Как правильно пишется «расписка» — ТекстЭксперт
Правильно пишется: расписка
Существительные русского языка интересны тем, что почти все имеют очень древнюю историю. Эта история объясняет часто их написание. В вопросе, как правильно пишется «расписка», очень простое слово, интересно не только правописание, но и его причина. Так как же правильно пишется слово «расписка»? Сейчас разберемся.
Самый древний «родитель» слова «расписка» праславянское «pьsati», глагол. Два основных значения – наносить куда-либо знаки графики, владеть письменностью. Затем одновременно в старой письменности на Руси появились слова «пьсати» и «писати», и до сих пор лингвисты не пришли к соглашению, какое было первым. Как во многих глаголах русского языка, «и» на конце заменилась мягким знаком.
От глагола «писать» с помощью одновременного прибавления приставки и суффикса появилось существительное «расписка».
- Нанесение на бумагу (или другой материал) букв – устаревшее значение, слово в этом смысле является мертвым.
- Написанная под документом фамилия, обязательно собственноручно – устаревшее слово, в ходу редко.
- Документ о взятии/выдаче денег в долг, удостоверяющий согласие на данное действие – единственное значение слова «расписка», которое употребляется сейчас.
С окончанием сложностей нет, потому что это слово – существительное женского рода, первого склонения, то есть в конце слова пишем гласную «а». По падежам «расписка» изменяется, как все стандартные существительные этого рода и склонения.
В приставке «рас-» глухая согласная четко слышна, а корень «-пис-» начинается с глухой согласной – лишнее доказательство, что «з» писать нельзя.
А вот гласная в приставке «рас-» – вопрос сложнее. Почему «а», а не «о»? Тут правила русского языка непреклонны: если спорная приставка безударна, то пишется только «рас-«. Примеры: раскачка, раскидка, расклейщица. Под ударением пишется «о»: росчерк, россыпь.
В случае, когда «рос» без ударения и пишется через «о», это – часть корня или корень, но не приставка. Например: росток, Россия, ростовчанин.
Сначала предъяви расписку, а потом требуй долг!
В расписке неверно указана сумма.
Расписка была выдана на три года и уже недействительна.
Как правильно написать расписку
Расписка не относится к обязательным видам договоров, подлежащих нотариальному удостоверению. То есть нотариальное удостоверение сделки по расписке — дело сугубо добровольное.
Будучи простым письменным документом для подтверждения наличия договорных отношений, расписка не представляет собой договор, который обычно используется гражданами в долговых обязательствах. Расписка — это доказательство получения средств и суд рассматривает именно как доказательство того, что человек получил указанные средства.
Распиской мы подкрепляем свои права, чтобы гарантировать свою честность, или в будущем получить обратно свою собственность. Законодательство Украины регулирует вопросы получения и составления расписок, а именно:
Согласно ст. 545 Гражданского кодекса Украины:
1. Приняв выполнение обязательства, кредитор должен по требованию должника выдать ему расписку о получении выполнения частично или в полном объеме.
2. Если должник выдал кредитору долговой документ, кредитор, принимая выполнения обязательства, должен возвратить его должнику. В случае невозможности возврата долгового документа кредитор должен указать это в расписке, которую он выдает.
Есть несколько базовых требований, которые нужно обязательно придерживаться при их составлении расписки.
- Наименование документа, которое составляется, то есть в шапке по середине документа пишется слово «Расписка».
- Фамилия, имя, отчество того, кто дает расписку и кому предоставляют расписку.
- Паспортные данные и адрес регистрации и адрес фактического места проживания того, кто дает расписку и кому предоставляют расписку.
- Идентификационный код того, кто дает расписку.
- Фамилия, имя, отчество кому предоставляют расписку.
- Детальное и точное наименование передаваемого – описание характеристики, количество вещей.
- Количественные показатели указывается и цифрами, и прописью.
- Подробное описание обязательства того, кто дает расписку.
- Указание даты: числа, месяца и года, когда должно быть исполнено обязательство.
- Город составления расписки.
- Дата составления расписки.
- Если расписка имеет особо важное значение, то подпись следует заверить у нотариуса. Это не является обязательным требованием — расписка, не удостоверенная нотариусом, имеет полную юридическую силу.
- При наличии свидетелей составления расписки, необходимо их Ф.И.О. указать в расписке и обязательно они должны подписаться в расписке.
- Очень важно писать расписку собственноручно, чтобы позже было легче установить ее подлинность.
После выполнения всех условий расписки ее нужно вернуть должнику.
Расписка позволяет достаточно сильно, с юридической точки зрения, закрепить свои позиции как кредитора (займодателя) и должника (заемщика) с минимумом затрат денег и времени на оформление сделки.
Как грамотно дать в долг, чтобы получить деньги обратно – отвечает адвокат
Белорусское телеграфное агентство совместно с Белорусской республиканской коллегией адвокатов продолжает цикл материалов на правовую тематику «Право на защиту: советы адвоката». Давая деньги в долг, безусловно, мы рассчитываем, что их обязательно нам вернут. А что, если друг или знакомый оказался непорядочным человеком и всячески уклоняется от своих обязательств? Опытные адвокаты юридической консультации Ленинского района Гродно Андрей Белый, Светлана Бирилова и Игорь Сильванович расскажут, как грамотно давать в долг и когда следует обращаться в суд.
Как грамотно давать в долг? Как правильно составить расписку?
Чтобы грамотно дать деньги в долг, необходимо оформить договор займа. По этому договору одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества. Договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей, если иное не установлено законодательными актами.
Договор займа должен быть заключен в письменной форме, если сумма превышает не менее чем в 10 раз размер базовой величины, а в случаях, когда заимодавцем является юридическое лицо, – независимо от суммы. В подтверждение договора займа и его условий может быть представлена расписка заемщика или иной документ, удостоверяющий передачу ему заимодавцем определенной денежной суммы или определенного количества вещей. В расписке должны быть указаны все данные заемщика и займодавца: Ф.И.О., адрес места жительства, паспортные данные, сумма займа и дата составления расписки.
Требуется ли нотариальное заверение расписки?
Для оформления договора займа нотариального заверения расписки не требуется, т.е. законодательством это не предусмотрено. Заверить расписку у нотариуса можно по желанию сторон, которые заключают договор займа.
Будет ли являться доказательством расписка, оформленная ненадлежащим образом?
Расписка по договору займа должна соответствовать требованиям законодательства. Как ее составлять, разъясняет Гражданский кодекс Беларуси. Об этом выше уже говорилось.
Расписка, оформленная ненадлежащим образом, не может являться доказательством в судебном процессе.
Как поступать, если должник не выполняет оговоренные в расписке условия, например, не возвращает деньги в срок, постоянно откладывая этот момент?
Заемщик обязан возвратить полученную сумму в срок и порядке, которые предусмотрены договором займа.
Как поступать, если должник избегает встречи с человеком, у которого взял в долг, или вовсе сменил место жительства?
В этом случае необходимо обращаться в суд с исковым заявлением о взыскании средств по договору займа. Местом жительства должника может считаться последнее известное истцу место его пребывания.
Отвечают ли по долгам гражданина его родственники?
Прежде всего необходимо определиться, какие родственники имеются в виду, поскольку в различных нормативно-правовых актах Беларуси круг лиц, определяемых в качестве родственников, отличается.
Как правило, граждане не отвечают по долгам своих совершеннолетних и дееспособных родственников. Но распространены ситуации, когда родственники выступают в качестве поручителей. В этом случае они отвечают перед кредитором солидарно с должником – своим родственником, если тот не исполняет или ненадлежаще исполняет свои обязательства.
После смерти родственника вместе с наследством, обремененным долгами, также переходят и долги. Однако каждый из наследников отвечает по долгам наследодателя только в пределах стоимости перешедшего к нему наследственного имущества.
Как быть с непогашенными долгами супругов, которые возникли до регистрации брака?
Вступление в брак не освобождает от выплаты долгов, возникших до регистрации брака. При этом взыскание по непогашенному долгу может быть обращено как на имущество, находящееся в собственности должника, так и на его долю в общем имуществе супругов, приобретенном после заключения брака, которая причиталась бы ему при разделе этого имущества.
В этом случае стоит рассмотреть вопрос о заключении между будущими супругами или супругами брачного договора, исключив режим общей совместной собственности в отношении имущества, приобретаемого супругом-не должником после заключения брака.
При помощи каких законных методов можно попытаться взыскать долги до того, как обратиться в суд? Как при этом не попасть в поле зрения правоохранительных органов как шантажист?
До обращения в суд с иском можно попытаться добровольно урегулировать спор, в том числе направив должнику предложение об этом письменно.
Если в действиях должника усматриваются признаки мошенничества, т.е. есть основания предполагать, что он завладел имуществом либо приобрел права на имущество путем обмана или злоупотребления доверием, можно обратиться в органы милиции с соответствующим заявлением. Возможно, проведение проверки правоохранительными органами заставит должника вспомнить о необходимости выполнения обязательств.
Может ли должник оспорить расписку или договор займа?
Договор займа можно оспорить по его безденежности. То есть заемщик имеет право доказывать, что деньги или другие вещи в действительности он не получал от заимодавца или получал в меньшем количестве, чем указано в договоре (расписке).
Если договор займа должен быть совершен в письменной форме, его оспаривание по безденежности путем свидетельских показаний не допускается. Исключение составляют случаи, когда договор был заключен под влиянием обмана, насилия, угрозы, злонамеренного соглашения представителя заемщика с заимодавцем или стечения тяжелых обстоятельств.
Если в процессе оспаривания заемщиком договора займа по его безденежности будет установлено, что деньги или другие вещи в действительности не были получены от заимодавца, договор займа считается незаключенным. Когда деньги или другие вещи получены в меньшем количестве, договор считается заключенным на это количество денег или вещей.
А что, если должник вовсе отрицает, что брал деньги в долг?
В этом случае необходимо обращаться в суд с исковым заявлением о взыскании средств по договору займа. Расписка будет являться главным доказательством того, что договор займа был заключен. Также свидетельские показания могут расцениваться как доказательства заключения между сторонами договора займа.
Какой срок давности для обращения в суд по таким спорам?
Для обращения в суд по таким спорам устанавливается общий срок исковой давности в три года.
В каких случаях следует подавать заявление в суд, а в каких взыскание долгов возможно и в исполнительном производстве на основании исполнительной надписи нотариуса?
Если требование о взыскании долга основано на нотариально удостоверенной сделке (договоре займа), взыскание происходит в бесспорном порядке на основании исполнительных надписей нотариусов. В остальных случаях следует обращаться в суд в порядке искового производства (путем предъявления иска).
Каким образом можно обязать должника вернуть деньги, если у него их действительно нет? Какие ограничения может наложить суд?
Если должник не исполняет либо уклоняется от исполнения требований исполнительного документа, суд может принять в его отношении следующие меры:
- временно ограничить в выезде из Беларуси;
- временно ограничить в управлении механическими транспортными средствами, моторными маломерными судами, мощность двигателя которых превышает 3,7 киловатта (5 лошадиных сил), а также в охоте. Исключение составляют случаи, когда эти права нужны должнику в связи с инвалидностью либо в качестве единственного средства получения дохода. Причем ограничения устанавливаются на срок до исполнения должником требований, содержащихся в исполнительном документе, но не более чем на пять лет;
- временно ограничить в посещении игорных заведений.
Могут ли изъять имущество должника? Или обязать его часть зарплаты отдавать в счет погашения задолженности?
При взыскании задолженности судебный исполнитель может применять такие меры, как обращение взыскания на имущество должника, в том числе на имущественные права, а также обращение взыскания на заработную плату должника – гражданина, в том числе индивидуального предпринимателя, и приравненные к ней доходы. Иначе говоря, на стадии принудительного исполнения могут изъять некоторое имущество должника, а также обязать часть зарплаты отдавать в счет погашения долга.
Можно ли требовать и в каких случаях вместе с основным долгом вернуть и проценты? Когда наступают финансовые санкции при нарушении условий договора?
Проценты на сумму займа можно получить, когда размер и порядок их уплаты определены договором.
Если человек не возвращает деньги в срок, на сумму долга ему придется уплатить проценты, предусмотренные п. 1 ст. 366 Гражданского кодекса (кроме процентов, определенных договором займа). Эти санкции действуют со дня, когда деньги должны были быть возвращены, по день их возврата заимодавцу.
Правда ли, что взыскать долг с гражданина другой страны сложнее?
Если должник – гражданин другого государства, необходимо принять во внимание некоторые обстоятельства, которые действительно могут затруднить взыскание долга.
Прежде всего необходимо определиться, может ли такое дело рассматриваться судами Беларуси. Судам республики подсудны дела по искам к иностранным гражданам и лицам без гражданства, если они имеют место жительства на территории Беларуси.
Содержание международного договора Беларуси с государством, гражданином которого является должник, при наличии такого договора, кроме того позволит определить, по законодательству какой страны определяются права и обязанности сторон (условия договора, возможность взыскания процентов, пени и т. д.), вопросы исковой давности. Как правило, права и обязанности сторон по сделке определяются по законодательству места ее совершения, если иное не предусмотрено соглашением сторон.
Принципиально ли отличается процесс взыскания долгов, если должником перед гражданином выступает физическое лицо и какая-либо организация?
Принципиальной разницы нет. Хотя процесс исполнения вынесенного решения о взыскании денежных средств с юридического лица и физического лица имеет своим отличия.
По сообщению БЕЛТА
для чего нужна, кто ответственный и как заполнить форму
У компаний часто появляется необходимость доставки товара при отсутствии грузового транспорта на балансе. Тогда решение — обратиться в экспедиторскую фирму, которая специализируется на перевозках, является оптимальным. Чтобы осуществить доставку таким способом, необходимо заполнить пакет бумаг. Одним из документов, требующих особого внимания, является экспедиторская расписка.
Экспедиторская расписка содержит данные о временной передаче прав на товары контрагенту, об участниках сделки и характеристиках груза. Документ заполняют во время передачи груза, и он является подтверждением того, что экспедитор действует по поручению клиента.
Все стороны сделки — грузоотправитель, экспедитор, грузополучатель — одинаково заинтересованы в составлении расписки. Для отправителя этот документ подтверждает, что груз передан в доставку. Для компании-перевозчика расписка фиксирует количество и состояние товаров, так как во время транспортировки может случится разное. Получателю нужен этот документ для приемки. Всем участникам — для внесения данных в бухгалтерский учет и снижения налоговой базы.
Кто обязан оформить экспедиторскую расписку?
Компания-перевозчик обязана заполнить расписку после оплаты счета клиентом в процессе передачи груза. Затем один экземпляр экспедитор передает на руки заказчику, второй оставляет себе.
Как правильно оформить расписку?
Форма расписки установлена Приказом Минтранса от 11.02.2008 № 23. В документе обязательно должно быть указано следующее:
-
данные заказчика-грузоотправителя и грузополучателя,
-
данные экспедиторской компании,
-
дата и номер расписки,
-
информация о доставляемом товаре.
В документе должны отсутствовать ошибки или исправления, тем более запрещается вносить ложную информацию. Расписка является юридически значимым документом. Многие путают экспедиторскую расписку с транспортной накладной, но разница между ними значительная. В ТТН указываются данные о стоимости услуг перевозчика, поэтому для транспортной компании этот документ является обязательным. Также не стоит путать со складской распиской, которая заполняется для подтверждения получения товара для хранения на складе.
Образец экспедиторской расписки
Порядок оформления документа
-
Заполнение бланка начинается с проставления текущей даты приема товара и порядкового номера, соответствующего нумерации в фирме.
-
Затем заполняются сведения об отправителе и получателе — юридическое название компании, ее адрес и контактный телефон.
-
В графе «Экспедитор» необходимо написать название компании либо ФИО конкретного человека с паспортными данными.
-
В основном блоке перечисляются данные о грузе: количество мест, страна производителя, номер, маркировка или штрихкод, правила перевозки товара.
-
Далее указывается категория тары — пакеты, коробки, бутылки и др. Стоимость груза, его вес и объем.
-
Также нужно указать условия доставки груза, которые утвердили между собой клиент и экспедитор.
-
Внизу формы экспедитор должен расписаться и расшифровать свою подпись.
Экспедиторская расписка готова. Компания-перевозчик забирает нужный документ и отправляется в пункт назначения для выполнения заказа.
Экспедиционную расписку заполняют от руки, распечатывают или оформляют в электронном виде, например, в сервисе «Электронные транспортные накладные», с помощью которого можно автоматизировать весь процесс оформления грузоперевозок. Электронную версию легко заполнять и редактировать, доступ к ней имеют только участники сделки, документ обладает юридической силой.
Возможности сервиса «Электронные транспортные накладные»
-
Автоматизируйте процесс оформления грузоперевозок.
-
Все необходимые документы находятся под рукой.
-
Контролируйте весь процесс поставки.
-
Оперативно исправляйте ошибки и опечатки.
-
Экономьте ресурсы на каждом этапе.
Расписка загружается из любой учетной системы. Документы с электронной подписью принимаются в ФНС и других отчетных организациях. Оставьте заявку по ссылке, чтобы изучить возможности сервиса в тестовом режиме и посмотреть, как выглядит весь процесс изнутри.
Как заполнить счет
5 минут. Читать
- Концентратор
- Выставление счетов
- Как заполнить счет-фактуру | Контрольный список для профессионального выставления счетов
Чтобы правильно заполнить счет, малые предприятия должны убедиться, что они включают всю информацию, которая потребуется клиенту для оплаты их услуг. Эта информация включает:
- Название и контактные данные вашего предприятия
- Контактная информация клиента
- Уникальный номер счета-фактуры
- Подробное описание предоставленных услуг
- Конкретные условия оплаты
- Срок оплаты счета
- Общая сумма причитающейся суммы счет.
Чтобы получить оплату как можно скорее и чтобы информация, указанная в счете, была как можно более точной, предприятиям следует заполнять детали счета, как только они завершают работу над проектом, когда информация все еще важна. .
Вот несколько советов, которые научат вас заполнять счет:
Как заполнять счет: контрольный список для малого бизнеса
Как включить скидки в счет-фактуру
Как заполнить счет: контрольный список для малого бизнеса
1.Создайте единообразный вид
Деловые счета-фактуры должны иметь единый шаблон, которому вы следуете каждый раз при заполнении счета-фактуры, чтобы придать своим счетам единообразный вид. Таким образом, ваши клиенты смогут сразу определить, что счет выставлен вашей компанией. Это также сделает ваш бизнес безупречным и профессиональным для клиентов. Чтобы создать шаблон счета-фактуры, вы можете скачать эти бесплатные шаблоны бизнес-счетов FreshBooks в форматах Word, PDF и Excel. Или вы можете создать свой собственный дизайн счета, следуя этим рекомендациям по оформлению счетов.
2. Создайте свой бренд
Не считайте счет-фактуру скучным бухгалтерским документом. Вместо этого думайте об этом как о возможности произвести впечатление на клиентов и построить свой бренд. Убедитесь, что ваш счет отражает индивидуальность вашего бизнеса. Если у вас уже есть бизнес-сайт, вы можете позаимствовать оттуда элементы дизайна для шаблона счета-фактуры, включая логотипы, цвета и шрифты. Максимально используйте свой счет и позвольте ему стать еще одним маркетинговым инструментом, который поможет вам в развитии вашего бизнеса.
3.Основы заполнения счета
Чтобы заполнить счет, начните с основных деталей, которые вам нужно будет указать, чтобы ваши клиенты могли заплатить вам правильную сумму вовремя. Вот что вам нужно указать при заполнении счета:
- Контактная информация вашей компании , включая ее название, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
- Контактные данные вашего клиента ; убедитесь, что вы указали правильное контактное лицо для выставления счетов в компании вашего клиента.
Это может быть не тот человек, с которым вы ежедневно имеете дело по деловым вопросам.
- Уникальный номер счета , чтобы вы могли легко ссылаться на конкретные счета при общении с клиентами или когда вы ведете учет для своего бизнеса.
- Подробный список предоставленных услуг , включая все соответствующие детали, такие как количество отработанных часов, почасовая оплата и промежуточный итог по каждой позиции. Может помочь отображение этой информации в виде сетки или таблицы.
- Условия оплаты , включая способы оплаты, которые принимает ваша компания, и любые штрафы за просрочку платежа, которые будут взиматься с клиентов за пропущенные платежи.
- Срок оплаты счета , который четко отображается и выделяется на странице.
- Общая сумма долга жирным шрифтом, который выделяется на странице.
- Краткое «спасибо» внизу не обязательно, но это хорошее дополнение, которое может помочь вам поддерживать хорошие отношения с клиентами.
4. Создание системы нумерации счетов
Создайте систему нумерации счетов, которая будет работать для вас при заполнении счетов. Самый простой способ — это просто последовательно пронумеровать ваши счета, например, счет № 001, счет № 002, счет-фактура № 003. При желании вы также можете пронумеровать их по дате выставления счета или по идентификатору клиента, если вы назначите уникальный номер каждому из своих клиентов. Если вы используете облачное программное обеспечение для выставления счетов, программа автоматически назначит уникальные номера счетов для каждого нового счета, который вы заполняете, в зависимости от выбранной вами системы нумерации.
5. Установите четкие временные рамки
При заполнении счета-фактуры для вашего бизнеса обязательно установите четкие и конкретные сроки. Вместо использования расплывчатых формулировок для описания срока оплаты счета, например «Оплата при получении» или даже «Оплата через 30 дней», вы должны указать конкретную дату оплаты, например «Оплата должна быть произведена 1 октября 2018 года». Указание конкретных сроков оплаты при заполнении счетов может помочь устранить путаницу для ваших клиентов и даже помочь вам быстрее получать оплату, согласно исследованию FreshBooks по выставлению счетов.
6. Предлагайте гибкие варианты оплаты
Если вы обдумываете, какие варианты оплаты предлагать при заполнении счетов, постарайтесь предоставить своим клиентам как можно больше способов оплаты. Мало того, что клиенты оценят гибкость оплаты наиболее удобным для них способом, гибкость в выборе вариантов оплаты также может помочь вам получать оплату быстрее. Заполните счет-фактуру с четкими инструкциями о том, как клиенты могут платить вам, будь то чеком, кредитной картой, прямым банковским переводом, онлайн-платежами или наличными.
Вот пример того, как заполнить профессиональный счет из шаблона счета FreshBooks:
Как включить скидки в счет
Если вы хотите включить скидку при заполнении бизнес-счета, сначала определите, какую скидку вы предлагаете, будь то процентная скидка на ваши услуги или установленная сумма в долларах, которую вы дисконтируете из промежуточной суммы счета. .
Включите скидку в конце счета под промежуточной суммой счета.Перечислите название скидки и сумму скидки, а затем включите окончательную сумму счета в следующую строку.
СТАТЬИ ПО ТЕМЕ
быстрая справка исправления чека
% PDF-1.5 % 1 0 объект > / OCGs [9 0 R] >> / Страницы 3 0 R / Тип / Каталог >> эндобдж 2 0 obj > поток application / pdf










29 Заполняемые шаблоны кассовых чеков [и формы]
Практически все предприятия имеют дело с кассовыми чеками. Как владелец бизнеса вы продолжаете получать от клиентов наличные платежи. Когда вы получаете платежи наличными, вы понимаете важность записи информации о квитанциях в свои финансовые книги.Чтобы обеспечить точность ваших записей, максимально используйте эти документы.
Объявления
Денежные поступления
Что такое кассовый чек?
Квитанция об оплате используется, когда предприятие или физическое лицо получает наличные от клиента, банка или инвестора. Этот документ необходим, когда деньги, полученные от клиента, компенсируют сгенерированное сальдо дебиторской задолженности при совершении операции продажи.
Бизнесы работают по-разному. Некоторые продают товары или услуги в кредит, а некоторым требуется предоплата наличными при продаже товара или услуги. Независимо от того, какой тип транзакции происходит, вам понадобится шаблон квитанции, когда покупатель предоставляет в качестве оплаты наличные или чек.
Что включать в кассовый чек?
Клиентам в вашем бизнесе нужна квитанция, а вам, как владельцу бизнеса, нужна квитанция, чтобы отслеживать все, что вы продали. Использование шаблона упрощает создание квитанций для клиентов, которые обычно платят наличными. Шаблон квитанции Excel относительно прост и обычно включает в себя следующее:
- Дата получения платежа
- Имя покупателя, осуществившего платеж
- Сумма платежа
- Цель платежа
- Имя лица, получившего платеж.
. Если у вас есть бизнес, связанный с большим количеством транзакций, ведение учета становится серьезной проблемой. Вы всегда должны указывать цель квитанции и дату транзакции. Вы также должны тщательно указывать уплаченные налоги и любые причитающиеся суммы в своей финансовой документации.
Шаблоны квитанций
Правильное использование квитанции
Теперь, когда вы знаете, что такое шаблон кассового чека и его важность для вашего бизнеса, следующее, что нужно узнать, — как использовать эти квитанции правильно. Следующие шаги помогут вам:
- Продажа за наличные
Это первый шаг перед записью ваших квитанций.При продаже за наличные вам необходимо сохранить заполняемый шаблон кассового чека, поскольку это единственное доказательство того, что транзакция имела место. Если ваш клиент заплатил чеком, обязательно укажите номер чека. Вы можете сделать свои книги максимально точными, организовав свои чеки с помощью упорядоченной системы. - Запишите транзакцию
Большинство предприятий хранят квитанции и журнал продаж для записи кассовых операций в хронологическом порядке.Используя свои квитанции, внесите в журнал каждую кассовую операцию.Записывайте только собранный налог с продаж в своем журнале продаж.
- Создайте запись продаж.
Записал ваши продажи за наличный расчет в журнал продаж, а продажи по кредиту или дебету — в журнал кассовых чеков. Записи могут отличаться в зависимости от способа оплаты ваших клиентов, например, когда вы предлагаете кредит или если ваши клиенты используют разные способы оплаты. Например, если они предпочитают платить частично в кредит, а частично — наличными.
Как заполнить денежную квитанцию?
В простейшем смысле денежная квитанция — это документ, подтверждающий, что кто-то заплатил наличными в обмен на услуги или товары.Вы можете использовать это как доказательство права собственности на предмет, подтверждение того, что кто-то выплатил вам свой долг.
Клиенты могут использовать его для получения компенсации за поврежденный товар на определенных условиях, установленных вашим бизнесом. Ниже приведены шаги для заполнения денежной квитанции:
- Поместите лист копировальной бумаги между квитанциями
Поместите копировальную бумагу между оригиналом и копией. Последний остается в вашей квитанции после того, как вы оторвете оригинал квитанции и отдадите покупателю.Убедитесь, что вы четко зафиксировали квитанцию на копии.
Вы будете использовать это для будущих выверок и для справки при составлении отчетов о продажах, налогообложении файлов и аудите. Введите имя клиента, совершившего покупку, в соответствующем поле и укажите дату. - Запишите необходимую информацию
Здесь вы запишете список проданных товаров или оказанных услуг в разделе товарной квитанции. Обязательно укажите количество купленных товаров и их индивидуальную стоимость в разделах количества и цены соответственно. - Подсчитайте общую сумму
Просуммируйте все общие затраты на все предоставленные услуги или товары.Напишите общую сумму в разделе «Итого» квитанции. Убедитесь, что общая сумма заполнена.
Это означает, что вы должны указать знак валюты и полную сумму — даже центы. Если вы не введете правильную сумму, в частности центы или знак валюты, информация в квитанции может оказаться неполной. - Подтвердите, будет ли ваш клиент произвести платеж полностью или частично.
Укажите, произвел ли клиент платеж полностью или он осуществил только частичную оплату.В последнем случае вычтите частичную сумму платежа из общей суммы в квитанции. Запишите разницу, чтобы указать ее как непогашенный остаток.
Также укажите выбранный клиентом способ оплаты — наличными или чеком. Перед тем, как подписать или поставить печать на квитанции, вы должны сначала проверить всю информацию, чтобы убедиться, что они верны.
Денежные квитанции
Как получить наличные без квитанции?
Как покупатель, вы должны быть очень осторожны при обращении с кассовым чеком. Потерять его может быть очень сложно, особенно если вы пытаетесь вернуть свои деньги. Тем не менее, у вас есть способы сделать это. Воспользуйтесь следующими советами, которые помогут вам:
- Проверьте политику магазина
Прежде чем начинать какие-либо действия, сначала ознакомьтесь с политикой возврата магазина, чтобы иметь представление о том, с чем вы будете иметь дело. К счастью, многие магазины не слишком строги в отношении получения квитанции о возврате денег. Если это так, это может сэкономить вам много времени, если вы знаете, что можете просто зайти в магазин и вернуть товар. - Верните товар как можно скорее
Вы можете получить наилучшие результаты при возврате товара, чтобы вернуть свои деньги, если вы сделаете это раньше. Это особенно актуально для магазинов, в которых действует политика возврата товаров в течение определенного периода времени после покупки.
Все, что вам нужно знать о товарных квитанциях
Квитанция с продаж — нормальная часть ведения бизнеса. Настолько нормально, что если вы работаете в розничной торговле, вы можете принять это как должное.Однако, когда вы управляете компанией, важно внимательно следить за своими квитанциями. Информация, которую они содержат, то, как вы их создаете и как они публикуются, может повлиять на бухгалтерский учет вашей компании. С помощью эффективной системы создания квитанций и управления ими вы можете следить за финансовой отчетностью и соблюдать налоговые правила Канадского налогового агентства (CRA).
Что такое товарный чек?
Квитанция о продаже — это документ, в котором регистрируется продажа. В своей основной форме этот документ подтверждает, что продавец получил оплату за товары или услуги.Квитанция всегда выдается продавцом и передается покупателю.
Квитанции предоставляются только после передачи товаров или оказания услуг и полной оплаты покупателем. В некоторых случаях предприятия могут выдавать частичные квитанции. Это может произойти, когда покупатель платит за дорогостоящий товар в рассрочку или когда постоянная услуга предоставляется и оплачивается на регулярной основе. Когда это происходит, в квитанции обычно указывается остаток.
Какая информация должна быть в товарной квитанции?
Квитанции бывают разных форм. Обычно у вас есть свобода создать документ, который подойдет вашему бизнесу. Чтобы ваши квитанции были полезными, они должны содержать конкретную информацию о транзакции. Некоторые общие компоненты включают:
- Название и / или UPC каждого продукта или услуги
- Количество каждого продукта или услуги
- Цена продажи каждого товара или услуги
- Общая цена продажи
- Ставка налога с продаж и сумма налога
- Итоговая цена с НДС
Когда дело доходит до налогов, точные и полные квитанции являются обязательными.Чтобы соответствовать стандартам CRA, рекомендуется включить:
- Регистрационный номер GST / HST продавца
- Название компании
- Дата, время и адрес, где состоялась продажа
- Контактная информация компании, например номер телефона и / или адрес электронной почты или URL-адрес веб-сайта
- Имя торгового представителя, который позвонил в сделку, или номер станции в реестре, где была произведена оплата продажи
Другая информация, которую вы можете добавить в квитанцию, включает:
Информация для клиентов, если есть
Логотипы компаний и другие фирменные материалы
- Купоны для повторных посещений или другие маркетинговые копии
Что такое подарочные квитанции
В то время как большинство квитанций содержат стандартный набор информации, подарочные квитанции являются исключением из правил. Квитанция о подарке содержит некоторые сведения о распродаже, но почти всегда не включает информацию о цене. Таким образом, получатель может обменять товар, не видя продажной цены. Некоторые подарочные квитанции включают название предмета; другие просто включают штрих-код, который позволяет предприятию получить доступ к записи о продаже. Если вы выдаете подарочные квитанции, вы должны решить, подходит ли квитанция для возврата или ее можно использовать только для обмена.
Почему важны квитанции?
Прежде всего, квитанции служат официальным отчетом о продажах вашей компании.Очень важно, чтобы ваши квитанции были точными как для внутреннего, так и для внешнего использования. Внутренние квитанции помогают вам отслеживать свои продажи и сумму получаемого дохода — они помогают рассчитать все, от движения денежных средств до отчетов о прибылях и убытках. Эта информация поможет вам принимать более обоснованные бизнес-решения — от ежедневных покупок до долгосрочного расширения.
Внешне квитанции являются важной частью требований CRA к ведению финансовой отчетности. Как компания, вы обязаны регистрировать свои продажи и налог, который вы взимаете с клиентов.Эта информация поможет вам правильно подавать и уплачивать налоги. Если ваша компания выдает квитанции, соответствующие требованиям CRA, для каждой транзакции, вы автоматически создаете бумажный след. В случае аудита этот документальный след поможет вам подтвердить свои налоговые и налоговые показатели.
Подробные квитанции также будут полезны вашим клиентам. Они помогают им доказывать расходы, подлежащие вычету, отслеживать бизнес-расходы и регистрировать уплаченные налоги. Это также может помочь им во время уплаты налогов.
В чем разница между счетом-фактурой и товарным чеком?
Счета-фактуры и товарные квитанции похожи — они регистрируют продажу и содержат большую часть одной и той же информации.Разница между ними заключается в том, когда они выпускаются и как используются в вашем бухгалтерском учете.
Квитанция обычно представляет собой запись о завершенной продаже . Выдается после оплаты. Покупатель купил X товаров по определенной цене, получил товар и оплатил его полностью. Ни одна из сторон больше не ждет. Поскольку у вас есть деньги, эта продажа зачисляется в ваши бухгалтерские книги как доход, и вы можете внести эту сумму на свой банковский счет. За исключением возврата или возмещения, продажа закрыта.
С другой стороны, в счетах регистрируется частичная транзакция . Обычно они выдаются до оплаты и используются для отслеживания продаж. Счета-фактуры чаще встречаются в сфере услуг, чем в розничной торговле. Представьте, что домовладелец нанимает подрядчика для ремонта крыши. Они договариваются о цене. Затем подрядчик отправляет заказчику счет-фактуру, в котором записываются услуги, которые должны быть оказаны, цена и дата завершения. Когда услуги будут завершены, домовладелец оплатит счет и получит квитанцию о закрытии сделки.Другими примерами счетов-фактур являются ваш счет за электричество и выписка по кредитной карте.
Иногда розничные магазины выставляют счета клиентам, имеющим кредитные счета; это позволяет покупателю сначала получить товар, а потом заплатить.
Счета-фактуры обычно регистрируются в вашей бухгалтерской системе по-другому. Вместо того, чтобы регистрировать продажу как доход, большинство компаний рассматривают счета-фактуры как дебиторскую задолженность. Таким образом, они помечаются для дальнейшей обработки. Только после завершения платежа сумма может быть записана как доход и депонирована в банке.
Различные типы квитанций для различных отраслей промышленности
Хотя стандартного формата квитанции не существует, отдельные отрасли часто разрабатывают форму, которая становится неофициальным стандартом. В Канаде основные различия в системах квитанций существуют между продажей товаров и услуг, а также между продажами, ориентированными на клиента, и продажами между предприятиями. Помимо этого, в нескольких нишевых отраслях есть свои особые типы квитанций.
1. Регистровая лента: Этот общий тип квитанции чаще всего используется при розничных транзакциях с клиентами.Квитанция распечатывается автоматически и быстро отрывается, поэтому она полезна компаниям с большими объемами продаж. Продуктовые магазины обычно используют регистровую ленту, как и заправочные станции и специализированные магазины с фиксированными местами.
2. Рукописные угли: Они популярны при индивидуальном обслуживании и импровизированных продажах. Например, домовладельцу могут понравиться написанные от руки угли для подтверждения арендной платы арендатора. Предприниматели, ведущие бизнес в импровизированных или временных киосках, например, на выставке или конгрессе, также могут использовать книгу углерода.Подрядчики, которые привлекают новый бизнес в этой области, например, специалист по ландшафтному дизайну или кровли, который посещает дома потенциальных клиентов, могут вырвать углерод из книги, когда клиент вносит залог перед выполнением работы. В конце дня вы можете ввести продажи в свою бухгалтерскую систему. CRA принимает рукописные квитанции, если нет оснований подозревать их подлинность.
3. Счета-фактуры: Это очень распространенные записи о продажах между предприятиями.Некоторые покупатели товаров и компании, которые оплачивают услуги, настаивают на том, чтобы им выставляли счета определенным образом на основе их внутренней бухгалтерской отчетности. Счета обычно распечатываются и отправляются по почте, но все чаще они доставляются онлайн. Некоторые процессоры онлайн-платежей могут генерировать счет-фактуру в качестве запроса на оплату, в то время как другие, особенно QuickBooks Online, позволяют создавать индивидуальный счет-фактуру для каждого нового клиента или общий формат, который вы можете использовать для всех.
4. Упаковочные листы: Эти квитанции используются компаниями, которые отправляют товары покупателям, а не продают их лично.Упаковочный лист содержит список всех отправленных вам товаров, а также цену и контактную информацию компании. В зависимости от компании он также может включать этикетку возврата. Эта квитанция включена в вашу доставку.
Как оформить товарный чек
У вас есть несколько вариантов составления квитанций о продажах для малого бизнеса. Выбранный вами метод влияет на уровень персонализации и детализации, которые вы можете включить. Это важное соображение — в конце концов, информация в ваших квитанциях может помочь привлечь клиентов и увеличить продажи в будущем.
Если в вашей компании работают партнеры по продажам на местах, удобно использовать рукописные квитанции. Хотя для заполнения этих квитанций требуется время, по сути, они представляют собой пустые холсты — это означает, что у вас есть большая гибкость при перечислении товаров или услуг. Чтобы сэкономить время, полезно найти заранее распечатанные шаблоны, предназначенные для вашей отрасли. Если вы управляете компанией по уходу за газонами, вы можете искать пустые шаблоны квитанций, в которых есть поля для размера двора и цены за квадратный метр, а также место для добавления дополнительных услуг, таких как прополка и обрезка кромок. Если вы управляете маркетинговой компанией, вам потребуются поля для описания услуги, количества часов и названия почасовой оплаты. Когда вы только начинаете заниматься бизнесом, рукописные квитанции легко адаптировать по мере того, как вы учитесь, растете и совершенствуете свою деятельность. Поскольку они требуют только ручки и блокнота для квитанций, они являются экономически эффективным вариантом.
Если ваша компания время от времени выдает квитанции, можно использовать текстовые редакторы, такие как Word или OpenOffice. В большинстве программ есть шаблоны квитанций; в противном случае можно купить недорогие шаблоны.Затем вы можете настроить форму в соответствии с уникальными потребностями вашей компании. Как вариант, вы можете создать свой собственный шаблон с нуля. Если вы выберете этот путь, полезно использовать таблицы, чтобы информация была организована и читалась. Обязательно выделите важные детали, такие как имя клиента, промежуточная сумма, налог и общая сумма. Эта опция дает вам полную свободу добавлять такие вещи, как идентификационный номер инвентаря, дополнительные услуги и многое другое.
также полезны, если вы отправляете большую часть своих товаров.В зависимости от объема продаж вы можете создать каждую квитанцию вручную или связать свою базу данных продаж с документом квитанции для автоматического получения информации. Затем вы можете распечатать квитанцию и приложить ее к отправке. Поскольку текстовые процессоры упрощают экспорт квитанций в PDF, они также хорошо работают для квитанций по электронной почте.
Создание товарных чеков в QuickBooks Online
QuickBooks Online дает вам возможность создавать и отправлять по электронной почте квитанции о продажах с любого устройства, подключенного к Интернету.Это означает, что ваши сотрудники могут создавать и отправлять квитанции на месте, независимо от того, работают ли они в поле или в офисе. Эта простая, интуитивно понятная функция также позволяет настроить квитанцию в соответствии с товарами или услугами вашей компании.
Создать квитанцию в QuickBooks быстро и легко. После входа в учетную запись QuickBooks откройте меню со знаком плюса и щелкните «Клиенты». Выберите «Квитанция о продаже», и появится пустая форма. Оттуда вы можете ввести имя клиента или название компании; имейте в виду, что вы можете отложить клиента на потом.В качестве альтернативы можно заполнить поле «Имя» чем-нибудь общим, например «Оказанные услуги».
Далее введите проданные вами товары. Если у вас есть стандартный набор продуктов, вы можете просто сохранить каждый предмет как инвентарный список. При создании квитанции вы можете автоматически заполнить поле позиции сохраненными продуктами. Это экономит время, если вы часто продаете одни и те же предметы.
Если вы вводите новые элементы, QuickBooks упрощает добавление информации о продукте или услуге, например идентификационного номера или описания.Затем добавьте цены за единицу. Форма автоматически рассчитывает промежуточную сумму на основе ваших количеств и цен. Поскольку QuickBooks знает ваше местоположение и отрасль, он добавляет налог с продаж, когда это применимо. Каждый раз, когда вы добавляете товар, меняете цену или количество, общая сумма поступления изменяется соответствующим образом. QuickBooks также дает вам возможность включать советы или скидки.
Когда квитанция будет готова, у вас есть несколько способов продолжить. Функция предварительного просмотра печати позволяет увидеть окончательную версию, чтобы вы могли обнаружить проблемы или внести изменения.Когда вы будете счастливы, просто сохраните квитанцию в базе данных. Затем вы можете распечатать или отправить документ по электронной почте прямо клиенту.
Одним из больших преимуществ использования генератора квитанций, такого как QuickBooks, является то, что он интегрирован в вашу бухгалтерскую систему. Это упрощает оптимизацию бухгалтерского учета. Создавая квитанцию, вы можете обозначить ее как счет доходов или дебиторскую задолженность. Затем средства автоматически добавляются в вашу финансовую отчетность, поэтому вам не нужно вводить их отдельно.
Если у вашей компании много повторных заказов, квитанции QuickBooks сэкономят время. Как только вы вводите информацию о клиенте, она сохраняется в облаке. В следующий раз, когда вы перейдете к созданию квитанции, вы можете автоматически заполнить форму их информацией. Даже если продажа, которую вы регистрируете, является разовой, сохраненная копия может быть полезна, если вам когда-нибудь понадобится повторно посетить эту продажу. Сохраняя записи о продажах в облаке, QuickBooks также помогает сохранить ваши жизненно важные данные в безопасности и их практически невозможно потерять.Кроме того, все записи имеют цифровые отметки времени, что создает неизменный «бумажный» след, который CRA принимает в качестве документации продаж. Это также удобно для любого из ваших клиентов, которым необходимо определить свои расходы в данном налоговом периоде.
Управление квитанциями о продажах для малого бизнеса
Как владелец малого бизнеса, товарные квитанции помогают вести точный финансовый учет. Для этого необходима эффективная система управления квитанциями. Если вы были в небольшом ресторане или розничном магазине, возможно, вы видели стопку чеков на металлическом штыре рядом с кассой. Этот метод хранит чеки в целости и сохранности до конца дня; затем вы можете просуммировать их и ввести в свои книги. Вы также можете использовать ящик для квитанций или ящик в кассовом аппарате с той же целью.
Более современный метод — сохранять цифровые копии транзакций на сервере вашего кассового устройства. Когда вы будете готовы работать с книгами, вы можете использовать эти данные для заполнения таблицы. По сути, это цифровая версия метода «бумага на шипе», хотя она быстрее и требует меньше бумаги.
Не нужно ждать окончания смены по подсчету продаж. Такие программы, как QuickBooks, хранят информацию в реальном времени в облаке, поэтому вы можете проверять промежуточную сумму каждый раз, когда совершаете продажу. Облачная программа также позволяет вам «печатать регистровую ленту» на лету, пока ваши торговые партнеры все еще работают. Если ваши представители все еще работают, вы даже можете составить прогноз продаж, чтобы увидеть, как сложится день. Просто назначьте вашим представителям разрешения на ввод данных, и программа автоматически заполнит поля для вас, чтобы подсчитать продажи.
Каковы правила CRA для квитанций?
CRA рассматривает квитанции как тип финансовой записи — это означает, что ваши квитанции должны соответствовать тем же правилам, что и другие записи. Для начала вы должны хранить квитанции в Канаде. Они не могут храниться в другой стране и доступны из Канады, если вы не получите специального разрешения от CRA. Это особенно важно, если вы храните квитанции в облаке на серверах, расположенных за пределами страны. В этом случае вы должны быть уверены, что система способна в любое время предоставить CRA доступную и пригодную для использования копию.
После создания квитанции важно хранить копию в течение шести лет после окончания налогового года. Если вы ведете бизнес, налоговым годом считается финансовый год. Имейте в виду, что CRA может посоветовать вам хранить записи дольше; если это произойдет, официальные лица сообщат вам период времени.
Способ создания и хранения квитанций также имеет значение для CRA. Если вы дали клиенту бумажную квитанцию, вы должны хранить бумажную копию в своей документации. Поскольку хранение бумажных копий может быть проблематичным, CRA также позволяет использовать программное обеспечение для обработки электронных изображений для хранения цифровых изображений ваших бумажных квитанций.Все, что вам нужно сделать, это отсканировать квитанции и сохранить файлы. Если вы выберете этот метод хранения, убедитесь, что ваши цифровые файлы точно отражают оригинал квитанции. Изображение должно содержать всю ту же информацию, и вся информация должна быть видна. Это означает, что вам необходимо создавать четкие изображения с высоким разрешением и реалистичными цветами. Если число скрыто, CRA не будет рассматривать изображение как допустимую запись.
Когда вы храните цифровые изображения бумажных квитанций, CRA требует, чтобы вы следовали национальным стандартам Канады по ведению цифрового учета.Они устанавливаются и обновляются Канадским советом по общим стандартам и могут измениться в любое время.
Если ваша компания выдает только электронные квитанции, вам необходимо хранить исходные электронные файлы — это верно, даже если у вас есть распечатанные бумажные копии. У CRA есть это правило, потому что, если ваша компания проходит аудит, налоговые органы должны иметь возможность проверять исходный файл, используя свои собственные системы. Если у вас есть только распечатанная копия, невозможно узнать, был ли документ изменен или изменен с момента его выпуска.
— неотъемлемая часть ведения бизнеса в Канаде, независимо от того, работаете ли вы в крошечном магазине или в большой корпорации. Эти важные небольшие листки бумаги устанавливают надежные записи о продажах, поэтому вы можете вести точные записи, проводить удобные для клиентов операции по возврату и возврату средств, а также вести надежные налоговые записи для CRA. Установив набор передовых методов для создания квитанций и управления ими, вы сможете поддерживать свой бизнес в соответствии с законами. Программное обеспечение для облачного учета от QuickBooks автоматизирует этот процесс, упрощая прием платежей в Интернете и быструю выдачу квитанций.
Руководство и передовая практика по получению денежных средств— Контроллер
Октябрь 2011 г.
Эти правила распространяются на все факультеты Ричмондского университета, которые принимают оплату наличными или чеками от студентов, преподавателей или сотрудников на различные расходы. Эти правила не распространяются на следующие транзакции: (1) благотворительные подарочные платежи, которые должны быть отправлены в Advancement Services для надлежащего учета, и (2) отделы, которые создают свои собственные сессии кассира Banner и депозиты, исключены из этой политики.
Назначение
Установить и поддерживать единообразные правила и процедуры получения денежных средств в кампусе Университета Ричмонда.
Руководящие принципы
Отделения университетов, занимающиеся обработкой средств, должны стремиться к созданию и поддержанию строгого внутреннего контроля за процессом поступления денежных средств, чтобы предотвратить ненадлежащее обращение со средствами и принять меры для защиты от потерь. Надежный внутренний контроль также защищает сотрудников, определяя перекрестные проверки для обязанностей по управлению средствами.Департаменты, ответственные за обработку чеков и наличных денег, должны поддерживать письменные процедуры, описывающие каждый этап процесса обработки денежных средств. Эти процедуры следует пересматривать не реже одного раза в год, чтобы гарантировать их актуальность. Для тех отделов, у которых нет соответствующего персонала для поддержки надлежащего разделения обязанностей, необходимо установить компенсационный контроль, чтобы гарантировать соблюдение процедур. Компенсационные меры — это дополнительные процедуры, помогающие снизить риск ошибки или потери. Процедуры департамента также должны касаться безопасности средств (т.е., запирающийся картотечный шкаф, сейф) в течение рабочего дня и хранилище для хранения на ночь. Офис Bursar в консультации с отделом внутреннего аудита будет проводить ежегодные проверки случайно выбранных офисов, чтобы убедиться в следующем:
- Установлены письменные процедуры для обработки кассовых чеков, и копия отправлена в Ассоциированный бурсар.
В процедурах также должно быть указано, кто несет ответственность за выполнение каждой обязанности.
- Персонал должным образом обучен этим процедурам.
- Письменные процедуры действительно соблюдаются.
- Доходы, полученные отделами , не используются для обналичивания личных чеков, чеков третьих лиц или внесения сдачи.
- Фонды и квитанции хранятся в надежных местах.
Процедуры
Департаменты должны регистрировать все валютные операции в журнале операций (см. Приложение). Валютные операции включают наличные, чек, денежный перевод, дорожный чек, кассовый чек или кассовый чек.Департаменты должны приобретать многокомпонентные пронумерованные книги квитанций и выдавать квитанции по всем кассовым операциям. Все квитанции должны включать, помимо прочего, следующую информацию: дату получения, сумму в долларах, номер квитанции, имя лица, оплачивающего транзакцию, описание услуги или продукта, название отдела или области сбора. денежные средства и подпись кассира. Неиспользованные чеки должны храниться в надежном месте. Квитанции можно приобрести в любом магазине канцелярских товаров.Вот некоторые ключевые моменты, о которых следует помнить при написании процедур:
- Вкладчик несет ответственность за доставку денежных средств и университетского билета в кассу для внесения депозита.
- Все депозиты должны быть сделаны до полудня каждой пятницы или как только совокупные средства достигнут 500 долларов США. Все накопительные денежные поступления на общую сумму 500,00 долларов США или более должны быть депонированы в течение 24 часов с момента достижения этого лимита.
- Проштампуйте на обратной стороне каждого чека ограничительную отметку (например, «Ричмондский университет только для депозита»).На штампе подтверждения также должно быть указано название отдела. Марки можно заказать в Office Depot.
- Фонды, журнал и квитанции должны храниться в надежных местах. Для защиты денежных средств их следует хранить в закрывающемся контейнере, таком как кассовый ящик, и хранить в месте, недоступном для посторонних лиц.
Емкость нельзя оставлять без присмотра в течение рабочего дня. В ночное время или в нерабочее время все средства должны храниться в защищенном (запертом) месте для хранения, например, в запирающемся картотеке или в сейфе.Журнал транзакций / квитанции следует хранить отдельно от денежных средств, чтобы обеспечить учет убытков в случае кражи.
- Все транзакции должны регистрироваться в журнале транзакций. Если произошла ошибка, проведите одну линию через неверную информацию, введите исправление и начальное значение. Это должно быть утверждено и датировано руководителем или менеджером во время транзакции.
- Квитанция должна выдаваться для всех операций с наличными деньгами.
Почему важно хранить чеки?
Все предприятия должны вести записи.Чтобы добиться успеха, вам необходимо иметь бизнес-план или модель, соответствующий тип бизнеса, соответствующий метод бухгалтерского учета, хорошего бухгалтера и способность использовать всю эту информацию в своих интересах. Часть этого процесса включает сохранение квитанций.
Ведение документации важно для вашего бизнеса
Правильное хранение квитанций и других бизнес-записей может только укрепить ваш бизнес и упростить его операции. Ниже мы описываем несколько ключевых преимуществ строгой политики хранения записей.
Следите за прогрессом вашего бизнеса: Records поможет вам увидеть, как идет ваш бизнес. Вы поправляетесь? Какие товары продаются? Какие изменения вы должны внести в свой бизнес? Точные записи помогут бизнесу любого размера. Вам нужно знать, как у вас дела, чтобы повысить свою способность добиваться успеха.
Подготовьте финансовую отчетность: Чтобы правильно подготовить отчет о прибылях и убытках и балансы, вам потребуются квитанции.
Определите источник доходов: Во время работы вы можете работать со многими поставщиками и иметь много источников доходов и расходов.Правильные квитанции помогут вам разделить налогооблагаемый и необлагаемый доход и определить ваши фактические вычеты.
Следите за вычитаемыми расходами: В бизнесе все становится загруженным — и это хорошо. Хранение квитанций обо всех ваших транзакциях поможет вам потребовать все возможные удержания.
Подготовьте налоговые декларации: Деловые квитанции помогают воссоздать снимок вашего налогового года. Чтобы воссоздать эту картину и получить наилучший юридически возможный доход, вам необходимо сохранить свои квитанции.
Вспомогательные элементы в вашей налоговой декларации: У вас всегда должны быть записи, подтверждающие вашу налоговую декларацию. IRS часто проверяет предприятия, и вам необходимо иметь документы, подтверждающие вашу налоговую декларацию.
Какие еще бизнес-записи мне следует вести?
- Счета
- Квитанции
- Заработная плата
- Хозяйственные операции
- Журналы
- Бухгалтерские книги
- Предыдущие налоговые декларации
- Путевые расходы, развлечения, транспорт и подарки
- Налоги на занятость
- Активы и коммерческая недвижимость
- Аннулированные чеки и банковские выписки
- Выписки по кредитной карте
- 1099, K1, W2 и другие формы
Как долго я должен хранить эти записи?
IRS заявляет, что вы должны хранить эти записи до тех пор, пока они могут потребоваться для выполнения любого положения Налогового кодекса.Как правило, вы должны хранить большую часть записей в течение трех лет. Если у вас есть сотрудники, эти записи должны храниться четыре года или дольше. Я рекомендую хранить всю налоговую отчетность не менее пяти лет после оценки. Если вы хотите быть в безопасности, вы можете продержать их ближе к семи годам.
Если у вас есть вопросы о квитанциях или бухгалтерском учете, обращайтесь в наш офис. Мы будем рады предоставить бесплатную консультацию и подробно рассказать о налоговых услугах, которые предлагает наша фирма.
7 советов по хранению квитанций для владельцев малого бизнеса — Isaacs Accounting
7 советов по хранению квитанций для владельцев малого бизнеса
Часто, как потребители, мы быстро отвечаем: «Нет, спасибо», когда нас спрашивают, нужен ли нам чек, но этого не должно быть, особенно для владельцев малого бизнеса. Вы, вероятно, задаетесь вопросом, связано ли это с тем, что владельцы малого бизнеса любят час за часом организовывать квитанции в течение года и с нетерпением ждут возможности передать свои чеки своему бухгалтеру в конце года. Не совсем. Сообразительные владельцы бизнеса научились хранить квитанции и понимают, что, если они этого не сделают, точность их налоговых деклараций может быть поставлена под угрозу. Собственно, не секрет, что квитанции — лучшая форма аудиторской защиты для владельцев малого бизнеса. Как владелец малого бизнеса вы должны серьезно отнестись к процессу сбора квитанций и их организации.
Ежегодно Налоговая служба (IRS) проверяет налогоплательщиков, в том числе малые предприятия. В результате владельцы малого бизнеса (и другие налогоплательщики) могут в конечном итоге платить дополнительные налоги; то есть, если они не могут предоставить соответствующие чеки. Владельцы малого бизнеса вычитают тысячи долларов из своих налоговых деклараций на такие расходы, как поездки, питание, развлечения, автомобили и мобильные телефоны, но они не всегда соблюдают строгие требования IRS к обоснованию. Хотя владельцы малого бизнеса могут иметь возможность предоставить записи, подтверждающие, что они понесли расходы, они, как и любой другой налогоплательщик, должны также предоставить соответствующую документацию для обоснования своих вычетов. Без квитанций, подтверждающих претензии владельца малого бизнеса, IRS отклонит вычеты.
Ниже приведены несколько основных советов, которые помогут владельцу малого бизнеса убедиться, что у него или нее есть бизнес-квитанции для вычетов в налоговое время или в случае звонка из IRS.
1. Сохраняйте все чеки.
Этот момент невозможно переоценить. Разработка систематического процесса подачи квитанций может сэкономить вам много времени и денег, если вы пройдете аудит.
2. Делайте заметки на квитанциях об их коммерческой цели.
Это особенно хорошая идея для обеда и развлечений. Можно легко вспомнить, почему вы купили копировальный аппарат, но без записки может быть трудно вспомнить, с кем вы ходили на обед и какова была цель бизнеса (в 2011 году, когда это был 2014 год).
3.Отсканируйте квитанции и храните их не менее шести лет.
Это полезно, поскольку чернила на чеке могут выцветать. Если IRS не может прочитать квитанцию, это ваша проблема, а не их. IRS позволяет хранить чеки в электронном виде. Тем не менее, вероятно, будет хорошей идеей сделать резервную копию сохраненных квитанций, потому что, если ваш жесткий диск выйдет из строя, IRS не позаботится.
4. Сделайте снимок чеков с помощью смартфона.
Это отличная идея, и существует ряд приложений, которые могут вам помочь. С помощью современных технологий легко «Сделать пометку на квитанции, а затем сфотографировать ее».Но не забудьте также сделать резервную копию этих файлов приложений.
5. Отправьте вам квитанции по электронной почте, если они предложат.
Это отличная идея, и ряд поставщиков предлагают вам ее в качестве услуги.
6. Не полагайтесь на банковские выписки, выписки по кредитной карте или аннулированные чеки.
Они важны, но недостаточны без фактических поступлений. IRS может увидеть в выписке по кредитной карте, что вы потратили 435 долларов в Staples, но не имеют точного представления о том, что вы купили. Возможно, вы купили фильмы и бесполезные технические устройства, а не канцелярские товары, которые вы указали в качестве расходов.Для целей ведения документации банковские выписки, выписки по кредитным картам и аннулированные чеки превосходны, но детали транзакции, которые предоставляет квитанция, имеют решающее значение для аудитора IRS.
7. Избегайте наличных денег.
Это действительно важно. Наличные деньги трудно отследить, их легко потратить и практически невозможно сопоставить с квитанциями. Используйте дебетовые и кредитные карты; они предоставляют вам ежемесячные отчеты, которые можно легко объединить с вашими квитанциями.
IRS будет продолжать увеличиваться, а правила строго соблюдаются.Наилучший курс действий для владельцев малого бизнеса — это подготовить себя с лучшим набором книг и квитанций для всех своих расходов.