месяца при условии, что одна из сторон не решит обжаловать его в суде вышестоящей инстанции.

Расписка в получении денежных средств: что запомнить

  • Расписка – официальный документ, имеющий юридическую силу. Расписка подтверждает, что деньги были переданы одной стороной и получены другой.
  • В расписке нужно указать данные о том, кто передает деньги, кто их получает, дате предоставления и сумме. Дополнительно отражают условия, на которых деньги переданы, и как их нужно возвращать.
  • Расписку не нужно заверять у нотариуса. Но это можно сделать при желании одной из сторон.
  • При необходимости деньги передают в присутствии свидетелей. Информацию о них тоже указывают в расписке.
  • Оригинал расписки хранится у того, кто передал деньги.
  • Если деньги должны быть возвращены, но одна из сторон этого не сделала, обращаются в суд. Суд может вынести решение о принудительном взыскании средств.

Раздел совместно нажитого имущества при разводе супругов

Семейная ипотека с господдержкой в 2021 году: кому положена, как получить, преимущества программы

Как выделить долю ребенку в ипотечной квартире, купленную с использованием материнского капитала

Подписывайтесь на наш Дзен-канал МИР КВАРТИР, чтобы не пропустить важное в недвижимости

Как правильно написать расписку о передаче денег — Рамблер/финансы

Расписка — это документ, который подтверждает, что одна сторона передала определенную сумму денег другой. Расписку составляют не только при передаче денег между обычными людьми. Документ оформляют, когда проводят расчеты с индивидуальными предпринимателями, юридическими лицами. Если составить расписку неправильно, можно потерять деньги, не получить оговоренные проценты.

Рассказываем, как правильно составить расписку, в каких случаях оформляют документ и что нужно написать, чтобы доказать в суде свою правоту, если вторая сторона отказывается возвращать деньги.

Для чего нужна расписка — нюансы оформления документа

Расписку оформляют, чтобы подтвердить, что одна сторона приняла деньги от второй стороны. Кроме суммы, которая получена, расписка включает такую информацию:

для чего были переданы деньги;на каких условиях получены средства;как деньги должны возвращаться, если это предусмотрено.

Если между сторонами возникнут разногласия по любому вопросу — использование полученных денег, их возврат, процент за предоставление, они могут обратиться в суд. В суде именно расписка будет доказывать факт передачи денег и условия, о которых обе стороны договорились.

Когда пишут расписку

Поводов для оформления расписки о получении денег может быть несколько:

предоставление денег в долг;оплата аренды объекта: транспортного средства, техники, недвижимости;внесение задатка за покупку квартиры, дома, земельного участка и другого имущества;покупка имущества;получение выплат. Например, алиментов на содержание ребенка;внесение предоплаты или оплата за оказание услуг, выполнение работ.

Если деньги передают для временного пользования, чаще всего оформляют не расписку, а долговое обязательство. Такой документ включает больше информации о порядке передачи денег, особенностях их использования и правилах возврата. Закон не запрещает по желанию сторон оформлять расписку, но тогда нужно указать в ней все условия, которые были оговорены сторонами перед передачей денег.

Имеет ли расписка юридическую силу?

Расписка имеет юридическую силу — это документ, который подтверждает передачу денег. Она используется в качестве приложения к другим договорам или может оформляться как самостоятельный документ.

Законную силу расписка имеет даже при условии, что в ней есть грамматические ошибки. Но они не должны быть такими, которые не дают возможности установить существенные условия предоставления денег. Например, в качестве доказательства передачи денег могут не принять расписку, в которой из-за ошибок невозможно определить сумму, отраженную в документе прописью.

В качестве доказательства того, что деньги были переданы второй стороне, нужно хранить именно оригинал документа. Если возникнет необходимость для обратиться в суд, копия документа не подойдет — на заседаниях потребуют предоставить оригинал.

Кто пишет расписку

Расписку должен писать тот человек или официальный представитель физического или юридического лица, который принимает деньги.

В некоторых случаях допускается оформление расписки не тем, кто принимает деньги, а его официальным представителем. Но сначала пишут доверенность на получение денег другим человеком. Тогда в расписке обязательно указывают, что деньги приняты на основании доверенности, отражают номер доверенности и данные о том, где и когда ее выдали.

Что будет, если не оформлять расписку

Расписка не относится к обязательным документам, без которых невозможно дать деньги в долг, оставить предоплату, внести залог. Но если ее не будет, одной из сторон будет тяжело доказать, что деньги передавались.

Если стороны решили не оформлять расписку, но возникли какие-либо разногласия, доказательством передачи денег могут служить:

чеки об операции перевода средств между счетами. При переводе денег нужно указать назначение платежа. Если деньги передаются по предварительно составленному договору, в назначении пишут название договора и дату составления документа;сохраненная переписка между лицом, которое передало деньги, и тем, кто их принял. Это могут быть письма, отправленные на почтовый ящик, сообщения в мессенджерах;квитанция об оплате;записи телефонного разговора.

Как написать расписку на деньги — надо ли заверять у нотариуса

Как и оформление расписки, так и ее заверение у нотариуса не обязательны. Но стороны могут договориться и по собственному желанию подписать документ у нотариуса.

Поскольку обращение к нотариусу связано с дополнительными расходами, документ заверяют в случаях, когда речь идет о передаче крупных сумм.

Для чего нужны свидетели

Присутствие свидетелей не обязательно — достаточно оформления документа, свидетельствующего о передаче денег. Но если одна из сторон хочет, чтобы средства передавались в присутствии третьих лиц, закон не запрещает так делать.

В качестве свидетелей лучше приглашать незаинтересованных лиц — желательно, чтобы это не были родственники одной из сторон или друзья. Например, если оформляют предоплату за оказание услуг по ремонту дома, в качестве свидетелей можно пригласить соседей.

Если для передачи денег приглашают свидетелей, то сведения о них вносят в расписку. Свидетели должны быть готовы участвовать в судебном заседании, если потребуется подтвердить, что средства на самом деле передавали. Но свидетели не несут никакой ответственности за должника и не могут привлекаться для того, чтобы человек вернул деньги.

Как писать расписку на деньги

При передаче денег в документе нужно отразить информацию о том, кто передает деньги, кто их принимает, какая сумма передается, на каких условиях.

Документ можно напечатать на компьютере, но лучше написать расписку от руки. Одна из сторон может заявить, что денег не получала. В таком случае графологическая экспертиза подтверждает, что документ на самом деле написан человеком, чьи имя, фамилия и отчество указаны в расписке.

Расписку оформляют в одном экземпляре. Она хранится у того, кто передал деньги, и служит подтверждением факта получения средств.

Бывает, что расписка составляется в качестве дополнительного документа к договору. Например, при передаче денег по соглашению о задатке, которое оформляют перед продажей квартиры или дома. Пренебрегать составлением документа не нужно — договор о задатке свидетельствует только о намерении одной стороны передать деньги, а другой – получить их. А расписка уже подтверждает, что деньги переданы.

Требования к расписке о получении денег – что писать в документе?

В расписке должна быть такая информация:

место, где документ составлен. Не нужно указывать точный адрес, где передавались деньги — достаточно написать название города или населенного пункта;дата, на которую составлялся документ. Она совпадает с датой, на которую были переданы деньги;фамилия, имя и отчество человека, который передает деньги, его паспортные данные, адрес регистрации;фамилия, имя и отчество человека, который принимает деньги, его паспортные данные и адрес регистрации;информация о том, с какой целью передаются средства — предоставление денег в долг, внесение предоплаты за покупку квартиры, перечисление алиментов;указание реквизитов договора, по положениям которого должны быть переданы деньги. Это может быть предварительный договор купли-продажи дома, соглашение о задатке, договор займа или другой документ;сумма, которая была передана. Ее указывают цифрами и прописью — это исключает риск опечатки, когда указанная в расписке информация не будет соответствовать действительности;подпись человека, который принял деньги;подпись свидетелей, которые присутствовали при передаче денег, если они были.

При оформлении расписки дополнительно указываются:

ИНН и ОГРН, если одна из сторон — индивидуальный предприниматель;ФИО руководителя компании, занимаемая должность, полное наименование юридического лица, ИНН и ОГРН компании, если деньги передает или принимает юридическое лицо;курс на день получения средств, когда сумма передается в валюте;сроки возврата денег, если предусмотрен их возврат;сроки возврата средств в случае наступления определенных обстоятельств;размер штрафов и пени на случай, если деньги не будут возвращены в срок;способ возврата денег. Указывают, как человек должен вернуть деньги — наличными или переводом на банковскую карту. Если предусмотрен способ возврата в рассрочку, такую информацию тоже отражают. Еще при возврате в рассрочку дополнительно пишут график с суммами — когда и сколько денег нужно вернуть;если деньги предоставляли под проценты, это тоже нужно указать — прописать размер процентной ставки.

Если деньги передают по предварительно заключенному договору, то в расписке можно не писать все условия их использования или возврата. Такую информацию указывают в договоре. Например, в предварительном договоре купли-продажи дома пишут, что в случае его расторжения нужно вернуть задаток в течение 3 дней. Кроме этого указывают, как поступают с деньгами в зависимости от причины расторжания договора: задаток просто возвращают, не возвращают или возвращают в двойном размере.

Как назначать процент за пользование деньгами

Любой человек, физическое или юридическое лицо имеет право дать денег взаймы. В соответствии с положениями Гражданского кодекса РФ за использование денег сторона, которая их предоставляет, может установить процент. При отражении информации о процентах нужно учитывать законодательные нормы:

если установить слишком высокий процент, вторая сторона может потребовать их уменьшения через суд;если в расписке не была указана величина процентов, автоматически может быть использована ключевая ставка Центрального банка РФ на момент предоставления долга;если деньги были предоставлены в долг и должник вернет их раньше, то он может заплатить меньший процент. Например, одна сторона дала денег на год под 8%. Но если вторая сторона смогла вернуть их раньше — через 6 месяцев, то она имеет право заплатить только 4%.

Частые ошибки при составлении расписки

Ошибкой будет, если в расписке:

не указано название документа;нет полной информации о том человеке, который принял деньги. Например, указаны только фамилия, имя и отчество, но нет данных паспорта и адреса регистрации;на документе не расшифрована подпись — не указана фамилия, имя и отчество человека, который ее поставил;не указано, когда переданы деньги;не написано, когда нужно вернуть деньги. Это может быть конкретная дата или срок после того, как средства получены;не указана сумма штрафа или пени, которую должна выплатить вторая сторона в случае, если она не вернет деньги вовремя.

Еще при оформлении расписки нужно учитывать:

подпись в документе ставят только после того, как деньги будут получены. Если расписка будет составлена до передачи средств, одна из сторон может заявить, что деньги были получены, и требовать их возврата;если после оформления расписки в ней заметили ошибки, не нужно их исправлять. Лучше написать новый документ — в противном случае одна из сторон может заявить о том, что информация была изменена уже после того, как расписку подписали;если человек проживает не по месту регистрации, лучше в расписке указать информацию о месте его фактического пребывания. Так будет легче найти должника, если он вовремя не вернет деньги.

Что делают с распиской после того, как вернули деньги

Если деньги вернули назад, нужно забрать расписку у человека, который предоставлял средства. Если по каким-либо причинам нет возможности этого сделать, вторая сторона должна написать расписку о том, что получила деньги назад. В расписке указывают, за что предоставлялась сумма, в какие сроки она была возвращена и отражается информация об отсутствии претензий.

Человек, который возвращает деньги, полученные в рассрочку, вправе просить от кредитора оформления расписок, которые будут подтверждать проведение каждой выплаты. Если таких расписок не будет, кредитор может заявить, что не получал денег в оговоренные сроки, и требовать выплаты штрафа или пени.

Что делать, если не возвращают деньги

По закону тот, кто передал деньги и не получил их в оговоренный в расписке срок, имеет право требовать их возврата через суд. Сделать это можно на следующий день после просрочки.

Если в расписке не было указано, когда нужно вернуть деньги, по нормам Гражданского кодекса РФ вторая сторона имеет право это сделать в течение 30 дней после требования. Чтобы иметь доказательства того, что требование было направлено должнику, его лучше передавать заказным письмом.

Исковое заявление в суд можно направить лично или заказным письмом. К исковому заявлению прикладывают копию расписки — оригинал нужно предоставить уже в ходе судебного разбирательства.

В суд можно обратиться в течение 3 лет с того момента, как были нарушены права одной из сторон договора. Но если существенные причины помещали истцу направить обращение до истечения такого срока, суд может его увеличить и принять иск к рассмотрению позже.

Чтобы защитить свои права в суде:

Сторона, права которой были нарушены, пишет иск и передает его в суд. Суд направляет ответчику повестку для приглашения его на судебные заседания.Стороны участвуют в судебном разбирательстве.Суд выносит решение. Оно вступает в силу в течение 1 месяца при условии, что одна из сторон не решит обжаловать его в суде вышестоящей инстанции.

Расписка в получении денежных средств: что запомнить

Расписка – официальный документ, имеющий юридическую силу. Расписка подтверждает, что деньги были переданы одной стороной и получены другой.В расписке нужно указать данные о том, кто передает деньги, кто их получает, дате предоставления и сумме. Дополнительно отражают условия, на которых деньги переданы, и как их нужно возвращать.Расписку не нужно заверять у нотариуса. Но это можно сделать при желании одной из сторон.При необходимости деньги передают в присутствии свидетелей. Информацию о них тоже указывают в расписке.Оригинал расписки хранится у того, кто передал деньги.Если деньги должны быть возвращены, но одна из сторон этого не сделала, обращаются в суд. Суд может вынести решение о принудительном взыскании средств.

о получении задатка за квартиру, дом, расписка об аренде квартиры

Имея дело с разного рода операциями, будь то сделки с недвижимостью, получение денег в долг, передача важных бумаг, каждый хочет получить гарантию и не быть обманутым. Потому очень часто можно услышать такую фразу, как «только под расписку».

В чём же секрет расписки? Почему такой, казалось бы, маленький документ порой несёт такую большую важность?

Что такое расписка

Расписка – это официальный документ, который обеспечивает гарантию выполнения обязательств по устному или письменному договору между двумя физическими лицами. Как правило, расписка вступает в дело при таких операциях, как:

  • денежный заём
  • покупка, продажа и прочие сделки с недвижимостью
  • передача ценных документов
  • выполнение определённых обязанностей
  • принятие на хранение имущества

Все сделки, утверждённые распиской, имеют юридическую силу и приравниваются к полноценному договору.

Следует также знать, к примеру, как правильно написать расписку за задаток дома, получение денег по образцу.

Как правильно составить расписку

Законодательством не предусмотрено серьёзных ограничений в составлении расписки и её оформлении. В качестве расписки можно использовать любого рода письменный документ, в котором обязательно указан факт передачи денег, документов, квартиры или другого имущества, а также заверен подписями обеих сторон.

Документ можно составить как самостоятельно, так и заверить у нотариуса. Второй вариант требует уплаты в 4 базовые величины.

Содержание расписки

Составляется расписка в произвольной форме, но обычно содержит следующие пункты:

  • название (например, «расписка о принятии имущества на хранение», «расписка о получении задатка на покупку квартиры»)
  • дата и место составления
  • данные составителя, получателя и свидетелей (Ф.И.О., паспортные данные, место регистрации и проживания)
  • факт совершения операции (если речь идёт о денежных суммах, то необходимо указать точную цифру)
  • сроки уплаты, возврата имущества
  • размеры процентов (если сделка подразумевает их выплату)
  • место возврата денег, имущества, совершение сделки (очень важно, если составитель проживает в другом городе)
  • подписи обеих сторон, а также свидетелей

Расписка в операциях с недвижимостью

При сделках о передаче имущества или принятии его на хранение расписка выступает гарантийным звеном. Однако в более крупных операциях с недвижимостью в действие вступает немного другое правило.

Все согласятся, что самыми ответственными и крупными покупками в жизни каждого человека являются покупка земельного участка, квартиры, автомобиля или коттеджа. Такие крупные товарообменные операции требуют крупных вложений средств, которые не часто оказываются под рукой. Чтобы не упустить желанную жилплощадь или автомобиль, многие стараются предоставить веское обещание о том, что покупка будет совершена, а продавец получит взысканную сумму. Тогда в дело вступает задаток.

Таким образом, покупатель может передать задаток продавцу в качестве гарантии о том, что сделка будет завершена. Задаток является надёжным фиксатором сделки, так как не возвращается покупателю при отмене покупки. Добиться возвращения задатка, причём в двойном размере, можно, лишь доказав, что продажа сорвалась по вине продавца.

В этот момент на месте действия появляется расписка.

Сумма задатка может быть абсолютно любой. В расписке можно указать как фиксированную сумму, так и процентное соотношение к стоимости покупки.

Образец расписки при передаче задатка и при покупке недвижимости

Расписка в получении денег (задатка) за квартиру или дом составляется в произвольной форме. Оформляя этот документ, можно использовать следующий образец.

Однако в сделках с недвижимостью существуют некоторые требования, которые необходимо выполнить, прежде чем передавать задаток.

  • Перед тем, как писать расписку, необходимо составить предварительный договор купли-продажи.
  • Если в качестве собственников продаваемой недвижимости выступают несколько человек, то расписку должны написать все, а задаток разделить между собой поровну.
  • Расписка должна быть «чистой», без помарок, зачёркиваний и ошибок.
  • Если собственник – несовершеннолетний ребёнок, то за него расписку пишут родители, опекуны или усыновители.
  • Расписка составляется не заранее, а на месте, в присутствии участвующих в сделке граждан, а также супругов, если таковые имеются.
  • Расписка может быть написана как от руки, так и распечатана. Второй вариант подразумевает заверение документа у нотариуса. В ином случае, такие строки, как данные продавца и покупателя, а также стоимость сделки прописываются также от руки.
  • Образец расписки в получении задатка за земельный участок следует оформлять после его личного осмотра и сверкой с кадастровым планом.
  • При оформлении образца расписки при покупке гаража, следует изучить все основания, по которым земля является собственностью продавца, так как постройка гаража на участке может быть запрещена.

Образец расписки об аренде квартиры

Расписка также может фигурировать в таких сделках, как аренда квартиры, дома или комнаты. Она поможет уберечь от мошенничества не только арендодателя, но и арендатора. Однако, как и в случае с покупкой недвижимости, выступать самостоятельным документом она не может.

Убедитесь, что соблюдены все условия:

  • Необходимо предварительно заключить договор аренды жилого помещения, так как расписка только дополняет его.
  • Составление расписки должно быть добровольным актом.

Расписка за внесение оплаты за аренду жилья также не имеет чётких регламентов.

Расписка – веское основание для урегулирования конфликтов. Она имеет очень много плюсов, поэтому не пренебрегайте её оформлением.

Преимущества расписки

  1. Является гарантией совершения сделки и получения денежных средств.
  2. Выступает страховкой от непредвиденных ситуаций.
  3. Представляет собой первостепенное доказательство в суде при судебных разбирательствах.
  4. Уберегает от потерь не только денежных, но и психологических.
  5. Обеспечивает надёжность и уверенность в операциях с крупными суммами и незнакомыми людьми.
  6. Не требует обязательного заверения у нотариуса, как другие официальные и юридические документы.

Никогда не будет лишним оформить небольшой «клочок бумаги» в серьёзных сделках, чтобы обезопасить себя и своё имущество.

Как составить расписку? — правильно заполняем, образец 2021

Понятие термина

Расписка как понятие в законодательстве не отражена, однако из сущности этого слова, а также при помощи словаря можно дать определение. И так, расписка-это документ с подписью, удостоверяющий получение чего-нибудь, подтверждающий, что выдавший ее получил что-либо в долг. Также, под распиской понимают акт, подтверждающий выполнения взятого на себя обязательства другим лицом.

Для чего она нужна?

Расписка является подтверждающим документом взятого на себя обязательства. Обычно, расписку пишет то лицо, кто берет обязательство на себя. Данное лицо именуется составителем расписки.

Слово «обязательство» включает в себя:

  • получение денежных средств
  • возврат денежных средств
  • принятия на хранение чего-либо
  • и др.

Кстати!

Также, в расписке существует возможность выполнения обязательства, взятого на себя другим лицом

Получатель расписки-лицо в зачет которого выполняются взятые обязательства. Составитель расписки передает ее получателю.

Далее, получатель принимает расписку и оставляет у себя до момента исполнения обязательства составителем расписки.

Как составить расписку?

Какого-то образца написания расписки, установленного законодательством нет. Она составляется в произвольной форме. Однако для идентификации ее как документа, подтверждающего выполнение какого-либо обязательства рекомендуется указать следующие данные:

  • название самого документа (расписка)
  • дата и место составления
  • паспортные данные как составителя, так и получателя расписки
  • свидетели (при наличии)
  • указать конкретное обязательство которое берет на себя составитель
  • срок исполнения обязательства
  • место исполнения взятого обязательства
  • подпись составителя

Важно!

Указывайте обязательство как можно точно, например, если указываете денежную сумму в иностранной валюте, обязательно указываете какую именно валюту вы имели ввиду и по какому курсу считаете-это нужно для избежания дальнейших проблем

Также, если объектом обязательства является предмет, то максимально опишите его (марку, модель, цвет, конструкцию)

Пример составления расписки:

На что обратить внимание?

Проверьте действительность паспорта вашего оппонента. Также рекомендуется сверить подписи в расписке и в паспорте. Желательно, чтобы расписка была написана собственноручно. Было бы неплохо, если при составлении расписки присутствовали свидетели, которые могли бы подтвердить, что факт составления расписки имел место.

Самое главное-обеспечить сохранность и читаемость расписки.

Что делать с распиской, когда обязательство выполнено?

Здесь несколько вариантов событий.

Первый способ-обычно, после исполнения обязательства расписка уничтожается при присутствии как составителя, так и получателя (например, расписку рвут на части или же сжигают).

Второй способ-получатель пишет на расписке, что обязательство выполнено, ставит дату и свою подпись и отдает ее составителю.

После этого обязательство считается исполненным и между составителем и получателем никаких правоотношений с этого момента нет.

Как написать квитанцию ​​об оплате | Small Business

Автор: Devra Gartenstein Обновлено 7 марта 2019 г.

Квитанция об оплате может быть настолько простой или сложной, насколько вы пожелаете, при условии, что она соответствует вашим потребностям, а также потребностям ваших клиентов. Квитанции могут быть как простыми, как квитанция кассового аппарата, так и случайными, как записанная записка на листе бумаги. В качестве альтернативы они могут быть сложными, такими как электронная таблица с номерами заказов на поставку, запрограммированными расчетами расширений и историями платежей.

Необходимо иметь при получении платежа

На каждой квитанции об оплате должно быть указано название компании, которая ее выпустила, дату совершения транзакции, приобретенные товары и сумму, которая была списана. Многие квитанции также включают имя клиента, особенно если квитанция представляет собой заказ на покупку, который был выполнен, или если покупатель и продавец участвуют в текущих деловых операциях друг с другом. Если клиент отправил заказ на покупку, номер этого заказа также должен быть указан в квитанции, чтобы покупатель мог сослаться на него. Если заказ будет доставлен, в нем должны быть указаны адрес покупателя и контактная информация, которую может использовать водитель доставки.

Приятно иметь при получении платежа

Покупателю, который заплатил за продукт или услугу, полезно также иметь документацию о том, как был произведен этот платеж. Квитанция об оплате также может включать информацию о самом платеже, например, была ли она произведена наличными, чеком или кредитной картой. Особенно важно отметить наличные платежи, потому что, в отличие от платежей по чекам и кредитным картам, наличные платежи не могут быть проверены постфактум.

Помимо указания формы платежа, для справки клиента также полезно указать номер чека или последние четыре цифры используемой кредитной карты. Квитанция об оплате также может включать условия продажи, например, являются ли все продажи окончательными или можно ли обменять товары в течение 30 дней, если покупатель предъявит квитанцию.

Essential Paperwork for Taxes

Квитанции об оплате являются важными налоговыми документами, подтверждающими деловые расходы, которые вы списываете в налоговых формах.Они также полезны для управленческого учета, предоставляя информацию, необходимую вашему бухгалтеру для отслеживания покупок по категориям, чтобы вы могли оценить, являются ли ваши расходы в определенной области финансово устойчивыми или последовательными из года в год.

Квитанция об оплате также необходима, если у вас возникли проблемы с купленным товаром. Квитанция об оплате служит подтверждением покупки, чтобы вы могли обменять или вернуть товар.

Управление и учет денежных поступлений

Если вы владелец малого бизнеса, вы, скорее всего, будете получать от клиентов наличные.А если вы получаете платежи наличными, вам необходимо знать о регистрации денежных поступлений в своих книгах. Итак, как ты это делаешь?

Чтобы ваши книги были точными, вам необходимо разбираться в учете кассовых чеков. Читайте дальше, чтобы получить внутреннюю информацию об управлении и регистрации денежных поступлений в вашем малом бизнесе.

Что такое кассовые чеки?

Вы регистрируете денежные поступления, когда ваша компания получает денежные средства из внешнего источника, такого как клиент, инвестор или банк. И когда вы получаете деньги от клиента, вам необходимо записать сделку и отразить продажу в своем балансе.Когда вы получаете деньги от клиента, наличные деньги увеличивают (дебетуют) ваш баланс.

При регистрации денежных поступлений, увеличения или списания остатка денежных средств. Учет денежных поступлений компенсирует остаток дебиторской задолженности от продажи.

Если у вас продажа за наличные, вы несете ответственность за регистрацию кассового чека. Следующие способы оплаты считаются продажами за наличный расчет:

  • Наличные
  • Чек
  • Покупки в кредит магазина

Запишите все платежи наличными в журнал кассовых чеков.И введите кассовую проводку в свой журнал продаж или книгу дебиторской задолженности.

Журнал кассовых поступлений

Журнал денежных поступлений управляет всеми поступлениями денежных средств для вашего бизнеса. Запишите все поступающие наличные в журнал.

Журнал денежных поступлений обычно включает категории продаж за наличные и кредитные категории. В свой журнал вы захотите записать:

  • Дата операции
  • Примечания к сделке
  • Контрольный номер (если имеется)
  • Количество
  • Типы счетов для поступления денежных средств (например,г., дебиторская задолженность)
  • Скидки без скидки

Этапы учета кассовых поступлений

Теперь, когда вы узнали о них немного больше, пора научиться вести учет денежных поступлений.

Используйте следующие шаги для правильного учета денежных поступлений в книгах малого бизнеса:

  1. Сделать продажу за наличные
  2. Записать операцию кассового поступления
  3. Создайте запись продаж

1. Продажа за наличные

Прежде чем вы сможете регистрировать кассовые чеки, вам необходимо произвести продажу за наличный расчет.При продаже за наличный расчет сохраняйте все чеки. Квитанция о продаже является подтверждением того, что продажа состоялась.

Квитанция с продаж обычно включает в себя такие вещи, как имя покупателя, дату продажи, подробное описание проданных продуктов или услуг, цену каждого товара, общую сумму продажи и налог с продаж (если применимо).

Если вы принимаете чеки, не забудьте также указать номер чека в кассовом чеке. Чтобы ваши книги были максимально точными, убедитесь, что вы организовываете бизнес-квитанции с использованием системы хранения (например,g., картотечные шкафы или компьютер).

2. Запишите операцию кассового поступления

В вашем журнале кассовых чеков должна быть хронологическая запись ваших кассовых операций. Используя свои товарные чеки, записывайте каждую кассовую операцию в журнале кассовых чеков.

Не записывайте собранный вами налог с продаж в журнале кассовых чеков. Вместо этого вы должны записать это в журнал продаж.

3. Создайте запись продаж

Запишите свои продажи за наличные в журнал продаж как кредит и в журнал денежных поступлений как дебет.Имейте в виду, что ваши записи будут отличаться, если вы предлагаете кредит магазина или если клиенты используют комбинацию способов оплаты (например, частично наличными и кредитом).

Примеры записей в журнале кассовых чеков

Давайте взглянем на несколько примеров кассовых чеков. Чтобы убедиться, что у вас есть кассовые чеки, ознакомьтесь с примерами ниже.

Продажа за наличные

Допустим, вы продаете за наличные 250 долларов своему малому бизнесу. Поскольку вы уже получили наличные в точке продажи, вы можете записать их в свои бухгалтерские книги.Опять же, вы должны записать дебет в журнал кассовых чеков и кредит в журнал продаж.

Журнал кассовых расписок

Дата Счет Дебет Кредит
8/10/19 Продажа за наличные 9010 9010
9010 9010
32 $ 250 9011 $ 9011 журнал денежных поступлений и кредит в размере 250 долларов в вашем журнале продаж.

Сочетание наличных денег и кредита

Когда клиенты платят разными способами, вам необходимо учитывать это. Когда это происходит, вы должны дебетовать и кредитовать различные счета.

Запишите все платежи наличными как дебет в журнале кассовых чеков, как обычно. Затем дебетуйте счет дебиторской задолженности клиента за любую покупку, сделанную в кредит. В журнале продаж запишите общую кредитную запись.

Допустим, клиент покупает у вашего предприятия товаров на 1000 долларов.Они платят 100 долларов наличными и используют кредит магазина на оставшиеся 900 долларов. Ваша запись в журнале будет выглядеть так:

Дата Счет Дебет Кредит
8/10/19 Продажа за наличные
Дата Счет Дебет Кредит
8/10/19 Денежные поступления Счет 9013 9011 9011
Продажи 1,000

Порядок поступления денежных средств

Чтобы ваши бухгалтерские книги были точными, вам необходимо иметь процедуру получения наличных.Процесс получения денежных средств поможет вам организовать общие денежные поступления, избежать ошибок бухгалтерского учета и обеспечить правильность записи транзакций.

Процедура поступления денежных средств должна выглядеть примерно так:

  1. Упорядочить и отсортировать бизнес-квитанции
  2. Учет наличных и чековой информации
  3. Учет прочих поступающих денежных средств (если применимо)
  4. Сделать денежный вклад

В некоторых случаях вы можете позже получить от покупателя чек или оплату наличными.В этих случаях вам нужно будет сделать отдельную запись в журнале для записи этой информации. Вы также должны отслеживать, как эти платежи влияют на счета-фактуры клиентов и кредит в магазине.

Если вы планируете вносить наличные платежи, убедитесь, что сумма вашей депозитной квитанции совпадает с вашим журналом денежных поступлений. Храните депозитные квитанции вместе с другими бизнес-квитанциями на случай каких-либо расхождений.

Имейте в виду, что процесс получения наличных варьируется от бизнеса к бизнесу. Вы можете настроить описанные выше действия, чтобы они лучше соответствовали рабочему процессу вашей компании.

Нужен быстрый и доступный способ отслеживания транзакций вашего бизнеса? Бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет упростить учет доходов и расходов. Начните самостоятельную демонстрацию сегодня!

Хотите узнать о других темах бухгалтерского учета? Перейдите на нашу страницу в Facebook и поставьте нам лайк.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Детали, которые вы забыли записать, могут вам навредить! — ABIP

Неправильное обращение с вашими коммерческими квитанциями — одна из основных ошибок бухгалтерского учета, которая может стоить вам денег.Чтобы не потерять важную информацию о транзакциях, совершаемых вашей компанией, важно сохранять все полученные квитанции. Организуя чеки, вы сможете более легко и точно оценивать свои расходы. Это также поможет вам во время подготовки налоговой декларации, поскольку вам не придется спешить, чтобы найти все свои квитанции, исправить ошибки или найти точную информацию, относящуюся к одной транзакции. Ниже приведены рекомендации о том, какие квитанции вам следует хранить.

Как предприятия неправильно обрабатывают квитанции

Когда дело доходит до обработки транзакций в вашем бизнесе, некоторые компании не сохраняют все свои квитанции, подтверждающие доход, например:

  • Банковские переводы
  • Квитанция
  • Счета
  • Квитанция об оплате кредитной картой

Или квитанции о покупках и расходах в том числе:

  • Отмененные чеки
  • Кассовая лента
  • Счета
  • Квитанция продажи кредитной карты
  • Возмещение
  • Возврат
  • Интернет-квитанции

Не сохранив и не сделав резервную копию квитанций об операциях, вы лишитесь возможности получить эти важные документы и можете забыть включить их в свой баланс или отчет о прибылях и убытках.

Если у вас нет квитанций об операциях, вам будет легко пренебречь записью необходимой информации в чековой книжке и, в конечном итоге, в бухгалтерских журналах. В конце концов, вы увидите неправильные числа в своей бухгалтерской системе, и это может привести к тому, что вы пропустите важные вычеты. Подводя итог, это может оказаться очень дорогостоящим для вашей компании. Чтобы избежать каких-либо проблем, выполните следующие действия, чтобы узнать, как правильно обращаться со своими квитанциями.

Как правильно обращаться с квитанциями

Первое, что вы должны сделать, чтобы правильно обрабатывать квитанции и оставаться организованными! Каждый раз при совершении транзакции сохраняйте квитанцию ​​со всей необходимой информацией.Следующим шагом будет разделение этих квитанций в зависимости от только что произведенных вами расходов. Например, вы должны объединить все свои квитанции о разных покупках и все свои ежемесячные счета за воду и электричество. Не путайте их, потому что в конечном итоге они принадлежат разным счетам в вашем плане счетов.

Еще один важный шаг, который необходимо выполнить, — сделать резервную копию ваших квитанций, сделав ксерокопию или записав их на компьютере. Поскольку квитанции легко выцветают, важно иметь их копию.
Сохранение и надлежащий учет квитанций может занять немного больше времени для каждой транзакции, но в конечном итоге это сэкономит ваше время. Это упростит вашу жизнь и обеспечит отображение точных балансов в конце отчетного года.

Для получения дополнительной информации о том, как обрабатывать квитанции, свяжитесь с ABIP сегодня. Один из наших специалистов ответит на все ваши бухгалтерские вопросы.

Рекомендации по электронной почте для получения и выставления счетов

Примечание редактора. Это руководство основано на советах из нашего руководства по транзакционной электронной почте, которое охватывает как содержание, так и передовые технические методы, применимые ко всем вашим транзакционным электронным письмам.Это отличный учебник по транзакционной электронной почте в целом, который поможет вам извлечь максимальную пользу из этого руководства.

Если вы ведете какой-либо онлайн-бизнес, вы почти гарантированно получите квитанции и счета по электронной почте. Любой здоровый бизнес должен будет обрабатывать платежи и отправлять квитанции об этих платежах. Какими бы повсеместными они ни были, это электронные письма, которые часто упускаются из виду с точки зрения ценности и качества обслуживания клиентов. Хорошо оформленный квитанция или счет-фактура могут произвести хорошее впечатление на ваших клиентов и даже помочь получить дополнительный доход.

Перейти к

В чем разница между квитанциями и счетами? #

Есть одно простое, но важное различие между счетами и квитанциями. Как правило, счета-фактуры отправляются до получения платежа в качестве способа запроса платежа, тогда как квитанции отправляются в качестве подтверждения платежа. Некоторые службы отправляют несколько электронных писем для каждого платежа, и это может быть особенно запутанным, если электронные письма отправляются достаточно близко по времени, что по сути становится избыточным.Некоторые приложения даже отправляют счет, уведомление об оплате и квитанцию ​​в течение нескольких секунд друг за друга. Это не только сбивает с толку, но и загромождает почтовые ящики.

Так что есть вероятность, что, если у вашего бизнеса нет смягчающих обстоятельств, достаточно отправить одно электронное письмо для получения квитанции. В этом руководстве основное внимание уделяется квитанциям, но мы также коснемся некоторых мест, где счета-фактуры могут отличаться.

Каковы цели электронных квитанций и счетов-фактур? #

Чтобы помочь вам поставить себя на место получателя, давайте поразмышляем над наиболее важными целями этого типа электронного письма.Обдумывание электронного письма с точки зрения приоритетов может помочь вам решить, как взвесить и выделить различные элементы информации, которые необходимо включить.

1. Сообщите получателю, что платеж был получен или должен быть произведен #

Самая простая и основная цель для получения электронных писем — сообщить получателю подробную информацию о платеже . В счете-фактуре основное внимание уделяется запросу на оплату, в то время как квитанция подтверждает платеж. Так что в идеале эту информацию следует передавать в теме или в заголовке.Если вы используете действия Gmail для входящих сообщений, вы также можете добавить ссылку на основное действие для большего удобства.

2. Предоставьте получателю то, что ему нужно для обработки и регистрации расхода #

Для многих предприятий квитанция должна обрабатываться бухгалтерией или может потребоваться для отчета о расходах. В качестве альтернативы, счета-фактуры могут потребовать некоторых документов или обработки, прежде чем можно будет произвести оплату. Убедитесь, что предоставляет полезную и достоверную запись о расходах для целей бухгалтерского учета. занимает второе место с точки зрения полезной информации о квитанциях и счетах.Скорее всего, это означает, что вам также необходимо приложить к электронному письму распечатанный PDF-файл счета или квитанции.

3. Сделайте связанные действия удобными #

Хотя квитанции и счета имеют свои основные действия, они также могут запускать другие действия для получателя. Что касается квитанций, возможно, они получили новую кредитную карту и им нужно обновить свою карту в файле. Возможно, им нужно добавить кого-нибудь из своей команды к уведомлениям о квитанциях. Может быть, они хотят обновить или закрыть свою учетную запись.Или, может быть, у них просто есть вопрос, и им нужно попросить о помощи. Для счетов-фактур им может потребоваться дополнительный контекст о расходах. Подумайте о своих вариантах использования, и попытайтесь включить соответствующие ссылки , чтобы они могли быстро предпринять любые связанные действия с квитанцией.

4. Вставьте соответствующую информацию об акциях или связанных покупках в квитанции #

Хотя квитанция в первую очередь предназначена для уведомления кого-либо после совершения покупки, ее также можно использовать как удобные напоминания или способ укрепить отношения с покупателем. .Вы можете включить рекламные акции, поблагодарив их за покупку и предложив скидку на их следующую покупку. Или, если у вас есть специализированный магазин купальных костюмов, и они только что купили новый купальник, вы можете добавить ссылки, чтобы они не забыли купить такие вещи, как крем для загара или солнцезащитные очки. Цель здесь не только в увеличении продаж, но и в том, чтобы рекомендовать актуальные и полезные покупки в нужное время.

Эти цели могут показаться очевидными после того, как они записаны, но их учет при создании и оценке электронных писем с квитанциями может помочь обеспечить основу для принятия решения о том, что следует подчеркнуть, а что преуменьшить.Теперь давайте поговорим о конкретных данных, которые нужно включить в электронные письма с квитанциями.

Какие распространенные ошибки при отправке электронных писем с квитанциями? #

Отличные квитанции и счета облегчают жизнь вашим клиентам и сводят к минимуму количество ненужных запросов в службу поддержки. Плохие же сбивают с толку ваших клиентов, увеличивают количество запросов на поддержку и наносят ущерб вашему бренду. К счастью, есть несколько простых вещей, которые вы можете сделать, чтобы сделать клиентов счастливыми и избежать ненужных запросов в службу поддержки.

Забывание необходимой информации для ваших клиентов, чтобы иметь действительный документ для целей бухгалтерского учета #

Многие люди и предприятия полагаются на квитанции при составлении отчетов о расходах, бухгалтерском учете и налогах.Счета-фактуры часто являются центральной частью процесса покупки для многих предприятий. Во всех этих случаях им необходимо, чтобы документ включал всю необходимую информацию, чтобы сделать его действительным для соответствующих процессов. К сожалению, законы и требования различаются от страны к стране и от организации к организации. Удовлетворение всех требований может быть трудным. Однако к , включая название компании и адрес как вашей организации, так и покупателя, будет решено подавляющее большинство проблем .

Если НДС или аналогичный налог уместен там, где вы или ваши клиенты, то убедитесь, что также включает всю соответствующую налоговую информацию . Чаще всего лучший способ справиться с этим — убедиться, что у клиентов есть место для добавления необходимой информации в квитанции и счета, которые будут действительны в их регионе. Если вы еще не знакомы с требованиями своих клиентов, их почти всегда можно решить, предложив пользователям ввести единую текстовую область.Затем вы можете включить эту информацию для них автоматически.

Относитесь к квитанциям как к второстепенной мысли, а не как к возможности #

Маловероятно, что кто-то перестанет вести с вами дела из-за квитанции, но квитанции по-прежнему являются прекрасной возможностью предложить вашим клиентам приятные впечатления. Работа с документами никогда не доставляет удовольствия, поэтому каждый дополнительный маленький шаг, который вы можете сделать, чтобы облегчить их жизнь, будет иметь большое значение для построения доброй воли. Это может быть так же просто, как потратить время на создание легко читаемой квитанции, предоставить легко распечатываемую версию квитанции для оформления документов (вложение в формате PDF) или дать им возможность настроить квитанцию ​​с дополнительной информацией для их конкретных потребности.Сделав шаг вперед, вы сэкономите время своих клиентов, укрепите их репутацию и сократите расходы на поддержку, связанные с особыми запросами. Уделите немного больше времени, чтобы разработать свои квитанции, и вы будете довольны, что сделали.

Затрудняет обращение в службу поддержки или получение ответов #

Если что-то быстро вызывает запрос в службу поддержки, так это путаница с деньгами. Очевидно ли, что для физических товаров, как они будут обрабатывать возврат? Что, если они купили не тот товар? Что, если они забыли добавить код купона? Что делать, если заказ был создан случайно? В идеале ничего не пойдет не так, ваши квитанции и счета-фактуры будут хорошо оформлены и легко читаемы, а ваши клиенты будут всегда на 100% удовлетворены.Конечно, так бывает не всегда.

Квитанции и счета — одни из наиболее важных способов взаимодействия с клиентами, но если возникает проблема, и они не знают, как лучше всего ее решить, это может быстро стать действительно негативным опытом. Убедитесь, что вашим клиентам понятны лучшие способы связи. Должны ли они войти в систему и сделать запрос о конкретном заказе? Ответить на квитанцию ​​по электронной почте? Стоит ли им использовать Twitter? Должны ли они позвонить по номеру телефона? Сделайте так, чтобы им было легко получить ответы, и позаботьтесь о них здесь.

Не уточняется, как будет выглядеть списание в выписке по кредитной карте #

В наши дни, с различными платежными системами и онлайн-решениями для выставления счетов, выписки по кредитной карте не всегда содержат красивое и аккуратное описание списания. Вместо этого они могут отображать аббревиатуру вашего платежного процессора с несколькими символами для вашего продукта. Или они могут использовать название вашей компании, а не имя администратора базы данных. Что еще хуже, многие из них используют еще одно описание незавершенных платежей.

Тем не менее, это только вопрос времени, когда клиент, сбитый с толку из-за списания средств, приведет к возврату платежа. Хотя вы не можете остановить это в 100% случаев, , если вы знаете, что платеж будет отображаться таким образом, что может сбить с толку ваших клиентов, не забудьте сообщить им, чего ожидать от . Вы уменьшите количество возвратных платежей и сэкономите время и вам, и вашим клиентам, исследуя расходы.

Без формата для печати #

В идеале, каждое электронное письмо с квитанцией или счетом должно включать прикрепленный документ PDF или другой удобный для печати документ.С технической точки зрения это нетривиально, но вы всегда можете чем-то помочь. Хотя большинство электронных писем не печатается, квитанции и счета часто распечатываются из-за их роли в деловых и бухгалтерских процессах. Итак, если вы потратите время и включите опцию печати в электронное письмо, вы поможете своим клиентам быть на шаг впереди своей бумажной работы. И, если у вас есть время, чтобы включить версию для печати, обязательно укажите в электронном письме, где они могут найти загружаемую версию.

Не включая информацию о позициях непосредственно в электронном письме #

Это менее распространено, но в некоторых случаях поставщики включают замечательное PDF-приложение к квитанции, но не включают в себя какую-либо информацию о покупке в теле письма. Эл. адрес. Это затрудняет сканирование электронной почты и определение суммы оплаты. Не забудьте указать информацию о покупке непосредственно в теле письма . Для клиентов это быстрое сканирование может означать разницу между беспокойством о транзакции и расслаблением, потому что с первого взгляда это выглядит хорошо.

Какую информацию следует включать в электронные квитанции и счета-фактуры? #

Квитанции и счета-фактуры — одни из самых информативных транзакционных электронных писем, которые вы можете создать. Необходимо передать много информации, и все она имеет примерно одинаковую важность. И, в отличие от большинства других электронных писем, получателям необходимо будет распечатать и использовать электронные письма с квитанциями в автономном режиме для бухгалтерских и налоговых целей. Таким образом, они охватывают уникальный, но обширный набор вариантов использования. Давайте углубимся и рассмотрим ключевые компоненты, которые нужно включить в электронные письма с квитанциями.

Уникальная и удобочитаемая тема #

Тема любого электронного письма особенно важна, потому что она отображается более заметно. Как мы обсуждали в наших передовых методах работы с транзакционной электронной почтой, слишком часто тема используется для информации, которая является избыточной с адресом отправителя или датой электронного письма. Например, если адрес отправителя — «{Product / Company} Billing», это не поможет включать в тему название продукта или компании. Вместо этого эту информацию можно использовать для других целей.

Точно так же включение порядкового номера в тему редко бывает полезным, потому что оно не читается человеком. Обычно достаточно включить его в тело письма. Сохраните это место в теме для более значимой информации или, если она должна быть в теме, поместите ее в конце.

Давайте рассмотрим несколько примеров, где мы выделим жирным шрифтом информацию, которая, вероятно, является избыточной или бесполезной для включения в тему:

  • Квитанция о покупке для заказа {Номер заказа}
  • {Компания} Квитанция об оплате
  • Квитанция от {Company}
  • Квитанция об оплате на {Company}
  • Новый платеж за {Company}
  • Лицензия на программное обеспечение и счет для заказа {Номер заказа}
  • {Company} Платежная квитанция — СЧЕТ № {Номер счета}
  • Ваша квитанция и информация о лицензии
  • {Компания} Квитанция о заказе
  • Ваша {Компания} Квитанция [# {Номер заказа}]

Эти предметы не страшные.Они просто оставляют место для улучшения. Предполагая, что вы используете отличный адрес «От» для сообщения названия компании, какую информацию лучше всего включить в тему?

  • Цена. Часто выплачиваемая сумма будет одной из наиболее уникальных и идентифицирующих частей информации в электронном письме. С одной стороны, если клиент делает у вас несколько покупок, цена может быть наиболее уникальной, но все же удобочитаемой частью информации о чеке.Пример: «Ваша покупка за 19,99 доллара США».
  • Изделие. Если название покупки и название компании отличаются, то может оказаться полезным включение информации о продукте. Например, покупка на Amazon, вероятно, достаточно уникальна, чтобы ее можно было упомянуть в теме. Пример: «Ваша покупка аккумуляторных батарей».
  • Месяц и год. Несмотря на то, что в электронных письмах неявно указываются месяц и год через временные метки, в том числе явное указание месяца и года покупки может помочь отдельным электронным письмам отличаться друг от друга с точки зрения повторяющихся расходов.Пример: «Квитанция на сумму 19,99 доллара США за май 2016 года».

Сохраняя ваши темы отличными друг от друга, удобочитаемыми и передавая уникальную информацию, которой нет в адресе «От», вы можете помочь своим клиентам более легко искать, сканировать и находить соответствующие электронные письма, немного подумав. в форматирование тематики квитанции.

Информация о загрузке или лицензионном ключе #

Если покупка является цифровой загрузкой или лицензионным ключом для ранее загруженного программного обеспечения, эта информация должна быть очевидной и легко доступной.Поскольку это то, что только что приобрел ваш клиент, лучше сделать его максимально доступным. Если его нелегко найти или ссылка легко разрывается при переносе строки, вы можете рассчитывать на получение запросов в службу поддержки, которых в противном случае можно было бы легко избежать.

В квитанциях Plasso.co отображаются заметные ссылки для загрузки и просмотра квитанции.

Еще одно небольшое усовершенствование для ссылок для скачивания — обеспечение четкой и полезной информации для клиента в случае истечения срока действия ссылки.С кем они связываются? Какую информацию им нужно предоставить? Поэтому, если у этой ссылки для скачивания есть срок действия, обязательно включите ссылку на продление срока действия на случай, если это кому-то понадобится.

Информация о доставке (если применимо) #

Если вы продаете физические объекты, которые необходимо отправить, укажите как можно больше данных о доставке. Это может быть так же просто, как ссылка на веб-сайт службы доставки, оценка даты доставки или даты прибытия, а также название поставщика доставки и номер для отслеживания.Иногда у вас не будет всей этой информации во время создания квитанции или счета, поэтому может потребоваться обработать их отдельно с уведомлениями о доставке, но в любом случае это физический эквивалент этой ссылки для загрузки. Информирование людей о том, когда и где ожидать отправки, помогает им координировать и планировать доставку, поэтому обеспечение легкодоступности — отличный способ упростить задачу для получателей.

Отдельные позиции и ссылки для связанных действий #

В любых квитанциях или счетах наиболее важной информацией являются отдельные позиции и их стоимость. Наряду с отображением основной информации предоставьте соответствующие ссылки для просмотра дополнительных сведений в Интернете или управления заказом или платежом. Маловероятно, что вы забудете включить подробные данные в квитанцию, но, возможно, вы не думали о добавлении удобных ссылок на эти позиции. Например, Apple знает, что у людей иногда возникают проблемы с цифровыми загрузками, поэтому они включают ссылку «Сообщить о проблеме» рядом с каждой строкой в ​​квитанции. Это позволяет клиентам легко связаться и получить помощь, когда что-то пойдет не так.

В квитанциях Apple iTunes они включают ссылки для обзора продукта или, что более важно, сообщения о любых проблемах, чтобы они могли их пресечь в зародыше.

Еще одним важным аспектом включения подробных сведений является обеспечение доступности версии для печати. Вы можете включить его как PDF-файл или сгенерировать на лету, если потребуется. Наличие удобного для печати формата, включенного непосредственно в электронное письмо, действительно может упростить задачу вашим клиентам, которым он нужен для обработки документов.С PDF-файлом, включенным прямо в электронное письмо, они могут даже до некоторой степени автоматизировать процесс, что еще больше упростит им задачу.

Идентификатор счета-фактуры, идентификатор учетной записи и / или идентификатор заказа. #

Помимо разбивки по позициям, иногда людям нужно обращаться в службу поддержки с более серьезными вопросами о квитанции. В этом случае они должны иметь возможность эффективно общаться с агентом службы поддержки. Обычно это означает предоставление информации о конкретном рассматриваемом заказе. В большинстве случаев это может быть гиперссылка непосредственно на аутентифицированную страницу с подробностями и дополнительными действиями, которые может предпринять получатель. Если это невозможно, просто обязательно поместите его на видном месте.

Включите объяснение и корпоративную информацию #

Для большинства квитанций с отдельной строкой довольно просто понять расходы и компанию, которая их выставила. Однако со сторонними биллинговыми системами, названиями компаний-администраторов баз данных и названиями компаний в выписках по кредитным картам корреляция не всегда четкая. Включив в квитанцию ​​информацию о компании, причине платежа и подробное описание приобретенного продукта, вы избавите своих клиентов от лишнего стресса.

Это также отличное место, чтобы добавить жирным шрифтом заявление о том, как платеж может отображаться на их кредитной карте. Если название компании и название продукта отличаются, включите заявление для клиентов, явно связывающее название корпорации с продуктом, за который им выставляется счет.

Платежная информация и информация для выставления счетов #

Хотя детализированная квитанция должна включать общую сумму платежа, иногда может быть даже удобнее включить простое предложение в верхней части электронного письма.Эти резюме также могут стать отличными предварительными заголовками.

  • Компания Acme Inc. выставила счет на вашу карту Visa, оканчивающуюся на 1234, за покупку наковальни на сумму 29,00 долларов США.

Хотя выделение жирным шрифтом в верхней части сообщения электронной почты является хорошим первым шагом, также необходимо включить более подробные сведения о выставленной карте, дате и имени, которое они должны ожидать увидеть в выписке по кредитной карте. Последняя крошечная, но важная деталь — , имя человека, совершившего покупку . Часто электронные письма пересылаются, или кто-то из другого отдела получает копию по электронной почте.Если они не распознают списание средств и не знают, к кому обратиться, они нередко возвращают платежи. Чем больше информации у них будет для распознавания заряда, тем лучше.

Когда дело доходит до налогов и бухгалтерского учета, многие правительства и компании предъявляют особые требования к действительным счетам и квитанциям. К ним относятся , адрес выставления счета покупателя, адрес компании, выставившей счет, и идентификаторы плательщика НДС . Конечно, ваши требования будут различаться в зависимости от местоположения, поэтому вам следует подробно изучить правила, в которых работает ваш бизнес.Главное здесь — просто знать о требованиях и предоставлять эту информацию клиентам при появлении квитанции.

Включение добавления этой информации немного сложнее, но в большинстве случаев достаточно текстовой области, где пользователи могут добавлять дополнительную информацию, которая будет отображаться в квитанции. Если вы это сделаете, просто обязательно включите ссылку в непосредственной близости, которая позволяет людям быстро подключаться и редактировать информацию, когда она устаревает.

Дополнительные запросы #

В конце любого электронного письма с квитанцией есть много возможностей как помочь вашим клиентам, так и увеличить продажи.Прежде всего, дает им четкий курс действий, чтобы сообщить о проблеме или проблеме . Если произошла настоящая ошибка, постарайтесь как можно проще сообщить вам об этом. Это может быть как простой адрес электронной почты, так и более сложная форма, например контактная форма, которую вы предварительно заполняете информацией из электронного письма. Конечно, если вы не используете адрес для отсутствия ответа, клиенты должны знать, что они могут просто ответить на электронное письмо с вопросами.

Если у них нет проблем, с которыми нужно сообщить, вы можете попросить их комментарии или отзывы.Как проходил процесс заказа? Удалось ли вам найти все, что искали? Как мы можем улучшить? Если кто-то совершил у вас покупку, можно с уверенностью сказать, что он больше вкладывается в то, чтобы помочь вам добиться успеха. Однако просьба об обратной связи всегда зависит от контекста. Убедитесь, что вы делаете это разумно.

Сопутствующая информация и продукты #

При любой покупке всегда есть возможность помочь покупателю, помимо самой покупки. Один из самых простых способов — это предлагать связанный контент .Например, если вы продаете туристическое снаряжение, вы можете предоставить ссылки на статьи о планировании похода или безопасности в кемпинге. Это отличный способ сделать все возможное и помочь клиентам получить еще больше от своей покупки.

Другой вариант с вашими электронными квитанциями — предлагать купоны или скидки . Это может быть простой купон на процент от их следующего заказа или напоминание о предстоящей распродаже или особом мероприятии. Вы также можете предложить получателю купон, который он сможет использовать и поделиться с другом.Это отличный способ дать вашему клиенту что-то осязаемое и ценное и наладить повторный бизнес.

Наконец, квитанции — отличный способ предложить дополнительные сопутствующие товары . Например, если они купили что-то, для чего нужны батарейки, вы можете добавить напоминание о покупке батарей. Или, если они купили что-то побольше, например, велосипед, вы можете предложить им подумать о шлеме. Цель любого из этих видов рекомендаций — убедиться, что они невероятно актуальны.Если кто-то только что купил велосипед, а рекомендации относятся к другим велосипедам, покупателю они не принесут особой пользы.

Контактная информация #

Это может показаться очевидным, но когда вы просматриваете все вышеперечисленные элементы, чтобы включить их в свои электронные письма, легко забыть о включении самой основной контактной информации. Включение URL-адреса веб-сайта дает получателю простой способ освежить память о предстоящей покупке.

Кроме того, для может быть полезно включить контактную информацию службы поддержки , например адрес электронной почты или контактную форму.Если вы выберете форму, в идеале также будут использоваться URL-адреса со значениями строки запроса для предварительного заполнения формы информацией о заказе получателя. Или, что еще лучше, просто убедитесь, что клиенты могут отвечать на электронные письма с заказами, и они попадут в очередь поддержки.

Спасибо #

Команда Buffer отправляет фотографии текущей команды в электронное письмо с квитанцией.

И последнее, что нужно добавить, — это просто спасибо.В обычных точках продаж вы можете напрямую взаимодействовать с покупателями. Простая улыбка и благодарность — это долгий путь. Не думаете, что это правда? Представьте свою последнюю покупку, в которой человек за кассой был сварливым или менее чем дружелюбным.

Сложно передать человеческие эмоции по электронной почте, но есть другие способы сделать транзакции более значимыми и человечными. В зависимости от размера и культуры вашей компании ваш подход может отличаться, но так или иначе стоит сказать спасибо. Buffer отлично справляется с этим, добавляя фотографию команды и короткую благодарность. Они даже время от времени обновляют это изображение, чтобы оно было актуальным.

Контрольный список №

Вот краткий контрольный список, который поможет напомнить вам об отдельных моментах, когда вы начнете проектировать и создавать свой шаблон.

Информация для заказа №

  • Ссылка для скачивания (и информация о возобновлении ссылки для скачивания, если срок ее действия истекает)
  • Позиции с планом и / или названием продукта, ценами, налогами и общей суммой
  • Идентификатор счета / заказа и ссылка на просмотреть подробности или управлять заказом / покупкой
  • Ваша корпоративная информация (т.е. Вы получаете это, потому что используете…)
  • Текст и PDF-версия квитанции

Платежная и платежная информация #

  • Имя покупателя
  • Сумма платежа
  • Счет по карте / Информация о способе оплаты
  • Платежный адрес
  • Идентификатор плательщика НДС
  • Ссылка на обновление платежной информации

Последующие запросы #

  • Дайте им четкий путь, чтобы сообщить о проблеме или проблеме
  • Спросите комментарии или отзывы

Связанная информация и продукты #

  • Поделиться связанным контентом
  • Купоны / акции / скидки
  • Спросите реферала (возможно, с купоном)
  • Перекрестные продажи релевантных продуктов (они должны быть актуальными.)

Контактная информация #

  • URL веб-сайта
  • Контактная информация службы поддержки
  • Ответный адрес с поддержкой
  • Номер телефона

Спасибо #

  • Спасибо за вашу поддержку
  • Информация о команде

Управлять шаблонами электронной почты очень просто с нашим API шаблонов

Выберите из нашего ассортимента адаптивных, хорошо протестированных шаблонов электронной почты или создайте свой собственный.

Начать бесплатную пробную версию Кредитная карта не требуется

Шаблон квитанции и счета Postmark №

Все, что вы прочитали в этом руководстве, поможет вам отправлять невероятно полезные квитанции и счета-фактуры по электронной почте.Все эти советы — отличная теория, но мы хотели упростить вам переход от теории к хорошей практике. Вот почему мы создали набор шаблонов квитанций и счетов с открытым исходным кодом, которые вы можете использовать с любым поставщиком услуг электронной почты.

В шаблоне квитанции Postmark используются все передовые методы, описанные в этом руководстве.

Наши шаблоны включают квитанцию ​​и электронное письмо со счетом, которые помогут вам начать отправку со всеми советами, которые мы здесь рассмотрели.Вы также можете получить красиво отформатированный текстовый эквивалент для каждого из этих писем с каждым шаблоном.

Вы можете взять шаблоны квитанций и счетов и узнать больше об остальной части нашей коллекции шаблонов на веб-сайте Transactional Email Templates.

Если вам нравятся шаблоны Postmark, попробуйте MailMason. Это инструмент, который мы создали для оптимизации всех аспектов создания и обслуживания ваших транзакционных электронных сообщений.Каждый шаблон Postmark входит в комплект поставки MailMason. В дополнение к этим шаблонам MailMason предоставляет вам возможности рабочего процесса дизайна электронной почты на основе Grunt и упрощает обслуживание всех ваших транзакционных электронных писем. Вы можете использовать Mustachio для тесной интеграции с механизмом шаблонов Postmark или адаптировать MailMason к своему рабочему процессу для другого поставщика услуг электронной почты.

Мы хотим помочь вам отправлять невероятные транзакционные сообщения электронной почты, даже если вы решите использовать другого поставщика услуг электронной почты.Если у вас есть какие-либо мысли о том, как мы можем улучшить MailMason, мы будем рады, если вы поделитесь ими в репозитории MailMason на Github.


Прочтите все наши руководства по передовым методам работы с транзакционной электронной почтой #

Мы собрали серию руководств по передовым методам работы с несколькими типами транзакционной электронной почты.

Банковские депозиты и кассовые поступления — Обработка финансовых операций — Управление бюджетом ведомства — Офис контролера

Денежные средства могут быть получены подотчетной единицей по многим причинам: выручка от продаж, прочие доходы, оплата семинара, гонорары за конференцию или возмещение расходов и т. Д.Все платежи должны быть получены, подготовлены к банковскому депозиту и отправлены в офис контролера для проверки и доставки в банк.

Примечание: Деньги, полученные в качестве подарков, должны быть доставлены в отдел развития университета, а не в офис контролера

  1. Депозиты должны быть надлежащим образом подготовлены подотчетным подразделением, прежде чем они будут доставлены в офис Контролера для обработки. Неправильно оформленные депозиты будут возвращены без исключения.Если вы не знаете, как подготовить депозит, пожалуйста, свяжитесь с Контролером по телефону (206) 296-6292 до внесения депозита.
  2. Квитанция о денежных поступлениях должна быть заполнена полностью и точно и должна включать следующее: номер фонда, номер отчетной единицы и номер счета (17-значные номера счетов авторизованной главной книги). Вы должны написать краткое описание платежа (не более 25 символов) (например, «междугородний») или имя получателя платежа в соседней строке в разделе «Источник платежа».В разделе «Только для подотчетной единицы» введите название подотчетной единицы, ваше имя, добавочный номер телефона и дату. Также установите соответствующий флажок для типа (ов) платежа, который вы готовите, то есть «чек, наличные или кредитная карта». Обязательно укажите общую сумму кассового чека. Для оформления всех депозитных документов используйте шариковые ручки, а не фломастеры / ручки с мягким наконечником.
  3. Депозиты должны быть доставлены вручную кассиру в офисе контролера. Вы должны присутствовать во время обработки вашего депозита, за исключением депозита по кредитной карте (MasterCard и / или Visa).Залог по кредитной карте можно оставить в кассе и забрать в течение дня или двух. Для обеспечения безопасности вашего депозита, ПОЖАЛУЙСТА, НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ ВКЛАДЫ в «КОРЗИНЕ» на стойке регистрации.
  4. Депозиты должны производиться ЕЖЕДНЕВНО (внутренние депозиты) или, как минимум, ЕЖЕНЕДЕЛЬНО (внешние депозиты), чтобы гарантировать безопасность депозита, за который вы несете ответственность. Чеки, датированные 120 днями позже даты депозита и / или заполненные не полностью, не могут быть приняты для депозита.
  5. Депозиты должны быть представлены в офис контролера с 9:30 до 11:30 или 13:30. и 15:30 После 15:30 Персонал не сможет обработать ваш депозит. Если вы не внесли свой депозит в Офисе контролера до 15:30, чрезвычайно важно, чтобы у вас было безопасное место для хранения вашего депозита на ночь.
  6. Офис контролера настоятельно рекомендует, чтобы залог был доставлен работником Университета Сиэтла. (Bondable определяется как постоянный сотрудник FT).Если вкладчик вносит сотрудник, не имеющий обязательств, то эта подотчетная единица принимает на себя все риски, включая непоставку денежных средств.
  7. Если необычная ситуация требует процедурного исключения, запросите предварительное одобрение в офисе Контролера по телефону (206) 296-6292 или 5876

Процедуры

Эти процедуры были разработаны Управлением контролера для обеспечения своевременной обработки вашего депозита, а также для защиты целостности нашей системы бухгалтерского учета.В зависимости от размера вашего депозита существует два типа процедур:

  1. Внутренние депозиты (платежи по кредитным картам, менее десяти монет, менее десяти бумажных денег и менее десяти чеков) следует приносить в офис контролера ежедневно. Если залог представляет собой наличные и / или чеки, вы должны присутствовать при его обработке. Депозиты по кредитной карте должны указывать на одного отдельного клиента в кассовом чеке.
  2. Внешние депозиты (десять или более монет, десять или более бумажных денег и десять или более чеков) должны доставляться в офис контролера, как минимум, еженедельно.Вы должны присутствовать во время обработки депозита.

Изучите ежемесячные отчеты о бюджете, предоставляемые вам Управлением контролера. Чтобы выявлять ошибки проводки в любой учетной записи (бюджетной, с ограничениями и т. Д.), Каждая подотчетная единица должна вести свои собственные записи и проверять исправления по ежемесячным бюджетным отчетам.

Внутренние депозиты для наличных денег и / или чеков

Менее 10 монет, 10 бумажных денег, 10 чеков.

Материалы, необходимые для обработки: Seattle U.Бланк кассового чека, наличные деньги и / или чеки.
Подготовьте одну (или несколько) форм кассовых чеков Университета Сиэтла. Эти депозиты могут включать наличные деньги и / или чеки в одном кассовом чеке. Заполните форму полностью. Перечислите 17-значные номера счетов авторизованной главной книги. Этот номер должен соответствовать номеру фонда, номеру отчетной единицы и номеру счета. Напишите имя клиента в верхней строке раздела формы «Источник платежа»; краткое описание платежа может быть указано под именем клиента (например,g., «Джон Доу» в верхней строке, «междугородние телефонные звонки» на второй линии).

Для внесения наличных и / или чеков вы должны явиться кассиром, обрабатывающим квитанцию ​​(и). Все чеки должны быть заверены печатью Университета Сиэтла, на которой указано название вашей подотчетной единицы. Если у вас нет штампа, обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать его в книжном магазине.

Внутренние депозиты для платежей по кредитным картам

(только MasterCard и Visa) .Материалы, необходимые для обработки: форма квитанции об оплате наличными в Сиэтле U., номер кредитной карты MasterCard или Visa, срок действия (месяц / год).
Подготовьте отдельную форму кассового чека Университета Сиэтла для каждого отдельного клиента. Заполните анкету полностью и аккуратно. Укажите соответствующий номер фонда, номер отчетной единицы и номер счета. Напишите имя клиента в верхней строке раздела «Источник платежа»; укажите полный номер кредитной карты и дату истечения срока действия (месяц / год) под именем клиента.Депозиты по кредитной карте могут быть оставлены у окна офиса контролера и получены в течение одного или двух дней.

Внешние депозиты наличными или чеками

10 или более чеков, 10 или более монет * или 10 или более бумажных денег.

Материалы, необходимые для обработки: Форма квитанции об оплате наличными в Сиэтле, квитанция о банковском переводе, пластиковый пакет для банковских вкладов (и лента счетной машины для чековых вкладов).

Внешние депозиты могут состоять из монет, наличных денег или чеков. * Монеты в пластиковых пакетах не должны превышать пяти фунтов.Все чеки должны быть заверены печатью Университета Сиэтла, на которой указано название вашей подотчетной единицы. Если у вас нет штампа, обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать его.

На внешней стороне пластикового банковского депозитного мешка (как на верхней полосе, так и на основной части мешка) нанесите следующую информацию; не обращайте внимания на инструкции, напечатанные на пакете:

  • Дата оформления депозита.
  • Название отчетной единицы, делающей депозит.
  • Сумма депозита, будь то наличные или чеки.
  • Имя лица, готовящего депозит.

Подготовьте квитанцию ​​о банковском вкладе. Депозитная квитанция должна включать сумму депозита, дату, название вашей отчетной единицы, ваше имя и сказать «наличные» или «чеки». Если депозит представляет собой валюту, смешанную с монетами, укажите общие суммы в валюте и монетах отдельно в соответствующих строках вверху квитанции о банковском депозите. Положите белую копию в депозитный мешок банка.Желтая копия будет передана кассиру. Для внесения наличных не требуются магнитные ленты для счетных машин.

Если ваш депозит состоит из чеков, вы должны запустить две ленты счетной машины: одну, которая будет помещена в сумку банковского депозита с чеками, и белую копию банковского депозита; другую ленту счетной машины следует прикрепить к желтой копии квитанции о банковском переводе. Если у вас нет счетной машины, обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать ее. Снимите пластиковую полоску в верхней части банковского депозитного мешка и прикрепите ее к желтой копии банковского депозита.Перед упаковкой в ​​мешки удалите с валюты все скрепки и маленькие резинки.

Подготовьте форму кассового чека с 17-значным авторизованным номером счета в главной книге. Убедитесь, что это число соответствует номеру фонда, номеру отчетной единицы и номеру счета. Вы также должны включить краткое описание кассового чека (например, «Экуменический ретрит»). В разделе «Только для подотчетной единицы» введите название подотчетной единицы, ваше имя + добавочный номер телефона и дату депозита.Также отметьте соответствующие поля для типа (ов) платежей, которые вы вносите, то есть «чеки и / или наличные».

Вы можете использовать одну форму кассового чека для внесения депозита, который включает две сумки: одну сумку чеков и одну сумку наличных денег. Общая сумма кассового чека должна равняться сумме сумок. Не наполняйте депозитный мешок до такой степени, чтобы он мог сломаться. Если депозитные мешки заполнены ненадежно, вас попросят снова упаковать их.

Внешние вклады на крупные суммы монет

Материалы, необходимые для обработки: Seattle U.Форма кассового чека, квитанция о банковском вкладе, счетчик наличных денег контролера и полиэтиленовый пакет (-ы).

Суммарные депозиты, подготовленные в соответствии со стандартами Федерального резерва, перечислены ниже:

  • Кварталы $ 500,00
  • Даймов $ 250.00
  • Никель $ 100.00
  • Пенни $ 25.00

Подготовьте форму кассового чека в Сиэтле, указав 17-значный номер авторизованного счета в главной бухгалтерской книге. Убедитесь, что этот номер соответствует номеру фонда, номеру отчетной единицы и номеру счета.Включите краткое описание депозита в разделе «Источник платежа» кассового чека. Отнесите депозит в кассу в офисе контролера. Посмотрите, как кассир сверяет сумму банковского депозита с кассовым чеком.

Подготовьте квитанции о банковском депозите с указанием даты, суммы депозита в монетах и ​​названия вашей отчетной единицы (ниже суммы вашего депозита в долларах). Белая копия (оригинал) депозитной квитанции должна оставаться внутри пакета. Желтая копия квитанции будет передана кассиру.Перед запечатыванием пакета (-ов) убедитесь, что белая копия квитанции о банковском переводе и счетная ведомость наличных находятся в пластиковом (-ых) депозитном (-ых) пакете (-ах). Прикрепите пластиковую полоску депозитного мешка к желтой копии банковского депозита.

Как заказать расходные материалы

  • Сумматор и лента
    Обратитесь к своему финансовому менеджеру .
  • Банковские депозитные книжки (квитанции)
    Предоставляются Контролером
  • Счетная ведомость контролера
    Доступна в офисе контролера
  • Квитанции о продаже кредитной карты
    Предоставлены Контролером
  • Подтверждающий штамп
    Обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать его в книжном магазине.
  • Полиэтиленовые пакеты
    Предоставляются Контролером
  • Сиэтл U. Квитанция об оплате наличными
    Предоставляется Управлением контролера (распределяется блоками по 100 штук)

Если вам нужно больше пяти предметов снабжения, предоставленных Управлением контролера, позвоните по добавочному номеру № 6292 за три-четыре дня вперед.

Счет-фактура и квитанция: в чем разница?

Понимание фундаментальных различий между счетами-фактурами и квитанциями поможет вам вести точный и надежный финансовый учет и деловую практику.

Проще говоря, счет-фактура — это запрос, выставляемый поставщиком при обмене товаров или услуг на оплату.

Квитанция подтверждает, что согласованный платеж был произведен, и служит доказательством покупки покупателем.

Если не регистрировать различия между двумя документами, будет намного сложнее эффективно организовать финансы вашего бизнеса и придерживаться надлежащих правил и рекомендаций.

В этом руководстве мы поделимся всем, что вам нужно знать о счетах и ​​квитанциях, касающихся вашего малого бизнеса.Вы обнаружите сходства, различия, способы форматирования каждого из них и почему так важно вести четкий учет обоих документов.

Полезный совет: Прежде чем углубляться в различия между счетом-фактурой и квитанцией, важно понять сложности и правила, связанные с самими счетами. В частности, как создать счет-фактуру, что в него следует включать, как обеспечить своевременную оплату и как избежать распространенных ошибок при выставлении счетов. Чтобы узнать больше, прочтите наше руководство по выставлению счетов и их оплате 🔥

Содержание

В чем разница между счетом и квитанцией?

Счета-фактуры и квитанции являются важными бухгалтерскими документами для ведения деловой документации.Они полезны как покупателям, так и поставщикам, когда происходит транзакция, предусматривающая обмен товарами или услугами за оплату.

Эти два документа содержат подробную информацию о суммах, причитающихся и уплаченных за обмен товарами и услугами. Счета-фактуры и квитанции обычно включают информацию о продавце и клиенте, а также общую сумму к оплате.

Поскольку у них много общего, понятно, почему их часто считают взаимозаменяемыми. Однако если вы будете действовать так, как будто счета-фактуры и квитанции — это одно и то же, это может привести к проблемам с вашим бизнесом, когда дело доходит до подачи налоговых деклараций или возмещения расходов, как мы объясним в этой статье.

Не следует путать счета-фактуры и квитанции с заказом на покупку. Заказ на поставку — это, по сути, документ, выдаваемый покупателем поставщику или клиенту, в котором описываются запрашиваемые товары или услуги, а также указываются их количества и согласованные цены.

Верхний совет: Чтобы более подробно изучить различия между счетом-фактурой и заказом на покупку, в том числе, почему некоторым компаниям могут понадобиться оба документа в деловых отношениях, прочтите наше руководство по разнице между заказом на покупку и счетом-фактурой 🔍

Давайте рассмотрим основные различия между счетами-фактурами и квитанциями более подробно:

  • Поскольку счет-фактура является платежным требованием, он всегда выставляется до того, как будет произведен платеж .Поскольку квитанции подтверждают платеж, они выдают после платежа.
  • Хотя счет-фактура является юридически обязывающим документом, который уведомляет покупателя об общей сумме к оплате, квитанция является юридическим документом, который доказывает, что оплата была произведена, и может служить доказательством права собственности.
  • Счет-фактура — это коммерческий документ, в котором обычно перечислены товары и услуги, за которые подлежит оплате. Ожидайте увидеть детали, такие как количество продуктов или часы работы.Квитанция показывает, сколько была уплачена и способ оплаты, но может не включать такой же уровень детализации, как счет.
  • Счета всегда поступают непосредственно к потребителю, который должен произвести платеж, тогда как квитанция может быть отправлена ​​либо покупателю, либо третьему лицу, поскольку это просто подтверждение платежа.
  • Компании используют счета для отслеживания продаж продуктов и услуг, в то время как основная цель квитанции — служить доказательством суммы, уплаченной покупателем за товары или услуги.

Верхний совет: Создание последовательной и точной системы выставления счетов — важная часть бухгалтерского учета малого бизнеса. Когда процессы бухгалтерского учета вашего бизнеса будут оптимизированы, вам будет намного проще планировать рост и развитие вашего бизнеса. Узнайте больше о том, как оптимизировать бухгалтерские процессы вашего бизнеса, в нашем полном руководстве по бухгалтерскому учету для малого бизнеса ⚡️

В чем разница между счетом-фактурой и налоговой накладной?

Возможно, вы встретили термин «налоговый счет», также известный как счет-фактура НДС, и задались вопросом, чем он отличается от обычного счета.

Они практически идентичны по функциям; оба регистрируют юридически узнаваемые транзакции. Однако между ними есть несколько различий, например:

  • Условия. Налоговые счета-фактуры требуют, чтобы выставитель счета был зарегистрирован в качестве плательщика НДС. Выдавать счет-фактуру или квитанцию ​​с указанием НДС, если вы не зарегистрированы в HMRC, является незаконным.
  • Основное назначение. Обычный счет-фактура записывает и требует оплаты за продажу товаров и услуг.Налоговая накладная помогает покупателям, продавцам и соответствующим органам понять размер налога, подлежащего уплате с конкретной продажи. Таким образом, когда НДС сообщается в HMRC, легко понять, есть ли задолженность по НДС перед государством или есть НДС, который может быть взыскан компанией.
  • Содержание. Налоговый счет-фактура будет содержать все, что делает обычный счет-фактура, однако он также будет включать сумму налога или НДС (если применимо) к уплате.
  • Дублирование. Налоговый счет-фактура сохраняется у продавца и выдается покупателю как обычный счет-фактура.Однако, если вы используете схему маржи НДС, дополнительную копию необходимо отправить в HMRC для целей аудита и отчетности.
  • Распределение. Во многих случаях налоговый счет выставляется дистрибьютору или от него. Затем этот НДС перекладывается на потребителя (если бизнес зарегистрирован в качестве плательщика НДС), часто в форме товарного чека. По этой причине покупатель редко является конечным потребителем, поэтому редко имеет дело с самим счетом-фактурой.

По сути, обычный счет показывает, сколько покупатель должен продавцу за товары и / или услуги.В налоговой накладной указывается весь НДС, подлежащий уплате во время транзакции.

Верхний совет: Если вам интересно узнать о принципах НДС, о том, к каким компаниям он применяется, к каким элементам применяется, а также как и когда регистрироваться для уплаты НДС, мы предоставим вам все необходимое в нашем руководстве по всем вопросам. вам нужно знать об НДС 📌

Как по-разному выписываются счета-фактуры и квитанции?

Понимание того, как составляются и форматируются счета-фактуры и квитанции, помогает выделить их различия.

Форматирование накладных:
  • Счета-фактуры содержат сведения как о продавце, так и о покупателе. Большинство из них следуют общему шаблону форматирования с указанием поставщика в одном из верхних углов страницы. Обычно вы найдете название компании, торговый адрес и номер телефона. Такие же данные указаны для покупателя на противоположной стороне страницы.
  • Указание номеров счетов в верхней части страницы упрощает идентификацию счетов и платежей вашей бухгалтерии.
  • Счета-фактуры содержат подробную информацию о приобретенных продуктах или услугах. Там должно быть название и описание, а также цена и количество покупок.
  • Обычно есть другие детали, такие как условия оплаты, скидки за наличный расчет или досрочная оплата *, дата выставления счета, срок платежа, приемлемые способы оплаты, НДС (если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС) и многое другое.

* Примечание: Скидка за досрочную оплату применяется, когда продавец соглашается снизить общую стоимость заказа в обмен на быструю оплату.Это ускоряет денежный поток продавца.

Вот пример того, как выглядит отформатированный счет.

Подсказка: счета-фактуры НДС немного сложнее стандартных счетов-фактур. Если вы отправляете счет с НДС, вы должны правильно его форматировать, чтобы избежать проблем с HMRC. Чтобы узнать о трех различных типах счетов-фактур и о том, как их форматировать, прочтите наше руководство о том, какую информацию вы должны включать в свой счет-фактуру ✅

Форматирование квитанций:
  • В квитанциях обычно указывается название компании и контактная информация на сайте вверху страницы.
  • Хотя необходимо указать название и цену оплаченного продукта или услуг, а также дату платежа, может быть не так много деталей, касающихся скидок, описаний или цен за единицу, если специально не запрашивается детализированная квитанция.
  • Большинство квитанций распечатываются, например, когда вы платите в кассовом аппарате или сканируете свою кредитную карту и получаете распечатанную бумажную квитанцию, хотя по мере того, как мир перемещается в Интернет, вместо этого обычно по электронной почте отправляются цифровые квитанции.
  • Важно не указывать слишком много сведений о клиенте в квитанции, чтобы предотвратить кражу личных данных, поскольку многие люди выбрасывают свои квитанции или оставляют их.

Вот пример того, как выглядит отформатированная квитанция.

Когда использовать счета-фактуры и квитанции

Учитывая их различное использование и цели, важно знать различные обстоятельства, при которых целесообразно отправлять счет-фактуру или квитанцию, или и то, и другое, и как это выглядит на практике.

Когда использовать счета-фактуры

Счета-фактуры используются предприятиями всех размеров, секторов и отраслей. Например, рестораны используют счета, когда вы запрашиваете счет, и они приводят разбивку того, что было потрачено. Продавцы электронной коммерции используют счета-фактуры для подтверждения проданных товаров и суммы перед запросом оплаты, а фрилансеры используют счета-фактуры, когда запрашивают оплату после реализации проекта.

Если вы ведете онлайн-бизнес или принимаете заказы по телефону, рекомендуется отправлять клиентам цифровой или бумажный счет во время заказа, к которому они могут вернуться в любое время.

Документ служит подтверждением заказа и четко показывает, что причитается. Счета-фактуры обычно отправляются клиентам таким образом, когда компания предоставляет продукты или услуги до срока платежа.

Ваша компания решает, как долго клиент должен заплатить за продукт или услугу. Некоторые предприятия требуют оплаты при получении счета, тогда как другие могут позволить произвести оплату в течение 30 или 60 дней с даты выставления счета.

Сроки оплаты полностью зависят от ваших уникальных предпочтений и обстоятельств, поэтому ваше решение должно учитывать то, что лучше всего подходит как для вашего бизнеса, так и для ваших клиентов.

Крайне важно сделать дату оплаты счета как можно более четкой, чтобы клиент был хорошо информирован и чтобы ожидания платежа были правильно определены.

Тем не менее, просроченные счета — довольно распространенное явление, и вам, возможно, придется иметь дело с ними. Если клиент или покупатель опаздывают с оплатой счета, убедитесь, что вы знаете, как отследить просроченный счет (правильный способ).

Когда использовать квитанции

Потребителям часто требуются квитанции, когда дело доходит до доказательства того, что определенные расходы действительно были произведены.Эта информация может понадобиться им, если они хотят вычесть покупки из своей налоговой декларации или получить возмещение от работодателя (подробнее об этом позже).

Квитанции также необходимы, когда потребителям необходимо вернуть товар по уважительной причине. Например, товар может быть неисправным или просто не тем, что они думали, что покупают.

Большинство предприятий устанавливают свои собственные правила в отношении того, что считается уважительной причиной возврата, а также того, требуется ли квитанция для завершения возврата.Подробная информация о политике возврата обычно отображается непосредственно в квитанции, включая количество дней, в течение которых потребители должны сделать возврат или обмен после даты покупки.

Без квитанции розничные продавцы часто предоставляют обмен или кредит только для выбора другого товара. Тем не менее, если ваша компания осуществляет продажи через Интернет, по почте или по телефону, вам необходимо вернуть деньги, даже если товары не неисправны.

Строительные компании часто предпочитают предоставлять политику возврата и обмена, чтобы повысить удовлетворенность клиентов.Компании, которые решили предлагать возврат и обмен, должны предоставить клиентам квитанцию ​​в рамках этого процесса.

После совершения платежа рекомендуется сразу же предоставить квитанцию ​​о том, была ли транзакция проведена лично, в Интернете или по телефону. Вы всегда должны делать две копии квитанции, одну для вашего клиента и одну для вашей деловой документации.

Будь то супермаркет, уличный торговец или интернет-магазин одежды, потребители ожидают, что компании будут предоставлять чеки в точках продажи.

Почему счета и квитанции важны в бизнесе?

Как счета-фактуры, так и квитанции жизненно важны для хорошего ведения бухгалтерского учета. Однако они важны по несколько другим причинам.

Отслеживание продаж и доходов

Хранение счетов-фактур позволяет вам вести учет продаж вашего бизнеса. Это может пригодиться, когда вы отслеживаете, составляете отчеты и прогнозируете ежемесячные, квартальные или годовые продажи.

Счета также являются необходимым инструментом для отслеживания ваших доходов и будущих доходов.Вам нужно будет вести учет всех ваших доходов и расходов, когда вы садитесь подавать налоговую декларацию, а здоровый учет значительно упрощает этот процесс.

В наши дни многие владельцы малого бизнеса предпочитают хранить свои счета в Интернете, чтобы они могли хранить и просматривать все свои счета в одном месте.

Верхний совет: Использование программного обеспечения для онлайн-выставления счетов может значительно упростить отслеживание платежей по счетам и улучшить ваш денежный поток. Программное обеспечение для выставления счетов также позволяет автоматизировать задачи, которые высвободят ваше драгоценное время, такие как установка повторяющихся счетов и отправка автоматических напоминаний об оплате клиентам.Узнайте больше о преимуществах программного обеспечения для выставления счетов в нашем руководстве по 11 лучшим программным решениям для выставления счетов для вашего малого бизнеса 💥

Пополнение запасов

Счета-фактуры также полезны для поставщиков с точки зрения возможности доставки товаров, помогая вам отслеживать проданные товары и услуги и пополнение запасов.

Подробные счета-фактуры покажут вам, что именно вы заказали и когда, что делает их ключевой записью, на которую можно ссылаться, когда дело доходит до пополнения запасов товаров и материалов.Если вы будете делать повторяющиеся повторяющиеся заказы каждый месяц, для заказа дополнительных запасов достаточно будет изменить номер и дату счета.

Управление расходами на сотрудников

Квитанции имеют решающее значение, когда речь идет о помощи предприятиям в оптимизации процессов внутреннего учета, особенно когда речь идет о расходах на сотрудников.

Например, если ваши сотрудники часто путешествуют по работе и производят возмещаемые платежи, вам понадобится копия их квитанций, чтобы проверить их расходы и создать отчет о расходах.

Главный совет: Отслеживание расходов сотрудников с помощью оптимизированной системы является ключом к экономии времени и денег и предотвращению возможного мошенничества со стороны сотрудников. Методологическая политика в отношении расходов и программное обеспечение для управления расходами могут помочь вам эффективно управлять этим процессом. Чтобы узнать больше, прочитайте наше руководство по управлению расходами сотрудников 📣

Будьте готовы к налоговой проверке

Ведение учета и актуальной сводки всех счетов-фактур и квитанций имеет решающее значение в случае налоговой проверки .

Оба документа помогут вам правильно подать налоговую декларацию, обеспечить уплату правильной суммы и избежать длительной налоговой проверки. Без счетов-фактур и квитанций вы можете подвергнуться пени и штрафам, если вы прошли аудит.

Например, будучи директором компании с ограниченной ответственностью, HMRC может оштрафовать вас на 3000 фунтов стерлингов или дисквалифицировать с должности директора компании, если вы не ведете точный бухгалтерский учет. Если вы не можете найти определенные записи, если они потеряны или украдены, вы должны сделать все возможное, чтобы воссоздать их.Вот почему так важно хранить несколько копий ваших счетов-фактур и квитанций, а также хранить их в цифровом виде.

Поддержание надлежащей системы отслеживания счетов и квитанций вашего предприятия сэкономит вам время и деньги в долгосрочной перспективе.

Главный совет: Узнайте больше о различных типах деловых расходов, важности их отслеживания и, в частности, о том, как управлять ими, в нашем руководстве по отслеживанию расходов 💡

Как избежать судебных исков

Счета помогают защитить малый бизнес от ценовых разногласий и судебных исков.Счет-фактура продажи показывает, что товар или услуга были проданы в определенное время по согласованной цене.

Счета-фактуры, подписанные как продавцом, так и потребителем, особенно полезны, поскольку они показывают соглашение между обеими сторонами.

Если нет счета-фактуры, сложнее доказать, что продажа имела место, поскольку нет задокументированной записи. Без записи малые предприятия остаются открытыми для споров о ценообразовании.

Заявление о возмещении расходов

Сохранение счетов и квитанций в безопасности и доступности также имеет решающее значение, когда речь идет о возмещении расходов.Любые коммерческие расходы, такие как страхование, программное обеспечение, заработная плата и коммунальные услуги, которые не облагаются налогом, должны быть подтверждены подтверждающей документацией.

Вам потребуются все соответствующие счета-фактуры и товарные квитанции, чтобы заявить о любых коммерческих расходах из вашей налоговой декларации, и вам необходимо вести точный и проверяемый учет всех ваших расходов в течение шести лет.

Главный совет: Большинство коммерческих расходов вычитается из вашего дохода до того, как они будут облагаться НДС (если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС) и другими налогами.Использование этих допустимых расходов может помочь вам сэкономить деньги, которые вы можете снова вложить в свой бизнес. Подробное описание расходов вашего бизнеса и способов их возмещения можно найти в нашем руководстве по бизнес-расходам и способам управления ими. данные, чтобы лучше понять свой целевой рынок.

Покупательское поведение дает ключевую информацию, например, о том, какие продукты или услуги продаются хорошо или плохо, в каком количестве они покупаются, в какое время дня или недели они работают лучше всего и т. Д.

Эти данные могут помочь отделам продаж и маркетинга узнать модели поведения, которые они могут использовать для увеличения будущих продаж. Например, если наблюдается сезонный всплеск продаж определенных продуктов, ваша команда может проводить кампании, чтобы мотивировать и стимулировать определенное покупательское поведение.

Использование счетов-фактур таким образом особенно эффективно, если они хранятся в цифровом виде, поэтому вся информация легко доступна в одном месте.

Подведение итогов

Понимание основных различий между счетами-фактурами и квитанциями поможет вам оставаться организованным, обеспечить спокойствие для ваших клиентов, упростить бухгалтерские процессы, заявить о допустимых расходах при подаче налоговой декларации, избежать судебных процессов или проверок и многое другое .

Все это приведет к тому, что вы сможете более эффективно управлять своим бизнесом, тем самым высвободив ваше время, чтобы сосредоточиться на росте и развитии вашего бизнеса для достижения ваших целей.

С помощью Tide вы можете отправлять персонализированные счета своим клиентам прямо из нашего удобного приложения. Благодаря тому, что все ваши счета хранятся в одном месте, будет проще, чем когда-либо, избегать просроченных платежей, автоматизировать задачи и следить за финансовым состоянием вашего бизнеса. Для начала откройте банковский счет для бизнеса сегодня и зарегистрируйте свой бизнес бесплатно.

Фото Влады Карпович, опубликовано на сайте Pexels

Шаблоны кассовых чеков | Бесплатная загрузка

Какая информация должна быть в кассовом чеке?

Кассовый чек может быть относительно простым. Он должен включать:

  • дата, когда клиент заплатил вам,
  • предоставивший оплату,
  • сумма платежа,
  • за что была плата (т.е. аренда),
  • получивших выплату,
  • Промежуточный итог
  • , налоги и остаток к оплате (при наличии).

Если вы ведете бизнес с большим количеством транзакций, вы понимаете, что ведение документации может быть большой головной болью. Вот почему важно точно указать, на что была получена квитанция и когда была совершена транзакция. Вы также должны убедиться, что вы указали все уплаченные налоги, а также суммы задолженности для своей бухгалтерской отчетности.

Как сделать так, чтобы шаблон кассового чека выглядел профессионально?

Прежде всего, вы хотите, чтобы ваша квитанция была правильно оформлена.Независимо от того, сколько чеков получит от вас ваш клиент, все они должны быть одинаковыми. Вы также должны убедиться, что название вашей компании и контактная информация будут четко указаны в квитанции. Если они решат что-то купить у вас снова, у них будет под рукой ваша контактная информация.

Как правило, лучший способ сделать профессиональный чек — использовать готовый шаблон (показанный выше и больше здесь) или изготовитель чеков. Эти инструменты позволят вам избавиться от хлопот и усилий по созданию чека.После этого все, о чем вам нужно подумать, — это заполнить нужную информацию.

Как и когда отправлять квитанцию?

Квитанции должны предоставляться на каждый продукт или услугу, приобретенную у вашего предприятия, даже если покупатель платит наличными.

Вы можете распечатать квитанцию ​​при продаже продукта или услуги и передать ее покупателю сразу после его покупки. У вас также есть возможность отправить своим клиентам квитанцию ​​в формате PDF. Скорее всего, вы захотите сделать это как можно скорее после покупки, чтобы у них была под рукой квитанция для справки.

Как организовать шаблоны кассовых чеков?

Иногда вам может понадобиться просмотреть свои квитанции, например, чтобы: подсчитать и оценить свой доход; клиенту нужно, чтобы вы сослались на старую квитанцию ​​или если вы прошли аудит. На раннем этапе это не имеет большого значения, поскольку все ваши файлы хранятся в одном месте.

Однако по мере того, как вы отправляете больше кассовых чеков или распечатываете больше листов бумаги, вы постепенно начнете накапливать много файлов. Становится все труднее и труднее находить нужные вещи и отслеживать шаблоны денежных квитанций.

Вот когда вы захотите использовать подходящее программное обеспечение для выставления счетов. Если вы используете Invoice Simple для создания и отправки квитанций, у вас будет легкий доступ к отчетам и функциям расширенного поиска (помимо других преимуществ).

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.